Prowadzenie wirtualnej firmy ze zdalnymi pracownikami - zalety i wady
Potem stało się coś, czego się nie spodziewałem: moja praca wyschła prawie z dnia na dzień podczas kryzysu mieszkaniowego i podjąłem pracę telepracy z młodym, wirtualnym startupem. W ciągu następnych 12 miesięcy nastąpił gwałtowny wzrost, a ja zostałem wiceprezesem. To było 10 lat temu. Od tamtej pory nigdy nie pracowałem w tradycyjnej pracy osobistej i po drodze założyłem własną firmę wirtualną.
Podczas gdy wirtualne firmy mają swoje własne, unikalne wyzwania, oferują pewne atrakcyjne korzyści w porównaniu do swoich tradycyjnych odpowiedników.
Co to jest wirtualny biznes?
Stereotyp firm wirtualnych dotyczy firm internetowych, które sprzedają produkty cyfrowe: firmy programistyczne, firmy technologiczne, firmy danych - wszystkie zera i zera oraz nic fizycznego lub namacalnego.
W rzeczywistości firmy wirtualne to tylko firmy bez centralnego biura, sklepu lub fizycznej lokalizacji. Wielu sprzedaje produkty fizyczne; po prostu sprzedają je online lub telefonicznie. W przypadku braku magazynu zlecają realizację zamówień firmom kurierskim. Nawet firmy z branży nieruchomości mogą być wirtualne, oferując usługi aukcyjne, marketing i inne usługi, które mają miejsce w prawdziwym świecie.
Podczas gdy niektóre firmy, takie jak kawiarnie i bary, nigdy nie mogą stać się wirtualne, ponieważ sprzedają osobiste, oparte na lokalizacji wrażenia, większość firm na świecie może zdecentralizować się, jeśli tak zdecydują. Okazuje się, że gospodarstwa rolne i powierzchnia biurowa są mniej istotne dla sukcesu w biznesie, niż wielu agentów nieruchomości komercyjnych mogłoby w to uwierzyć.
W rzeczywistości wiele dzisiejszych największych firm zaczynało jako firmy domowe, firmy działające wyłącznie w Internecie lub obie. Jeff Bezos założył Amazon jako księgarnię online w swoim garażu. Steve Woźniak miał hobby majstrować przy komputerach w garażu, a Steve Jobs dostrzegł potencjał i dołączył do niego. Mattel był pierwotnie biznesem zajmującym się oprawą obrazów, prowadzonym przez trzech przyjaciół z garażu.
W ostatnim czasie firmy takie jak Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs i You Need a Budget powstały jako firmy wirtualne.
Zalety wirtualnego biznesu
W ciągu ostatnich 10 lat odkryłem z pierwszej ręki niesamowite zalety firm wirtualnych. Niektóre są oczywiste, inne mniej. I oczywiście jest też kilka wyzwań. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że korzyści znacznie przewyższają wyzwania.
Co dla ciebie, jako przedsiębiorcy, bez względu na to, czy masz już wirtualną firmę, czy zastanawiasz się nad jej założeniem?
1. Niższe koszty uruchomienia
Ten jest oczywisty. Fizyczna przestrzeń kosztuje: pieniądze na wynajem w pierwszej kolejności, pieniądze na wyposażenie i pieniądze na utrzymanie światła. Aby spojrzeć na koszty fizyczne firmy, zastanów się, ile pieniędzy gigant opieki zdrowotnej Aetna zaoszczędził, zamykając biura i przenosząc pracowników do telepracy. Po zakończeniu przejścia Aetna wyeliminowała 2,7 miliona metrów kwadratowych powierzchni biurowej, oszczędzając im 78 milionów dolarów.
W mojej własnej firmie koszty początkowe były niewielkie. Kupiliśmy nazwę domeny na Idź Tato za 9,99 USD, kupiłem hosting od Bluehost za 20 USD miesięcznie (możesz uzyskać podstawowy hosting już od 2,95 USD) i złożył LLC za 90 USD. To sprawiło, że nasze uruchomienie kosztuje około 100 USD w porównaniu z tysiącami dolarów za znalezienie i wyposażenie fizycznej lokalizacji.
I jak każdy, kto kiedykolwiek próbował uzyskać finansowanie na rozpoczęcie działalności, wie, że im niższe koszty początkowe, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz w stanie rozpocząć działalność bez korzystania z finansowania zewnętrznego.
2. Niższe koszty bieżące
Fizyczna powierzchnia biurowa nie kosztuje tylko raz. Jasne, że zwykłe firmy ponoszą jednorazowe wydatki na wyposażenie, takie jak meble, dekoracje, początkowa runda komputerów i sprzętu biurowego, a może nawet okablowanie. Ale wiele z tych wydatków trwa w nieskończoność. Czynsz jest należny co miesiąc, podobnie jak opłaty za media i nieruchomości, które często nie są wliczone w czynsz za powierzchnię komercyjną. Wszyscy wiemy, jak szybko sprzęt techniczny staje się przestarzały i wymaga wymiany.
W analizie ponad 4000 badań dotyczących wydajności, kosztów i innych różnic między firmami fizycznymi a wirtualnymi firma Global Workplace Analytics wykazała, że średnie oszczędności nieruchomości dla pracodawców przechodzących na telepracę wynoszą 10 000 USD na pracownika rocznie. To tylko oszczędności na nieruchomościach!
Jak podaje Forbes, American Express informuje, że co roku oszczędzają od 10 do 15 milionów dolarów, w dużej mierze dzięki wirtualizacji siły roboczej. Agencja usług zarządzanych LAC Group szacuje, że przeciętny pracownik biurowy kosztuje firmy tylko 200 USD rocznie na samych materiałach biurowych.
Mój własny biznes nie przetrwałby, gdybyśmy ponieśli koszty ogólne. Podczas chudych miesięcy jedynym powodem, dla którego mogliśmy sobie pozwolić na dalszy rozwój, było to, że nasze obowiązkowe wydatki bieżące wynosiły średnio od 100 do 200 USD miesięcznie. Wszystko inne można w razie potrzeby przyciąć do tyłu.
Wypróbuj te dodatkowe wskazówki, aby obniżyć koszty administracyjne w swojej firmie. Jeśli zarządzasz istniejącą firmą i nie jesteś jeszcze gotowy do przejścia w 100% na wirtualny, oto kilka pomysłów na obniżenie w międzyczasie kosztów Twojej małej firmy.
3. Niższe koszty IT
Jako firma działająca wyłącznie w środowisku wirtualnym nie musisz zapewniać swoim pracownikom komputerów ani wsparcia technicznego. Zapewniają własny sprzęt, a jeśli komputer ulegnie awarii, to oni muszą to naprawić.
Network Alliance szacuje, że przeciętna firma wydaje 700 USD na pracownika miesięcznie na IT. Obejmuje to sprzęt, łączność biurową, wsparcie techniczne i koszty pracy IT.
Czy pracownicy sprzeciwiają się ponoszeniu odpowiedzialności za zapewnienie własnego sprzętu i wsparcia technicznego? Wcale nie, jak się okazuje.
4. Wyższe zapotrzebowanie ze strony pracowników
Pracownicy kochają telepracę. Global Workplace Analytics informuje, że 70% pracowników ocenia zdolność do pracy zdalnej jako niezwykle ważną przy wyborze następnej pracy. W rzeczywistości 37% pracowników twierdzi, że zdecydowałoby się na obniżkę wynagrodzenia o 10% za możliwość pracy na odległość.
To ma sens. Dla wielu pracowników elastyczność - ustalanie własnych godzin, bycie dostępnym dla swoich dzieci w razie potrzeby i życie tam, gdzie chcą - jest warte więcej niż pieniędzy.
Pracodawcy oferujący pracę zdalną czerpią korzyści z większego popytu i konkurencji wśród potencjalnych pracowników, pomagając im szybciej obsadzać pożądane stanowiska i zatrudniać lepszych pracowników.
5. Szersza pula siły roboczej
Podobnie pracodawcy, którzy mogą zatrudniać ludzi w dowolnym miejscu na świecie, mają praktycznie nieograniczoną pulę potencjalnych pracowników. Ale w przypadku osobistej firmy z siedzibą w odizolowanym małym miasteczku potencjalna siła robocza jest ograniczona do każdego, kto mieszka w promieniu 30 mil. Ta niewielka grupa potencjalnych pracowników może nie posiadać umiejętności, których potrzebuje firma.
W mojej firmie mamy pracowników w Pensylwanii i Pakistanie, w Houston i Indiach. Mieszkam w Abu Zabi przez większą część roku. Nie martwimy się, gdzie mieszka pracownik, a nie jego umiejętnościami, osobowością, produktywnością i kosztami.
Kiedy będziesz gotowy na powiększenie zespołu, zacznij od podjęcia decyzji, czy zatrudnić freelancera, czy faktycznego pracownika.
6. Niższe koszty pracy
Kiedy możesz zatrudnić ludzi z dowolnego miejsca na świecie, możesz skorzystać z geoarbitrage.
Geoarbitrage to wymyślne słowo określające zatrudnianie pracowników w obszarach o niższych kosztach życia w celu zmniejszenia kosztów personelu. Na przykład zapłaciłem 12 USD za godzinę za rozwój sieci za pośrednictwem usług w Indiach. W wielu przypadkach wykonali doskonałą pracę. I chociaż miałem złe doświadczenia z niedrogimi programistami sieci Web, miałem również wiele złych doświadczeń z wysokimi kosztami amerykańskich programistów.
Usługa edukacji w zakresie tworzenia stron internetowych Codementor przeprowadził badanie dotyczące kosztów tworzenia stron internetowych na całym świecie. Okazało się, że średni koszt zatrudnienia dla programisty sieci w Palo Alto wynosi 87 USD za godzinę. To 7,25 razy więcej niż 12 USD za godzinę, które zapłaciłem niektórym programistom z Indii. Nawet jeśli programista Palo Alto Web jest bardziej wykwalifikowany i doświadczony, co nie jest wcale gwarantowane, trudno sobie wyobrazić, że są 7,25 razy bardziej wydajne i produktywne.
Ale niższe koszty pracy wynikają nie tylko z geoarbitrażu. Pamiętaj o powyższej ankiecie, w której ponad jedna trzecia pracowników stwierdziła, że byłaby skłonna obniżyć pensję do pracy z domu?
Weź również pod uwagę liczbę pracowników, którzy chorują lub spędzają dni osobiste, kiedy to, czego naprawdę potrzebują, to po prostu być w domu, podczas gdy ich chora córka śpi na górze. Może chcą elastyczności w prowadzeniu ważnej sprawy przez godzinę, a może po prostu nie mieli ochoty się ubrać tego ranka i stawiać czoła dojazdom do pracy oraz plotkarskim współpracownikom.
Badanie CareerBuilder wykazało, że 35% pracowników wzywa chorych, nawet gdy czują się dobrze. Global Workplace Analytics znalazł dowody na to, że w przypadku telepracowników sytuacja jest odwrotna; mają tendencję do pracy nawet gdy są chorzy i wracają do pracy po operacji lub innych problemach medycznych szybciej niż pracownicy osobiście. American Management Association odkryło, że firmy wdrażające telepracę odnotowały 63% spadek nieplanowanych nieobecności.
Oto kilka dodatkowych wskazówek, jak obniżyć koszty pracy podczas skalowania działalności.
7. Niższe obroty siły roboczej
Rotacja pracowników jest droga. Center for American Progress przeanalizowało 11 prac badawczych przeprowadzonych w ciągu 15 lat i stwierdził, że wykwalifikowani pracownicy kosztują średnio 213% ich rocznego wynagrodzenia. Dlatego ważne jest, aby pracownicy zdalni byli zadowoleni ze swojej pracy. W badaniu przeanalizowanym przez Forbesa pracownicy zdalni byli prawie dwukrotnie częściej niż pracownicy biurowi kochający swoją pracę.
Pracodawcy zauważyli. Według Global Workplace Analytics 95% ankietowanych pracodawców odpowiedziało, że oferowanie telepracy miało „duży wpływ” na utrzymanie pracowników. Sam tego doświadczyłem. Z dziesiątek pracowników zdalnych, którymi zarządzałem przez lata, mogę myśleć tylko o tym, kto zrezygnował, i miało to więcej wspólnego z różnicami osobowości niż niezadowoleniem z samej pracy.
Retencja pracowników nie dotyczy również szczęścia pracowników. Często pracownicy rezygnują nie dlatego, że nienawidzą swojej pracy, ale dlatego, że się przeprowadzają i albo nie mogą, ani nie będą dojeżdżać na dodatkowy dystans. Kiedy pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca i lubią swoją pracę, nie mają powodu, aby zmieniać pracę.
8. Wyższa wydajność
To niesamowite, ile czasu traci się na „rozmowę o chłodnicy wodnej”, zaimprowizowane spotkania i inne straty czasu w miejscu pracy.
Statystyki dotyczące wyższej wydajności pracowników zdalnych są przekonujące. Zdaniem Forbesa w American Express telepracownicy wykonują 43% więcej pracy niż ich odpowiednicy w biurze. Ten sam raport wykazał 35-procentowy wzrost wydajności pracowników Best Buy w sklepie technologicznym po wdrożeniu programu telepracy. W badaniu 16 000 pracowników Stanford telepracownicy byli o 16% bardziej wydajni niż pracownicy biurowi.
Pracownicy oceniają siebie również jako bardziej produktywni. Badanie przeprowadzone przez ConnectedSolutions wykazało, że 77% pracowników zgłosiło wyższe wyniki w zakresie wydajności i wydajności podczas telepracy.
Jednym z powodów tej wyższej produktywności jest to, że pracownicy nie mogą uciec od samego stawienia się i obecności fizycznej. Ze swej natury zdalna siła robocza zmusza pracodawców do wyznaczania konkretnych kamieni milowych i dokładniejszych wskaźników pracy i wartości pracowników (więcej na ten temat wkrótce).
9. Skalowalność
Co się stanie, gdy 15-osobowa firma z biurami z 15 biurkami będzie musiała zatrudnić 16. pracownika? Potrzebują nowego biura, które jest drogie, czasochłonne i uciążliwe dla całej firmy.
Zdalne firmy nie mają takich ograniczeń. Kiedy w zeszłym miesiącu mój partner zwrócił się do mnie o zatrudnienie nowego pracownika, rozmowa przebiegła mniej więcej tak: „OK, brzmi dobrze. Czy możesz opublikować reklamę i zająć się sprawdzaniem CV? Daj mi znać, kiedy będziesz gotowy, abym się zaangażował. ” Otóż to. Żadnych dyskusji na temat tego, gdzie umieścilibyśmy nowego pracownika, jaki komputer by dostali, ani czy byliby w stanie pogodzić się z siedzeniem obok Negative Nancy.
Ta sama zasada dotyczy nie tylko poszerzenia zespołu, ale także ekspansji geograficznej na nowe rynki. W firmie tylko wirtualnej nie trzeba otwierać nowego biura w Teksasie, aby obsługiwać rynek w Teksasie.
10. Nie dojeżdżać do pracy
Harvard Business Review wykazał, że ludzie konsekwentnie nie doceniają tego, jak nędzna jest ich dojazd do pracy. W rzeczywistości większość osób uważa, że ich dojazdy są znacznie bardziej stresujące niż praca.
Badania pokazują, że im dłużej ludzie dojeżdżają do pracy, tym niższa jest ich produktywność w pracy i ogólnie niższe zadowolenie z pracy. Jedno ze szwedzkich badań wykazało nawet, że pary mają o 40% większą szansę na rozwód, jeśli jeden partner dojeżdża do pracy dłużej niż 45 minut. Nic dziwnego, że pracownicy są skłonni do obniżki pensji na rzecz pracy zdalnej. (I bądźmy szczerzy, praca w piżamie też nie jest taka zła.)
Według Global Workforce Analytics ponad dwie trzecie pracowników deklaruje, że skupia się na zatrzymaniu pracowników i popycie na nich. Oferując ten układ, możesz zatrudnić lepszych ludzi i zatrzymać ich na dłużej.
W ostatecznym rozrachunku telepraca znacznie zmniejsza ruch drogowy i emisję dwutlenku węgla. Badanie przeprowadzone w 2017 r. Przez portal FlexJobs z ofertą pracy zdalnej wykazało, że ludzie, którzy telepracowali co najmniej połowę czasu, zaoszczędzili 7,8 miliarda mil podróży samochodem, 3 miliony ton emisji gazów cieplarnianych i 980 milionów dolarów ropy w samym 2017 roku.
Wyzwania wirtualnego biznesu
Wirtualne firmy nie przychodzą bez ryzyka i wad. Oto wyzwania, które znalazłem w przypadku wirtualnych firm, oraz kilka wskazówek, jak je złagodzić.
1. Komunikacja zespołowa, koleżeństwo i kultura
Nadal nie ma to jak rozmawiać z kimś twarzą w twarz. Komunikacja e-mailowa i telefoniczna są dobre i dobre, ale istnieją niuanse społeczne i wskazówki, które można wyczuć, rozmawiając z kimś osobiście. Drżenie ust, lekkie zmarszczenie brwi, błysk dobrodusznego humoru w oku, który informuje, że jesteś żartem, a nie jego tyłkiem.
Wyzwania związane z komunikacją można zwiększyć dynamicznie w zespole, w którym wiele osób próbuje współpracować i burzy mózgów. A kiedy masz członków zespołu z całego świata, o różnych normach i pochodzeniu kulturowym, ryzyko nieporozumień i urazy rośnie wykładniczo.
Poczucie izolacji i samotności może być również prawdziwym problemem dla pracowników zdalnych, od dyrektora generalnego po wirtualnego asystenta pracującego w niepełnym wymiarze godzin.
Taktyki łagodzące
Po pierwsze, w miarę możliwości korzystaj z wideokonferencji. Pomaga zobaczyć osoby, z którymi rozmawiasz. RingCentral to świetne narzędzie dla małych firm. Służy nie tylko jako internetowy system telefoniczny, ale także zapewnia dostęp do wideo, dzięki czemu możesz zobaczyć osoby, z którymi rozmawiasz.
Po drugie, zaplanuj regularne połączenia, nawet jeśli są szybkie. Członkowie zespołu muszą się wzajemnie słyszeć i widzieć twarze, choćby przez kilka minut raz lub dwa razy w tygodniu. Otwórz każde spotkanie z co najmniej minutą lub dwiema osobistymi spotkaniami, podczas których wszyscy dzielą się tym, co dzieje się w ich życiu.
Ustanawiaj także nieformalne kanały komunikacji dla pracowników. Czasami ludzie muszą po prostu chwycić się przez minutę, aby wyciągnąć coś z ich piersi. W moich firmach używamy Skype'a jako elastycznego sposobu komunikacji między pracownikami za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych lub połączeń wideo w grupach lub jeden na jednego.
Na koniec przekaż pracownikom własność ich części danego projektu. Upewnij się, że wiedzą, jak ich konkretna praca pasuje do większej całości; nie tylko daje im większe poczucie celu, ale także pomaga wyjaśnić ich rolę i obowiązki.
2. Zdalne zarządzanie
Skąd wiesz, czy pracownik pracuje, jeśli go nie widzisz??
Trzeba przyznać, że jest to częściowo irracjonalny strach. W końcu fizycznie nie patrzyłbyś przez ramię każdego pracownika co minutę każdego dnia, a to, że widzisz kogoś siedzącego przy biurku, nie oznacza, że pracuje. Ale tutaj jest jądro prawdy; menedżerowie są zmuszeni dokładniej zdefiniować oczekiwania i wskaźniki sukcesu podczas nadzorowania pracowników zdalnych.
Stojąc wokół i patrząc na ludzi pracujących, a czasami krzycząc na nich, aby pracowali szybciej, nie przeszkadza to wirtualnym firmom. (Jeśli o to chodzi, nie działa to również w tradycyjnych miejscach pracy.)
Taktyki łagodzące
Dla niektórych pracowników, takich jak handlowcy, sukces jest łatwy do zmierzenia. Dla innych jest to bardziej mętne. Czy przedstawiciel działu obsługi klienta odniesie sukces, jeśli odpowie na dużą liczbę biletów? Co jeśli szybko odpowiedzą na bilety, ale pozostawiają swoich klientów niezadowolonych i gotowych porzucić markę?
Każdy pracownik powinien pełnić określoną funkcję w Twojej firmie. Zdefiniuj go dokładnie i przekaż dokładnie, czego się od nich spodziewasz oraz jak zmierzysz ich sukces.
Zaplanuj regularne połączenia z każdym pracownikiem, aby się z nim sprawdzić i zobaczyć, jak sobie radzi, zarówno zawodowo, jak i osobiście. Pamiętaj, że każdy musi czuć się związany z czymś większym niż oni, a to połączenie może być szczególnie niepewne dla pracowników zdalnych.
3. Zdalne zatrudnienie
Zdalne zatrudnianie, podobnie jak wszystko inne w pracy zdalnej, może być trudne bez interakcji twarzą w twarz. Ufanie jelitom i intuicji jest trudniejsze, gdy nie widzisz mikroekspresji i manier tej osoby. Trudniej jest wiedzieć, kiedy dana osoba kłamie lub uzyskać dokładną miarę.
A faktem jest, że nie wszyscy są przygotowani do pracy zdalnej. Telepracownicy muszą mieć wewnętrzną motywację i mieć w sobie własny ogień. W wirtualnym biznesie nie ma miejsca dla biurokratycznych tasujących papier osób, które bardzo ciężko pracują, by sprawiać wrażenie, że ciężko pracują.
Taktyki łagodzące
Jeśli najemca nie jest „cholera” tak, to „cholera” nie.
Przeprowadzaj wywiady z obiecującymi kandydatami tyle razy, ile potrzebujesz, aby zatrudnić się ze 100% pewnością siebie. Rozmawiaj ze świeżymi twarzami, dopóki nie poczujesz ciepła tego wewnętrznego ognia. Po raz kolejny pomagają konferencje wideo.
Inną opcją jest zatrudnianie ludzi na miejscu i osobiste przeprowadzanie wywiadów. Firma może od czasu do czasu spotkać się osobiście, zgodnie z potrzebami, na ćwiczeniach integracyjnych, przyjęciach i ważnych spotkaniach, ale pracownicy mogą codziennie pracować z domu. Moja poprzednia firma przyjęła to podejście i działało dobrze.
Ostatnie słowo
W dzisiejszym świecie łatwiej jest założyć i skalować firmę niż kiedykolwiek wcześniej. Sprzedaż widżetów w 20th wiek mógł wymagać drogiego sklepu z dużym ruchem pieszym, ale obecnie wystarczy nazwa domeny za 9,99 USD.
Mimo to ten nóż tnie na dwa sposoby. Ponieważ bariera wejścia na rynek jest o wiele niższa, oznacza to, że właściciele firm stoją w obliczu ciągłych zakłóceń i wyzwań zarówno ze strony obecnych konkurentów, jak i nowych startupów. Stanie się firmą wirtualną może pomóc ci pozostać szczupłym, ekologicznym i zwinnym, zmniejszając koszty i pomagając skoncentrować wysiłki tam, gdzie są najbardziej produktywne: marketing, sprzedaż, doskonalenie i ekspansja.
Jakie są Twoje doświadczenia ze zdalnymi pracownikami, telepracą i wirtualnymi firmami??
