Jak zapobiegać oszustwom i kradzieży pracowników w firmie - zasady i plany

Chociaż możesz myśleć, że oszustami są zatwardziali przestępcy, którzy skaczą z pracy do pracy, Journal of Accountancy podaje, że większość osób, które popełniają oszustwa zawodowe, jest przestępcami po raz pierwszy. Ponadto bardzo niewielu oszustów podejmuje pracę z zamiarem oszukania firmy.

Oznacza to, że staranne praktyki zatrudniania i dokładne sprawdzenie przeszłości nie wystarczą, aby zapobiec oszustwom w Twojej firmie. Istnieją jednak pewne czynniki, które zwiększają prawdopodobieństwo popełnienia oszustwa.

Stowarzyszenie Certyfikowanych Egzaminatorów Oszustw twierdzi, że w przypadku oszustwa istnieją trzy elementy. Po pierwsze, osoba popełniająca oszustwo odczuwa presję finansową - wysokie długi, hojny styl życia, członkowie rodziny z problemami finansowymi i uzależnienia od hazardu są potencjalnymi źródłami presji.

Po drugie, jednostka potrzebuje sposobu racjonalizacji oszustwa. Wewnętrzny monolog „Nie jestem wystarczająco wynagrodzony”, „Pracuję ciężej niż szef”, „Firma nigdy tego nie przeoczy” i „Zasługuję na to” - wszystko to pomaga osobie usprawiedliwić nieetyczne zachowanie.

Wreszcie osoby potrzebują możliwości popełnienia oszustwa. Chociaż Ty, jako właściciel firmy, nie zawsze możesz wpływać na sytuację finansową lub nastawienie danej osoby, możesz wpływać na czynnik możliwości za pomocą czeków i sald oraz odpowiednich kontroli wewnętrznych.

Typowe rodzaje oszustw

1. Sprzeniewierzenie aktywów

Według Association of Certified Fraud Examiners sprzeniewierzenie aktywów jest najczęstszym rodzajem oszustwa, które ma miejsce w małych firmach. Sprzeniewierzenie aktywów ma miejsce, gdy pracownik lub kontrahent opracowuje program kradzieży lub niewłaściwego wykorzystania zasobów firmy, takich jak gotówka lub zapasy.

Zwróć szczególną uwagę na sposób, w jaki Twoja firma zbiera gotówkę od klientów. Jeśli nie zostaną wprowadzone odpowiednie środki, osoba może przechwycić gotówkę i ukryć ją przed właścicielem.

2. Szumowanie

Skimming, popularny sposób kradzieży gotówki, polega na kradzieży przychodzących płatności, zanim zostaną one w pełni zapisane w dokumentacji finansowej firmy. Powiedzmy na przykład, że klient chce kupić produkt w zwykłym sklepie. Planujący pracownik sprzedaży może zaakceptować płatność za towar, ale zgarnąć gotówkę zamiast rejestrować transakcję.

Dzięki przeglądaniu pracownik może albo zarejestrować tylko część płatności - na przykład nagrać tylko 50 USD zapłaconych, gdy podano 100 USD - lub nie zarejestrować całej płatności. Ponieważ transakcja sprzedaży nie jest rejestrowana, zapasy sklepu również nie są aktualizowane. Oznacza to, że rzeczywista inwentaryzacja działalności będzie w rzeczywistości mniejsza niż to, co znajduje odzwierciedlenie w ewidencji księgowej.

Nie tylko osobiste transakcje są podatne na przeglądanie. Pracownik księgowy lub urzędniczy, który otrzymuje płatności od klientów, może również wpłacić gotówkę do kieszeni. Pracownik może następnie sfałszować notę kredytową lub skreślić konto jako nieściągalne, aby firma nie zauważyła braku płatności.

Złożone, ale dość powszechne oszustwo polegające na wyłudzaniu wierzytelności polega na lapaniu płatności od klientów. W systemie docierania księgowy lub księgowy wpłacają środki pieniężne, które klient wpłaca na konto tego klienta. Aby zaspokoić niedobór, księgowy korzysta z płatności otrzymanej od drugiego klienta na konto pierwszego klienta. Jeśli drugi klient zauważy nieprawidłowe saldo konta, księgowy korzysta z płatności od trzeciego klienta w celu pokrycia deficytu - i tak dalej.

Ponieważ płatności są tak źle zarządzane, w końcu ktoś niezmiennie łapie na systemie. Mimo to oszuści mogą utrzymywać schematy docierania przez miesiące, a nawet lata, nie dając się złapać.

3. Cash Larceny

Kradzież gotówki jest podobna do kradzieży w tym sensie, że pracownik lub kontrahent kradnie przychodzące pieniądze. Różnica w stosunku do kradzieży gotówki polega na tym, że pracownik kradnie gotówkę po jej zapisaniu w księgach firmy.

Na przykład pracownik może ukraść pieniądze z kasy po zarejestrowaniu transakcji. Pracownik może zarejestrować wypłatę z kasy fiskalnej, aby ukryć brak gotówki. Na przykład pracownik może unieważnić poprzednią sprzedaż lub wydać zwrot pieniędzy i usunąć odpowiednią kasę z rejestru.

Oznaki kradzieży gotówki
Wykrycie schematów polegających na przechwytywaniu gotówki przed jej zarejestrowaniem może być trudne. Możesz zauważyć te znaki ostrzegawcze:

Niski poziom zapasów. Jeśli rzeczywiste zapasy w sklepie są niższe niż powinny być według książek, możliwe, że pracownik nie rejestruje całej sprzedaży.
Luki w dokumentach numerowanych. W przypadku restauracji i innych firm, które wykorzystują wstępnie numerowane kupony, luka w kuponach może oznaczać, że pracownik wyrzucił rachunek i zatrzymał gotówkę.
Narzekania klientów. Jeśli pracownik przetacza płatności, klienci często dzwonią i narzekają, że saldo wyciągów jest nieprawidłowe.
Niskie przychody podczas niektórych zmian. Jeśli odbiór gotówki jest niższy za każdym razem, gdy pracuje jeden pracownik, może to oznaczać kradzież gotówki.

Kontrola wewnętrzna zapobiegająca kradzieży gotówki

Wymagaj zgody menedżera na wydawanie kredytów, anulowanie sprzedaży lub odpisywanie kont. Gdy w transakcję zaangażuje się ktoś inny, przebiegły pracownik ma mniejszą szansę na kradzież niezauważony.
Wydawaj miesięczne wyciągi z kont. Pracownik jest mniej skłonny do bałagania się z płatnościami klientów, jeśli klienci otrzymają regularną aktualizację salda swojego konta.
Instytut Obowiązkowy czas urlopu i rotacja pracy. Programy docierania rozpadają się szybko, gdy winny pracownik nie ma możliwości przenoszenia gotówki.
Wykonaj niespodziankę. Porównując środki pieniężne w rejestrze do wpływów pieniężnych, menedżerowie mogą szybko wykryć rozbieżności pieniężne.
Kamery wideo. Pracownicy rzadziej zachowują się źle, gdy kamera wideo monitoruje rejestry.
Zablokuj skrzynki. Wysyłając płatności od klientów bezpośrednio do skrzynki bankowej, gotówka nie przechodzi przez ręce pracowników, a pracownicy nie mają okazji ich ukraść.

4. Nieuczciwe wypłaty gotówki

Zamiast zbierać pieniądze na działalność, inni oszuści kradną wypłaty gotówki. Ze wszystkich sposobów, w jakie pracownicy i kontrahenci sprzeniewierzają aktywa firmy, kradzież gotówki poprzez sfałszowanie wypłat gotówki jest najczęściej stosowaną taktyką.

5. Schematy fakturowania

Pracownicy mogą wystawiać rachunki za towary i usługi, których firma nigdy nie otrzymała, i wkładać gotówkę do kieszeni. Pracownik fałszuje faktury za pomocą gotowych usług lub produktów, a gdy czek jest wypłacany, oszust dokonuje go sam. Pracownik wystawił płatność na nieistniejącego dostawcę, używając nazwy firmy-shell, której właścicielem jest pracownik, przyjaciel lub członek rodziny.

Pracownicy mogą również współpracować z istniejącym sprzedawcą, aby obciążyć firmę kosztami produktów. W zamian za przeforsowanie zawyżonej faktury sprzedawca daje pracownikowi obniżkę zysków.

Oznaki schematu rozliczeniowego

Stawki dostawcy znacznie wzrosły. Gdy stawki jednego dostawcy wzrosły o wyższy procent niż norma branżowa, być może nie dostajesz uczciwej oferty.
Preferencje pracownika dla określonego dostawcy. Pracownik, który nalega na określonego dostawcę lub nie jest otwarty na otrzymywanie ofert od innych kontrahentów, może otrzymać odrzut.

Kontrola wewnętrzna zapobiegająca systemowi rozliczeń

Utrzymuj listę zatwierdzonych dostawców i pisz tylko czeki do zatwierdzonych dostawców. Zapobiega to dokonywaniu płatności na rzecz firm Shell lub przyjaciół pracowników. Przed dodaniem dostawcy do listy przeprowadź badania i upewnij się, że jest to legalna firma.
Wraz z zatwierdzonym wykazem dostawców, utrzymuj zatwierdzony cennik. Utrudnia to pracownikom podnoszenie cen w zmowie z dostawcami.
Poproś o kopię raportu z odbioru przed podpisaniem czeków. W ten sposób podpisujesz tylko czeki na produkty, które firma faktycznie otrzymała.

6. Programy zwrotu kosztów

Innym sposobem na uzyskanie gotówki z firmy jest sfałszowanie raportów z wydatków. Pracownicy mogą uzyskać sztucznie duży czek na zwrot kosztów, dodając wydatki osobiste, nieistniejące lub w inny sposób zawyżając wydatki na wniosek o zwrot kosztów.

Oznaki programu zwrotu kosztów

Ekstrawaganckie raporty wydatków. Jeśli niektóre raporty wydatków pracowników są wyższe niż średnie historyczne lub raporty innych pracowników, oznacza to, że pracownik wydaje zbyt dużo.
Pracownik nie przesyła rachunków. Gdy do raportu z wydatków nie są dołączane oryginalne rachunki, nigdy nie wiadomo, czy pracownik faktycznie poniósł koszty.

Kontrole wewnętrzne w celu zapobiegania programom zwrotu kosztów

Wymagaj paragonów na zwrot kosztów. Jeśli tego nie zrobisz, pracownicy mogą doliczyć wydatki, których tak naprawdę nigdy nie ponieśli.
Dokumentuj zasady zwrotu kosztów swojej firmy. Wyjaśnij w nim, jakie rodzaje wydatków mogą zostać zwrócone, a które nie są odpowiednie do zwrotu. Przekaż kopię zasad wszystkim pracownikom.
Porównaj raporty wydatków wszystkich pracowników, którzy wybrali się na określoną podróż. Jeśli jeden jest znacznie wyższy od innych, oznacza to, że wydatki są zawyżone lub pracownik celowo przekracza wydatki.

7. Sprawdź schematy manipulacji

Pracownicy lub kontrahenci, którzy mają dostęp do wychodzących kontroli firmowych, mogą manipulować nimi na własną korzyść. Jeśli czeki in blanco nie są zabezpieczone, ktoś może ukraść kilka i przekazać je sobie lub przyjacielowi. Księgowy, który wystawia czeki do podpisania przez właściciela firmy, może później zmienić nazwę na czeku, przechwycić go i sam spieniężyć..

Oznaki manipulacji czekiem

Luki w numerach kontrolnych. Jeśli w numerowanych czekach in blanco występuje sekwencyjna przerwa, możliwe, że ktoś podniósł kilka.
Reklamacje dostawcy. Gdy sprzedawca poinformuje Cię, że nie otrzymał płatności, nawet jeśli zmniejszysz czek, płatność mogła zostać przechwycona.

Kontrola wewnętrzna zapobiegająca sfałszowaniu kontroli

Zachowaj bezpieczeństwo czeków in blanco. Powinny być zawsze zamknięte w twoim biurze. Nie udostępniaj swojego klucza i wystawiaj czeki tylko wtedy, gdy personel księgowy jest gotowy je wydrukować.
Sprawdzaj wyciąg z konta biznesowego co miesiąc. Poszukaj kwot czeków, których nie rozpoznajesz. Poproś bank o dołączenie skanu obrazu czeków gotówkowych, aby upewnić się, że nie zostały one zmienione przed zatwierdzeniem.

8. Kradzież zapasów i innych aktywów

Nawet jeśli twoje środki pieniężne są bezpieczne, pracownicy mogą znaleźć sposoby na kradzież lub niewłaściwe wykorzystanie zasobów fizycznych, takich jak komputery, produkty firmy i zapasy.

Otrzymywanie schematów
Pracownicy zaangażowani w proces odbioru mogą ukraść zapasy lub produkty w miejscu dostawy. Pracownicy ukrywający mogą modyfikować raport wysyłki przychodzącej i firmę otrzymującą raport, aby ukryć oszustwo. Jeśli ci pracownicy mają również dostęp do dokumentacji zakupu, mogą zmienić zapotrzebowanie na zakup, aby dopasować je do fałszywych raportów wysyłki.

9. Zasób Larceny

Jeśli nie ma wielu fizycznych mechanizmów kontrolnych do monitorowania aktywów, pracownicy i kontrahenci mogą po prostu usunąć własność firmy z lokalu i nigdy go nie zwrócić.

Oznaki kradzieży aktywów

Niski poziom zapasów. Jeśli zapasy na książki są wyższe niż rzeczywiste poziomy zapasów, ktoś może kraść.
Dokumentacja inwentaryzacji niskiej jakości. Jeśli wspieranie zakupu i otrzymywania dokumentów nie jest oryginałem lub wydaje się, że zostało zmienione, być może masz do czynienia z pracą złodzieja.

Kontrola wewnętrzna zapobiegająca kradzieży aktywów fizycznych

Wykonuj losowe inwentaryzacje. Może to doprowadzić do niedoborów zapasów i zmniejszyć prawdopodobieństwo kradzieży pracowników.
Rozdziel obowiązki magazynowe. Ta sama osoba nie powinna być odpowiedzialna zarówno za zakup produktów, jak i ich otrzymywanie.
Zainstaluj kamery bezpieczeństwa. W szczególności monitoruj pokoje i obszary, w których przechowywane są zapasy i cenne produkty.
Zachowaj bezpieczeństwo zapasów i aktywów. Obszary z cennymi zasobami powinny być zamknięte, jeśli to możliwe, i tylko niektórzy pracownicy powinni mieć klucze.

Więcej wskazówek, aby zapobiec oszustwom małych firm

Ponadto istnieją ogólne strategie, które można zastosować, aby uniknąć oszustwa. Zmieniając sposób zarządzania i sposób delegowania zadań, możesz zmniejszyć ryzyko oszustwa w firmie.

1. Poznaj swoich pracowników

Cowan, Gunteski & Co., firma CPA, zauważa, że możesz zlikwidować potencjalne oszustwo w zarodku, jeśli wiesz o zmianach w zachowaniu i postawach pracowników. Od czasu do czasu kontaktuj się ze swoimi pracownikami i nie spiesz się, aby porozmawiać o tym, co się dzieje.

W szczególności zwróć uwagę na te cechy behawioralne najczęściej kojarzone z oszustami:

Życie poza ich możliwościami - na przykład pracownik o niskim wynagrodzeniu, prowadzący luksusowy samochód lub odbywający luksusowe wakacje
Doświadczanie trudności finansowych lub kłopoty z wiązaniem końca z końcem
Utrzymanie niezwykle bliskiej relacji z konkretnym dostawcą
Niechęć innego pracownika do przejęcia niektórych obowiązków
Nigdy nie wzywaj chorych ani nie wyjeżdżaj na wakacje
Przeżywa rozwód lub zmaga się z problemami rodzinnymi

Oczywiście, nigdy nie chcesz zakładać, że pracownicy kradną tylko dlatego, że wykazują niektóre z tych cech. Jeśli jednak podejrzewasz, że dochodzi do oszustwa, możesz skoncentrować swoje monitorowanie i zapobieganie oszustwom na działach i obszarach, w których pracują pracownicy wysokiego ryzyka. Staraj się pomagać pracownikom, którzy są zestresowani lub borykają się z problemami finansowymi w jakikolwiek możliwy sposób - zatrzymasz więcej pracowników i zbudujesz lojalność pracowników.

2. Zarządzaj uczciwie

Zachowanie właściciela firmy może wpływać na postawy pracowników dotyczące kradzieży. Jeśli skracasz rogi i nie postępujesz etycznie, ludzie, którzy dla ciebie pracują, są bardziej skłonni do robienia tego samego. I odwrotnie, jeśli dołożysz wszelkich starań, aby być uczciwym i etycznym w kontaktach biznesowych, pracownicy zrozumieją, że oczekuje się od nich takiego samego zachowania.

Utwórz kodeks postępowania, który określa rodzaj zachowań, których oczekujesz od wszystkich w swojej firmie. Wyjaśnij również, że drzwi są zawsze otwarte dla pracowników, którzy chcą podzielić się swoimi obawami dotyczącymi operacji biznesowych. Stowarzyszenie Certyfikowanych Egzaminatorów Oszustw wykazało, że większość menadżerów dowiaduje się o oszustwach zawodowych po otrzymaniu porady, więc rozważ wdrożenie anonimowej infolinii w celu zgłoszenia podejrzeń.

3. Podział obowiązków

Jedną z najlepszych kontroli wewnętrznych w celu zapobiegania oszustwom jest podział obowiązków. Innymi słowy, jedna osoba nie powinna być odpowiedzialna za tak wiele zadań, że oszustwo może zostać popełnione i zakryte bez wiedzy właścicieli. Aby usunąć możliwości oszustwa, żadna osoba nie powinna mieć opieki nad aktywami (takimi jak gotówka i cenne produkty), możliwości rejestrowania lub zmiany informacji księgowych na temat tych aktywów, a także uprawnienia do autoryzowania transakcji dotyczących aktywów.

Podział obowiązków jest trudny w małej firmie, ponieważ po prostu nie ma wystarczającej liczby osób, wśród których można by podzielić zadania. Istnieją jednak kroki, które można podjąć, aby podzielić kluczowe funkcje tylko z dwoma lub trzema pracownikami.

Załóżmy na przykład, że ty i kierownik biura jesteście jedynymi pracownikami w firmie. Podczas gdy kierownik biura może mieć dostęp do nieopłaconych środków, uzgadniania wyciągu bankowego oraz tworzenia faktur i depozytów bankowych, to ty powinieneś przeglądać wyciąg bankowy, otwierać pocztę, przeglądać transakcje i zatwierdzać noty kredytowe.

Jeśli masz trzeciego pracownika - powiedzmy asystenta biurowego - poproś go o uzgodnienie wyciągu bankowego, otwarcie poczty i przygotowanie depozytów bankowych. Odciąga to od odpowiedzialności i utrudnia kierownikowi biura ukrycie skradzionych płatności.

Ostatnie słowo

Wdrożenie kontroli wewnętrznej jest kluczowym elementem ochrony Twojej firmy. Jednak w praktyce może to być niewygodne.

Pracownicy i kontrahenci mogą nie rozumieć, dlaczego zmieniają się ich obowiązki. Poinformuj swoich pracowników, że kontrole zostały wprowadzone w celu ich ochrony, zarówno pracowników, jak i firmy. Angażuj ich w proces poprawy bezpieczeństwa biznesu i regularnie proś o ich wkład. Osoby wykonujące codzienną pracę mogą mieć wgląd w niektóre procesy, które mogą pomóc w ulepszeniu kontroli. Mogą również dać Ci znać, które elementy sterujące działają dobrze, a które nie.

Czy byłeś kiedyś właścicielem firmy lub pracowałeś w firmie, w której ktoś popełnił oszustwo? Jak to się stało?