8 sposobów na zwiększenie wydajności pracowników w małej firmie

Ale co z twoim zespołem? W przeciwieństwie do gigantycznych korporacji, nie masz ogromnego budżetu płacowego, więc z każdą minutą, gdy Twój zespół jest na bieżąco, należy go wykorzystać tak efektywnie, jak to możliwe.

Jednak pracownicy w Stanach Zjednoczonych mają problem z wydajnością. Spędzamy więcej czasu w pracy niż w większości innych krajów uprzemysłowionych, ale cały ten dodatkowy czas nie oznacza, że ​​robimy więcej. W rzeczywistości produktywność wykazywała tendencję spadkową od czasu Wielkiej recesji.

Jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie wydajności jest zwiększenie zaangażowania pracowników, ponieważ wydajność i zaangażowanie idą w parze. Istnieje jednak wiele innych opłacalnych strategii, których można użyć, aby uzyskać więcej od swojego zespołu.

Znaczenie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Przed wdrożeniem jakichkolwiek planów zwiększenia produktywności zespołu ważne jest zrozumienie psychologii stojącej za samą produktywnością. Właśnie to sprawia, że ​​niektórzy pracownicy są bardziej produktywni niż inni?

Odpowiedź jest dość prosta. Badania z University of Warwick wykazały, że gdy pracownicy są zadowoleni, są o 12% bardziej produktywni. Szczęście i pozytywna równowaga między życiem zawodowym a prywatnym często przekładają się na pracowników zaangażowanych, zaangażowanych i, co najważniejsze, w pracowników, produktywny.

Jeśli wydaje się to zbyt proste, spójrz na rynek pracy w Danii. Według World Values ​​Survey Duńczycy są najszczęśliwsi na świecie, w tym czas spędzony w pracy. Ministerstwo Spraw Zagranicznych Danii stwierdza, że ​​są również drugim najbardziej produktywnym krajem w Unii Europejskiej.

Indeks lepszych warunków życia OECD plasuje Danię i Holandię na szczycie listy krajów o najlepszej równowadze między życiem zawodowym a prywatnym. Jak można się domyślić, Stany Zjednoczone są prawie na dole.

Na tej podstawie możemy rozsądnie stwierdzić, że im więcej pracujesz, aby zwiększyć zdrowie swojego zespołu, szczęście i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, tym bardziej odwdzięczą się wyższą wydajnością. To z kolei prowadzi do wyższych zysków i lepszego środowiska pracy dla wszystkich.

Jak zwiększyć produktywność swojego zespołu

Nie wymaga to dużego budżetu płacowego, aby poprawić jakość życia ludzi. Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić jako właściciel małej firmy, aby ulepszyć swój zespół.

1. Ustaw rozsądne godziny pracy

Może to wydawać się bezproduktywne, ale wymaga od zespołu pracy mniej może zainspirować ich do produkcji więcej.

Według Fast Company pracownicy w Danii zwykle pracują tylko 33 godziny tygodniowo. I dostają co najmniej pięć do sześciu tygodni urlopu każdego roku (wraz z maksymalnie rocznym urlopem macierzyńskim, kiedy tego potrzebują).

W Stanach Zjednoczonych długie godziny są często postrzegane jako oznaka zaangażowania. Może to jednak skutkować „prezentyzmem”, który występuje, gdy pracownicy są w pracy, ale nie działają w pełni z powodu choroby, braku snu lub innych czynników medycznych. Harvard Business Review stwierdza, że ​​prezentacyjność może obniżyć indywidualną produktywność o jedną trzecią. Długie godziny mogą dodatkowo zmniejszyć produktywność z powodu stresu, braku zaangażowania i wypaczonej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Aby temu przeciwdziałać, zrób co możesz, aby skrócić czas pracy swojego zespołu. Pozwól ludziom wrócić do domu wcześnie w piątkowe popołudnia lub daj im elastyczność, aby mogli przyjść później w poniedziałkowe poranki. Pomoże to nie tylko obniżyć koszty pracy w Twojej firmie, ale prawdopodobnie przekonasz się, że Twój zespół w zamian będzie ciężej pracował.

2. Bądź elastyczny dzięki planowaniu

Skrócenie godzin to jedna ze strategii zwiększania wydajności; elastyczność w tych godzinach pracy jest ściśle powiązana.

Potrzeby wszystkich będą inne, więc porozmawiaj ze swoimi ludźmi, aby się dowiedzieć gdzie potrzebują większej elastyczności podczas tygodnia pracy. Na przykład, możesz mieć jedną osobę, która chciałaby dłuższą przerwę na lunch we wtorki, aby wziąć udział w zajęciach jogi, podczas gdy ktoś inny chciałby wyjść w środy wcześnie, aby odebrać dziecko z przedszkola.

W zależności od prowadzonej działalności możesz lub nie być w stanie zaspokoić potrzeb wszystkich. Jednak odkrycie, kto czegoś potrzebuje i dokładanie wszelkich starań, aby zapewnić zespołowi większą elastyczność, pokaże, że zależy Ci na ich szczęściu i dobrym samopoczuciu. To z kolei może zwiększyć zaangażowanie i doprowadzić do większej wydajności.

3. Daj swojemu zespołowi więcej autonomii

Każde społeczeństwo ma inne normy i wartości kulturowe. Te normy i wartości bezpośrednio wpływają na nasze zachowanie. Na początku lat 70. psycholog Geert Hofstede opracował ramy do pomiaru tych norm społecznych przy użyciu wymiarów kulturowych Hofstede.

Wymiary kulturowe Hofstede mierzą sześć wymiarów w każdej kulturze. Obejmują one:

• Wskaźnik odległości zasilania
• Indywidualizm kontra kolektywizm
• Unikanie niepewności
• Męskość a kobiecość
• Orientacja długoterminowa a orientacja krótkoterminowa
• Odpust kontra powściągliwość

Kiedy zrozumiesz unikalne wymiary kultury i różnice między ich wartościami zbiorowymi a twoimi, możesz stać się lepszym komunikatorem i lepszym menedżerem.

Co to wszystko ma wspólnego ze zwiększeniem wydajności w małej firmie? Cóż, całkiem sporo, zwłaszcza jeśli chodzi o autonomię.

Autonomia lub jej brak jest bezpośrednio związany ze wskaźnikiem odległości zasilania. Dystans mocy jest oczekiwaniem i przekonaniem, że moc rozkłada się nierównomiernie. Tak więc w krajach o wysokim wskaźniku odległości zasilania słabsi członkowie organizacji wierzą w nierówność władzy. Ich menedżer mówi im, co mają robić, i robią to bez pytania. W krajach o niskim wskaźniku dystansu mocy członkowie zespołu uważają, że są na równi z szefem. Relacja dotyczy bardziej współpracy, a mniej „szefa i pracownika”.

Nie powinno dziwić, że Stany Zjednoczone mają wysoki wskaźnik odległości zasilania; zajmujemy 40 pozycję. Dania ma najniższy wskaźnik odległości zasilania na świecie; zajmują 18 miejsce.

Duńczycy mają bogate i wzmocnione życie zawodowe po części dlatego, że mają dużą autonomię. Istnieje wiele badań, które potwierdzają to, co Duńczycy znają od lat: większa autonomia = większe szczęście = wyższa wydajność.

Badanie opublikowane w European Journal of Work and Organizational Psychology wykazało, że pracownicy o większej autonomii i wsparciu doświadczali większej satysfakcji i motywacji. Inne badanie opublikowane w Nordic Journal of Working Life Studies wykazało, że zdecentralizowane podejmowanie decyzji (znane również jako autonomia) prowadzi do większej wydajności fińskich pracowników.

Wszystko to prowadzi do tego samego wniosku: im więcej kontroli przekażesz członkom swojego zespołu, tym będą oni szczęśliwsi i bardziej produktywni.

Ważne jest wyjaśnienie, że zwiększenie autonomii zespołu nie oznacza, że ​​może robić to, co chce i kiedy chce. Każdy pracownik potrzebuje granic. Ale zamiast mówić swoim ludziom, co mają robić, powiedz im, co chcesz zobaczyć, a następnie pozwól im wybrać, jak to zrobić. Mając swobodę wyboru w jaki sposób wykonywanie pracy jest niezbędnym elementem autonomii.

Daj swoim ludziom siłę do podejmowania własnych decyzji, gdy tylko jest to możliwe. I pokaż, że ufasz im, że wykonają swoją pracę, odsuwając się. Możesz być zaskoczony, jak wiele więcej robi się, gdy przekazujesz wodze.

4. Spróbuj ograniczyć przerwy

Według Washington Post typowy pracownik jest przerywany lub zmienia zadania co trzy minuty. Powrót do miejsca, w którym przerwano, może zająć 20 minut lub dłużej.

Przerwy są ogromnym obciążeniem dla produktywności i mogą pozbawić nas najlepszych pomysłów i wysiłku. Chociaż często zmuszamy się do szybszej pracy, aby nadrobić stracony czas, zwiększona prędkość ma swoją cenę.

Naukowcy z Uniwersytetu Humboldta odkryli, że pracownicy, którzy byli ciągle przerywani, rekompensowali ten stracony czas, pracując szybciej, aby ukończyć swoje zadanie. Chociaż nie jest to niespodzianką (w końcu wszyscy to robimy), ta zwiększona prędkość prowadzi do większego stresu, presji czasu i frustracji. Czynniki te mogą ograniczyć produktywność w przyszłych zadaniach.

Washington Post przeprowadził wywiad z ekspertem ds. Wydajności Edwardem G. Brownem, który sugeruje zawarcie umowy Time Lock z członkami zespołu. Blokada czasu to uzgodniony „cichy czas”, w którym każdy może po prostu skupić się na swojej pracy. W przypadku blokady czasowej pracownicy muszą zgodzić się na piśmie, aby nie przeszkadzać kolegom, chyba że zdarzy się sytuacja wyjątkowa.

Brown twierdzi, że jeden klient ostrożnie oszacował, że produktywność osobista wzrosła o 40% do 60% po rozpoczęciu korzystania z techniki Time Lock.

Oczywiście Twoja firma może nie być w stanie korzystać z tej techniki. Porozmawiaj ze swoimi ludźmi o rodzajach zakłóceń, z jakimi mają do czynienia codziennie lub co tydzień. Dowiedz się, które przerwy są najbardziej szkodliwe dla ich wydajności i zrób wszystko, co możesz, aby je zmniejszyć lub wyeliminować.

5. Zatrudnij osoby wspierające

Zacznijmy od fikcyjnego scenariusza. W swojej firmie masz dwóch menedżerów. Twój pierwszy menedżer, Bill, monitoruje wszystkich w swoim zespole oczami jastrzębia. Jeśli klient narzeka, natychmiast zakłada, że ​​to wina jego zespołu, i szybko informuje wszystkich, że nie jest zadowolony z ich wydajności. Jego zespół pracuje w środowisku napięcia, nieufności i strachu.

Sarah, twój drugi menedżer, jest całkowitym przeciwieństwem. Traktuje swój zespół jak rodzinę. Szybko daje komuś ucho i jest pierwszą osobą, która wspiera nowy pomysł lub inicjatywę. Zawsze słucha obu stron opowieści, a gdy ktoś z jej zespołu jej potrzebuje, odzyskuje ją. Atmosfera pod Sarah jest wspierająca, przyjazna i zrelaksowana.

Gdybyś był pracownikiem, dla którego menedżera pracowałbyś najciężej?

Twój zespół potrzebuje wsparcia w pracy, a pierwsza linia wsparcia pochodzi od jego kierownika, niezależnie od tego, czy jest to ty, czy ktoś zatrudniony przez ciebie. Jeśli chcesz zwiększyć wydajność swojego zespołu, musisz uważnie przyjrzeć się swoim menedżerom (lub własnemu stylowi zarządzania).

Najlepsi menedżerowie prowadzą politykę otwartych drzwi. Oznacza to, że ich drzwi są zawsze otwarte dla członków zespołu, którzy mogą zgłosić swoje wątpliwości, zadawać pytania lub omawiać problemy. Jeśli członkowie zespołu nie czują się komfortowo komunikując się ze swoim menedżerem lub jeśli obawiają się, że zostaną surowo osądzeni przez ujawnienie, że nie wiedzą, jak coś zrobić, wydajność spadnie.

Następnie upewnij się, że Twój zespół wie, że może liczyć na Twoje wsparcie. Okazuj to zobowiązanie dzień po dniu i nie zniechęcaj się, jeśli zdobycie ich zaufania wymaga czasu (szczególnie jeśli środowisko pracy jest toksyczne). Z czasem twoi ludzie zobaczą, że masz ich plecy. Ich zaangażowanie (i wydajność) poprawi się.

6. Szanuj ich granice

Zawsze będzie następna rozmowa telefoniczna, aby powrócić i kolejny e-mail do odebrania. „Cyfrowe pełzanie” życia zawodowego XXI wieku dotyczy zarówno każdego, szefa, jak i pracownika. Jednak oczekiwanie, że członkowie zespołu odpowiedzą na e-maile o godzinie 22:00 lub ukończą pracę w dni wolne, jest nie tylko nieuzasadnione, ale niezdrowe.

Jeśli chcesz zwiększyć wydajność, ważne jest, aby pamiętać, że Twoi pracownicy mają życie poza pracą. Dotyczy to również przerw na lunch. Badanie opublikowane w Academy of Management Journal wykazało, że produktywność spadła (a zmęczenie wzrosło), gdy pracownicy pomijali lunch.

Pracownikom może być trudno zwolnić się z pracy, szczególnie w Stanach Zjednoczonych (gdzie długie godziny są często postrzegane jako większe zobowiązanie). Powiedz więc swoim ludziom, że cenisz ich życie poza pracą. Zapytaj ich o ich rodziny i hobby i zachęć ich do zaplanowania czasu na te działania i zobowiązania, tak jak robią to podczas spotkań i projektów.

Musisz także dawać przykład. Zainwestuj czas we własną rodzinę, hobby lub duchowe zajęcia i porozmawiaj z zespołem o swoich zainteresowaniach. O ile to możliwe, unikaj wysyłania wiadomości e-mail do swoich pracowników, gdy nie są w pracy.

Na koniec upewnij się, że wszyscy w twoim zespole robią odpowiednią przerwę na lunch; oznacza to jedzenie z dala od biurka, najlepiej na zewnątrz, gdzie można uzyskać trochę słońca i świeżego powietrza. Jeśli to możliwe, stwórz czyste i zachęcające miejsce do jedzenia, zarówno w pomieszczeniu, jak i na zewnątrz.

7. Monitoruj poziomy stresu

Możesz pomyśleć, że większy stres doprowadziłby do zmniejszenia wydajności. To prawda, ale tylko w pewnym momencie. Istnieje magiczny płaskowyż, kiedy stres rzeczywiście może zwiększać wydajność.

Prawo Yerkesa-Dodsona, opracowane przez psychologów Roberta Yerkesa i Johna Dillinghama Dodsona w 1908 r., Nakazuje wzrost wydajności i produktywności wraz ze wzrostem poziomu pobudzenia (stresu). Jeśli jednak poziom stresu stanie się zbyt wysoki, wydajność zacznie spadać.

Na przykład, jak często zdarzają się trudne terminy, których nie jesteś pewien, czy uda ci się dotrzymać? Czy flirtowałeś, czy wykonałeś swoje najlepsze prace? Jeśli zadanie nie było zbyt trudne, najprawdopodobniej podniosłeś się znakomicie. To jest prawo Yerkesa-Dodsona w akcji. Gdy stres i złożoność są na właściwych poziomach, wydajność gwałtownie rośnie.

Teraz trudną częścią jest wiedza, ile stresu prowadzi do optymalnej wydajności. Nowe lub trudne zadania wymagają mniej pobudzenia dla optymalnej wydajności, podczas gdy dobrze znane lub łatwe zadania wymagają wyższego poziomu stresu w celu zwiększenia motywacji i wydajności.

Dlatego ważne jest, aby spojrzeć na to, co robią Twoi pracownicy i przeanalizować, jak duży stres może być związany z różnymi zadaniami. Następnie możesz podjąć kroki w celu zwiększenia lub zmniejszenia poziomu pobudzenia w celu zwiększenia wydajności.

Oto przykład: Wyobraź sobie, że poprosiłeś Pam, jednego ze swoich pracowników, aby napisał biuletyn dla klientów w tym miesiącu. Robiła to już kilka razy i chociaż dobrze pisze, zazwyczaj zajmuje jej kilka dni. Dla niej jest to dobrze znane zadanie o niskim podnieceniu, więc może trochę się zaciąga.

Możesz poprawić jej wydajność, czyniąc zadanie trudniejszym; na przykład, prosząc ją o rozmowę z klientem o biuletyn w tym miesiącu lub dając jej krótszy termin.

Na przeciwległym końcu spektrum znajduje się Daniel. Właśnie powierzyłeś mu generowanie cotygodniowych raportów finansowych Twojej firmy. Wciąż uczy się tego procesu i co tydzień popełnia kilka błędów. Nie pomaga to, że raporty muszą być wypełnione nie później niż w piątek po południu. Przy innych obowiązkach prawie niemożliwe jest dotrzymanie tego terminu.

Jest to przykład nowego i trudnego zadania, które ma również duże podniecenie (z krótkich terminów i złożoności zadań). W takim przypadku chciałbyś zrobić wszystko, aby uwolnić Daniela od innych obowiązków związanych z obniżeniem poziomu stresu, aby mógł poświęcić więcej czasu i energii na naukę generowania raportów finansowych..

Ważne jest, aby skupić się na równowadze, jeśli chodzi o analizę zadań i poziomów stresu. Jeśli nadmiernie zwiększysz pobudzenie przy niewłaściwych zadaniach, skończysz na obniżeniu wydajności.

8. Stosuj strategie zarządzania czasem

Inną strategią, której można użyć do zwiększenia wydajności, jest nauczenie zespołu efektywnych strategii zarządzania czasem. Jedną z popularnych strategii jest technika Pomodoro, opracowana przez Francesco Cirillo pod koniec lat 80.

Technika jest odświeżająco prosta. Korzystając z timera, pracujesz przez określony czas, zwykle 25 minut. Następnie robisz krótką przerwę, zwykle 3-5 minut. Te przerwy są nazywane pomodoros, Włoski dla „pomidora”, nazwanego tak jak zegar w kształcie pomidora, którego Cirillo używał, gdy był studentem.

Po czterech pomodoros robisz dłuższą przerwę, zwykle 15-30 minut.

Strategia działa z kilku powodów. Po pierwsze, tykanie timera pomaga skupić się na zadaniu. Dosłownie słychać upływający czas, który może być niezwykle motywujący. Timer przypomina również o krótkich przerwach. Badania wykazały, że częste przerwy faktycznie zwiększają wydajność.

Badanie opublikowane w czasopiśmie Ergonomics wykazało, że częste, krótkie przerwy, zwłaszcza gdy towarzyszy im rozciąganie, skutkują wyższą produktywnością w porównaniu do robienia mniejszych, dłuższych przerw. Inne badanie, opublikowane w czasopiśmie Work & Stress, wykazało, że częste przerwy na odpoczynek były jednym z najbardziej skutecznych sposobów utrzymania wydajności pracowników.

Ważne jest skuteczne zarządzanie czasem i częste przerwy. Ale to, co robisz ze swoimi przerwami, jest również ważne. Badacze z MIT odkryli, że kiedy pracownicy robili sobie przerwy z kolegami w grupie społecznej, zwiększała się wydajność, a także siła samej grupy społecznej. Możesz więc jeszcze bardziej zwiększyć wydajność, planując przerwy pracownika z tymi, z którymi współpracuje znajomy.

Wydajność może również wzrosnąć, gdy pracownicy wychodzą na zewnątrz, aby cieszyć się promieniami słońca i świeżego powietrza, dlatego zachęcaj członków zespołu do szybkiego spaceru na zewnątrz podczas przerw. To kolejny obszar, w którym możesz najlepiej dawać przykład. Rób częste przerwy i staraj się wyjść na zewnątrz, aby poćwiczyć.

Ostatnie słowo

Zazwyczaj właściciele małych firm nigdy nie mają wystarczająco dużo czasu i pieniędzy, aby zrobić wszystko, co chcą. Ale zwiększenie wydajności nie wymaga dużych inwestycji. Przez większość czasu po prostu wymaga to większej świadomości ze strony właścicieli i menedżerów.

Jeśli jesteś właścicielem firmy, co robisz, aby zwiększyć wydajność swojego zespołu? Jeśli pracujesz dla większej organizacji, co robi Twoja firma, aby zwiększyć wydajność?