14 pytań do wyboru przy wyborze dostawcy płac dla Twojej firmy

Jeśli Twoja firma płaci pracownikom lub kontrahentom - nawet jeśli jest to jednoosobowa firma lub mikrobiznes bez tradycyjnych pracowników innych niż Ty - nadszedł czas, aby spojrzeć na małego dostawcę płac. Potrzebujesz profesjonalnego partnera płacowego, jeśli:

Zdecyduj się na opodatkowanie swojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako korporacji - jest to znane jako wybory S-corp, wspólna legalna struktura biznesowa, która może oferować korzyści podatkowe dla soloprenów i właścicieli małych firm; lub
Zlecać na zewnątrz regularne zadania, projekty lub usługi biznesowe niezależnym kontrahentom, którym płacisz bezpośrednio; i
Nie chcesz zarządzać czasochłonnym i szczegółowym procesem obliczania wydatków płacowych, wykonywania list płac i utrzymywania zgodności z stanowymi i federalnymi wymogami podatkowymi i sprawozdawczymi.

Mając dziesiątki renomowanych dostawców płac, otwartych na biznes, wybór jednego nie jest małym zadaniem. A ponieważ jest to decyzja, którą chcesz podjąć tylko raz, stawki nie są trywialne. Wybierz mądrze, inaczej wrócisz na rynek dostawców płac przedwcześnie.

Kluczowe kwestie do rozważenia przy wyborze dostawcy płac dla małych firm

Oceniając wiele dostępnych opcji przetwarzania wynagrodzeń dla małych firm, sprawdź następujące ważne czynniki, aby upewnić się, że dokonujesz najlepszego wyboru dla swojej firmy i jej pracowników.

1. Czy ma dobrą reputację?

Dostawcy płac o dobrej reputacji zwykle dotrzymują swoich obietnic. Pomimo pozornej prostoty prowadzenie listy płac jest złożonym przedsięwzięciem z dużą ilością ruchomych części za kulisami. Awaria MyPayrollHR, procesora w chmurze, który nagle zamknął się po ostatniej rundzie wycofań pracodawców, to przestroga dla przekonanych pracodawców, że dostawcy płac są wymienni.

Zasiedziałi jak Lista płac QuickBooks od wielu lat dodają i dopracowują funkcje płacowe i kadrowe oraz kultywują niezwykle lojalne obserwacje. Jeśli nie czujesz się komfortowo powierzając najprawdopodobniej najważniejszą funkcję biznesową niezwiązaną z działalnością non-upstartu, która może, ale nie musi, sprostać swoim roszczeniom, zamiast tego sprawdź ugruntowanego gracza.

2. Czy obsługuje obliczanie i płatności podatku od wynagrodzeń?

Zarządzanie podatkami od wynagrodzeń to czasochłonna, zorientowana na szczegóły perspektywa, która napędza niezliczoną liczbę właścicieli firm, którzy w przeciwnym razie zrobiliby własną płacę w ręce dostawców płac. Po co płacić za przetwarzanie listy płac, które nie obejmuje automatycznego obliczania, rejestrowania i płatności podatku od wynagrodzeń?

Jeśli preferowany dostawca płac nie oferuje kompleksowego zarządzania podatkami we wszystkich punktach cenowych, zastanów się, zanim przejdziesz dalej. Przynajmniej wiosna planu, który obejmuje zarządzanie podatkami.

3. Czy jest przyjazny dla urządzeń mobilnych i funkcjonalny dla urządzeń mobilnych??

Rzadka jest aplikacja w chmurze, która nie reklamuje swojej „mobilności”. Aplikacje mobilne mają czysty, większy tekst z przodu i wyraźne ikony, które są czytelne i wyraźne na urządzeniach z małym ekranem, takich jak smartfony. Jest to podstawowa uwaga dla każdego właściciela firmy lub lidera płac, który chce elastyczności w zarządzaniu i wykonywaniu listy płac w drodze.

Jednak łatwość korzystania z urządzeń mobilnych nie jest jedynym czynnikiem uwzględniającym częstych użytkowników urządzeń mobilnych. Jeśli spodziewasz się jakiejkolwiek znaczącej pracy płacowej ze swojego smartfona lub tabletu lub planujesz zatrudnić specjalistę ds. Zasobów ludzkich, aby zrobił to samo, wybierz również dostawcę usług płacowych o doskonałej funkcjonalności mobilnej - nie takiego, którego aplikacja mobilna lub witryna jest bladą imitacją jego w pełni funkcjonalny produkt stacjonarny.

4. Czy zarabia wysokie oceny od użytkowników?

Nie wszyscy dostawcy usług płacowych cieszą się luksusem zasiedziałym lub korzyściami płynącymi z posiadania nazwiska gospodarstwa domowego. Większość nie. Biorąc pod uwagę tylko te procesory z wieloletnimi konsekwentnymi wynikami, możesz przegapić ulepszenia jakości, które robią rzeczy inaczej i lepiej niż zadowoleni operatorzy.

Rozpocznij wyszukiwanie wiarygodnych informacji o nowszych procesorach płac, przeczesując sprawdzone technologie i publikacje biznesowe, w tym Money Crashers, w celu uzyskania bezstronnych recenzji. Uzupełnij opinie ekspertów o opinie pozostawione przez rzeczywistych użytkowników na platformach takich jak Capterra. I sprawdź wzorce skarg z udziałem prokuratorów generalnych i prywatnych arbitrów, takich jak Better Business Bureau.

5. Czy oferuje zintegrowane śledzenie czasu?

Zintegrowane śledzenie czasu zwykle nie stanowi przełomu dla małych firm z pracownikami o jednolitym wynagrodzeniu, którzy są zwolnieni z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe lub dla osób całkowicie zależnych od pracy kontraktowej.

Ma to jednak zasadnicze znaczenie dla pracodawców zatrudniających pracowników na godzinę i podwójnie, gdy pracownicy ci pracują w różnych godzinach w każdym okresie wypłaty. Restauracje i kawiarnie, firmy zajmujące się utrzymaniem nieruchomości oraz wszelkiego rodzaju firmy sezonowe mają duże potrzeby w zakresie pomiaru czasu, które wymagają ścisłej integracji płac.

6. Po skonfigurowaniu automatycznie uruchamia listę płac?

Ręczna lista płac stanowi znaczne obciążenie czasowe dla przedsiębiorstw zatrudniających wielu pracowników i kontrahentów. Zamiast rezygnować ze spędzania godzin na upewnianiu się, że jesteś gotowy do uruchomienia listy płac, wybierz dostawcę płac, który automatyzuje proces po wstępnej konfiguracji. Na przykład wszyscy Lista płac QuickBooks punkty cenowe oferują automatyczną listę płac dla pracowników najemnych z bezpośrednim depozytem, zawsze z opcją wstępnego przeglądu przebiegu i możliwością dodania specjalnej rekompensaty, takiej jak premie i prowizje w razie potrzeby.

7. Czy umożliwia wpłatę bezpośrednią tego samego dnia?

Wszystko inne porusza się teraz szybciej. Dlaczego nie przetworzyć bezpośredniej wpłaty przez dostawcę listy płac?

Dwudniowy standard bezpośredniego depozytu jest prawie tak samo przestarzały jak czek papierowy. Przy bezrobociu zbliżonym do historycznych minimów utalentowani pracownicy szukają usprawiedliwienia. Dla już zaniepokojonych pracowników powolne przetwarzanie płac jest często przysłowiową słomą, która łamie grzbiet wielbłąda. Nie ma powodu, aby kusić los.

W zależności od planu wiodące platformy przetwarzania płac, takie jak QuickBooks Payroll, oferują wpłaty bezpośrednie następnego dnia i tego samego dnia, zmniejszając lub eliminując lukę między wypłatą wypłaty a wpłatą. Jest to funkcja, która pozwala sprzedawać szybkie płatności jako jedną z wielu przyjaznych pracownikom korzyści, które oferujesz nowym pracownikom.

8. Czy dla osób nieprofesjonalnych jest to łatwe?

Nawet jeśli masz środki na zatrudnienie księgowego zatrudnionego w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin, platforma płac opracowana z myślą o osobach niebędących księgowymi będzie ci lepiej służyć. Listy płac łatwo jest skomplikować. Ale to nie jest nauka o rakietach, więc nie ma powodu, aby polegać na podległym lub zewnętrznym dostawcy, aby poruszać się po interfejsie pakietu płac lub interpretować jego raporty.

Przed zakupem planu płac poświęć trochę czasu na przejrzenie treści pomocy dostawcy. Poszukaj obszernych archiwów, filmów instruktażowych, artykułów napisanych przez ekspertów w prostym języku angielskim oraz treści generowanych przez użytkowników. Obejrzyj i przeczytaj tę treść, aby poznać interfejs i możliwości platformy, a następnie zadaj sobie pytanie: czy mogę używać tego oprogramowania do uruchamiania listy płac bez popełniania kosztownego, czasochłonnego błędu obliczeniowego?

9. Czy jest odpowiednio wyceniony??

Lista płac to jeden z obszarów, w którym zwykle więcej się opłaca za produkt wyższej jakości. Innymi słowy, dostajesz za co płacisz tutaj.

Ale nie płać za funkcje i funkcje, których nie potrzebujesz, ani nie płać więcej niż są warte za te, które robisz. Znajdź dostawcę płac, który oferuje wiele opcji planu obejmujących różne punkty cenowe, tym lepiej jest skalować w miarę dodawania pracowników i przyjmować bardziej złożone wyzwania HR.

Oceniając potencjalnych dostawców płac, zwróć szczególną uwagę na ilość i jakość funkcji odpowiednich planów. Porównując plany podstawowe oferowane przez dwóch dostawców, poszukaj rażących przeoczeń lub mile widziane włączenia. Następnie porównaj ich ceny, aby ustalić, która z nich jest lepsza.

10. Czy nowi użytkownicy otrzymują specjalne ceny?

Wielu dostawców listy płac oferuje specjalne ceny dla nowych kont. Bezpłatne okresy próbne, najczęściej trwające 30 dni - a czasem dłuższe - są dość powszechne. Podobnie są dłuższe rabaty. Na przykład, Lista płac QuickBooks oferuje 50% zniżki na trzy miesiące, czyli 45 dni bezpłatnie dla nowych użytkowników, którzy rezygnują z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.

11. Czy to pomaga w raportowaniu nowych pracowników??

Państwowe organy regulacyjne wymagają od firm zgłaszania nowych miejsc pracy wkrótce po ich pojawieniu się. Żaden dostawca listy płac nie składa nowych raportów o zatrudnieniu w Twoim imieniu. Ale wiele z nich zapewnia formularze, które musisz zrobić dokładnie i szybko.

12. Czy gwarantuje wyniki podatkowe od wynagrodzeń??

Lista płac QuickBooks nie jest jedynym dostawcą płac, który automatycznie oblicza, archiwizuje i płaci podatki od wynagrodzeń przy minimalnym wkładzie wymaganym od użytkowników. Ale zasługuje na pochwałę za przyjazną dla klienta funkcję podatkową. Jego gwarancja bez kary podatkowej gwarantuje zwrot opłat karnych IRS i odsetek do 25 000 USD rocznie, gdy przekażesz zawiadomienie podatkowe IRS w ciągu 15 dni od otrzymania.

Niezależnie od drobnego druku, gwarancja zwolnień podatkowych QuickBooks Payroll zapewnia duszy spokój dla właścicieli firm martwiących się o nieostrożność procesora płac powracającego, by je ugryźć. To gest, który powielają niektórzy dostawcy podatków od wynagrodzeń.

13. Czy dostosowuje się do różnych struktur płac i klasyfikacji pracowników?

Dostawca płac nie powinien mieć problemów z dostosowaniem się do potrzeb płacowych przedsiębiorstwa, bez względu na to, jak skomplikowane lub zmienne. Poszukaj dostawców, którzy ułatwiają zmianę takich rzeczy, jak stawki godzinowe pracowników, dodatki za nadgodziny, specjalne stawki wynagrodzenia, status zwolnienia i uprawnienia do premii. Potrzebujesz dostawcy płac, który rozwija się wraz z Twoją firmą, gdy dodajesz i promujesz kontrahentów i pracowników.

14. Czy integruje się z innymi produktami HR lub oferuje bezpośredni dostęp do nich??

Przetwarzanie płac nie jest jedyną potrzebną usługą zarządzania zasobami ludzkimi w miarę ich rozwoju. Bądź o krok przed swoimi planami i unikaj niepożądanych niezgodności między obecnymi a przyszłymi funkcjami HR, wybierając pakiet przetwarzania płac, który płynnie integruje się z innymi podstawowymi produktami HR i księgowymi, takimi jak zarządzanie świadczeniami i zarządzanie wynagrodzeniami pracowników. Poszukaj zachęt do zakupu wielu usług jednocześnie. Lista płac QuickBooks klienci otrzymują 50% zniżki na trzy miesiące, kiedy rejestrują się na przykład w QuickBooks Accounting.

Ostatnie słowo

Twój wybór dostawcy płac będzie miał wymierny wpływ na twój mały biznes. Idealny dostawca listy płac zaznacza większość z tych pól, między innymi:

W pełni przyjazny dla urządzeń mobilnych i funkcjonalny
Łatwość użycia dla nieprofesjonalistów
Doskonała wartość do różnych zastosowań
Funkcje o wartości dodanej, takie jak zintegrowane śledzenie czasu i rozliczanie
Całkowity spokój ducha zarządzania podatkami od wynagrodzeń
Elastyczność i skalowalność dla rozwijających się przedsiębiorstw z mieszanką niezależnych wykonawców oraz pracowników zatrudnionych w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin
Operacja ręczna, w tym automatyczne przetwarzanie listy płac
Funkcje przyjazne pracownikom, takie jak wpłata bezpośrednia tego samego dnia

Są to uzasadnione wymagania dla przedsiębiorstw poszukujących dostawcy usług z pełnym zakresem usług, który dotrzymuje swoich obietnic.

Niektóre firmy mają także inne czynniki niepodlegające negocjacjom również dla potencjalnych dostawców płac. Nie bój się naciskać na kontakty handlowe, aby wyjaśnić, w jaki sposób mogą one zaspokoić Twoje potrzeby. Jeśli naprawdę chcą twojej firmy, dołożą wszelkich starań, aby to osiągnąć.

Czy masz preferowanego dostawcę płac dla małych firm? Jaka jest twoja ulubiona rzecz w tym??