14 wskazówek, jak zwiększyć wydajność i unikać rozpraszania uwagi podczas pracy w domu

Pracuję w domu przez ostatnie osiem lat. I chociaż zdecydowanie czuję się teraz komfortowo, na początku było wiele narastających bólów. Kiedyś zamknąłem się w łazience, aby mieć nieprzerwane połączenie konferencyjne z klientem - niezupełnie uosobienie profesjonalizmu. Jeśli jednak poświęcisz czas na przygotowanie się do pracy w domu i stworzenie atmosfery sprzyjającej profesjonalizmowi i wydajności, zbudowanie dobrze prosperującej kariery jest więcej niż możliwe.

Wskazówki dotyczące wydajności w pracy w domu

Utrzymanie zadania w obszarze roboczym obejmującym dzieci, natychmiastowy dostęp do sieci społecznościowych i nieskończoną liczbę rozrywek może być trudne. Oto kilka porad i wskazówek, które wybrałem po prawie dekadzie pracy w domu.

1. Utwórz dedykowaną powierzchnię biurową

W pracowitym domu może być zbyt łatwo pozwolić dzieciom odłożyć pracę domową na biurku lub bawić się na komputerze, ale nie tworzy to profesjonalnej atmosfery. Jeśli Twój dom jest wystarczająco duży, aby pomieścić cały pokój przeznaczony wyłącznie do pracy, jesteś jednym ze szczęśliwych. Jeśli nie, po prostu ustal obszar, w którym możesz korzystać z komputera, rozmawiać przez telefon i przechowywać ważne dokumenty.

Ale nawet jeśli jesteś sam w domu, posiadanie dedykowanej powierzchni biurowej ma sens - nie tylko po to, abyś był skupiony, ale także aby zaoszczędzić pieniądze na podatkach. Aby ubiegać się o odliczenie podatku od biura domowego, zmierz swoją dedykowaną powierzchnię biurową i oblicz procent domu, który reprezentuje (biuro o powierzchni 200 stóp kwadratowych w domu o powierzchni 2000 stóp kwadratowych byłoby 10%). Następnie możesz odliczyć ten procent kosztów związanych z twoim domem, takich jak narzędzia i ulepszenia domu.

Jednak, aby kwalifikować się do odliczenia od biura domowego, musisz korzystać z biura wyłącznie i regularnie w celach biznesowych. Jeśli używasz go tylko przypadkowo lub dzielisz go z całą rodziną, nie kwalifikuje się już. W przypadku dalszych pytań skonsultuj się z doradcą podatkowym specjalizującym się w podatkach dla małych firm.

2. Zainwestuj w swoje biuro

Ważne jest, aby domowe miejsce pracy miało wszystkie akcesoria, których można oczekiwać w profesjonalnym biurze. Oczywiście to, co każda osoba uważa za konieczne, różni się w zależności od gustu i zawodu. Niektóre elementy, które możesz rozważyć, to:

• Niezawodny, dedykowany komputer
• Wysokiej jakości połączenie internetowe
• Telefon służbowy stacjonarny lub telefon służbowy
• System archiwizacji
• Ogólne materiały biurowe (najlepsze oferty) - kupuj je w sklepach w szkole
• Dobra drukarka
• Wygodne meble do domowego biura, w tym krzesło biurowe

Bawienie się przestarzałym komputerem lub bieganie do drukarni może kosztować czas i wydajność. A jeśli jesteś samozatrudniony, możesz odliczyć wszystkie przedmioty zakupione do biura domowego od podatków na ten rok. Pamiętaj tylko, aby zachować swoje rachunki.

3. Utwórz codzienną listę rzeczy do zrobienia

Ustalanie priorytetów jest ważne w biurze, a nieskończenie ważniejsze podczas pracy w domu. Bez szefa spoglądającego przez ramię lub kolegów, którzy odrzucają pomysły, od Ciebie zależy, czy uporządkujesz listę rzeczy do zrobienia. Pomoże ci utrzymać się na drodze i uniknąć przytłoczenia.

Szybko zanotuj, co należy zrobić w danym dniu roboczym, a następnie ponumeruj każdą pozycję w kolejności pierwszeństwa. Kiedy dzień się skończy, natychmiast przenieś wszystko, czego nie osiągnąłeś, na listę następnego dnia, aby upewnić się, że nic nie prześlizguje się przez pęknięcia.

Możesz także wypróbować niektóre aplikacje i narzędzia, aby zachować kontrolę. Lubię Teuxdeux do tworzenia list i ustalania ich priorytetów, a także do robienia notatek online. Jeśli wolisz zarządzać swoją listą rzeczy do zrobienia za pomocą smartfona, Remember the Milk współpracuje z Siri, umożliwiając tworzenie list za pomocą głosu zamiast wpisywania ich. Lub wypróbuj Zrób to jutro, dostępny na iOS i Androida. Pomaga zaplanować listę rzeczy do zrobienia z jednodniowym wyprzedzeniem, więc nic nie zostanie cofnięte - nawet jeśli dziś nie możesz się do niej dostać.

4. Zaangażuj swoją rodzinę

Jeśli masz dzieci w domu, potrzebujesz współpracy wszystkich, jeśli dotyczy to Twojej kariery. Zadzwoń na spotkanie rodzinne i wyjaśnij swoim dzieciom, że musisz się skoncentrować w godzinach pracy - i poproś małżonka o pomoc w zapewnieniu rozrywki i zajęcia dzieciom. Praca w domu staje się pracą zespołową, gdy prosisz wszystkich, aby zrobili wszystko, aby pomóc Ci pozostać produktywnym.

Jedna rodzina, którą znam, używa „systemu świateł stopu”. Rodzic pracujący w domu umieszcza czerwone, żółte lub zielone kółko na drzwiach biura w zależności od tego, co dzieje się tego dnia: zielony oznacza, że ​​przychodzi od razu, żółty oznacza najpierw zapytać, a czerwony oznacza, że ​​nie przeszkadza. Sprawia, że ​​wydajność jest rodzajem gry dla dzieci w bardzo wizualny i łatwy do zrozumienia sposób.

Ale nawet jeśli nie masz dzieci, być może będziesz musiał poinformować o potrzebie spokojnego środowiska pracy. Jeśli małżonek lub partner pracuje w bardziej tradycyjnym otoczeniu, pomysł na biuro domowe może wydawać się swobodny, powodując hałas i zakłócenia podczas próby koncentracji. Ustaw podstawowe zasady dla swojego miejsca pracy, takie jak pukanie przed przyjściem do biura lub przestrzeganie spokojnego czasu między określonymi godzinami.

5. Pozostań przy zadaniu

Sprawdzanie adresu e-mail jest koniecznością podczas telepracy, szczególnie jeśli jest to ulubiona metoda komunikacji twoich kolegów. Jednak ciągłe klikanie tej karty e-mail może utrudniać własne projekty i zakłócać przepływ pracy.

Zamiast tego zamknij e-mail, wyłącz wszystkie powiadomienia telefoniczne i sprawdzaj wiadomości oraz sieci społecznościowe tylko o wyznaczonych porach w ciągu dnia. Nawet jeśli sprawdzasz co 30 minut, nadal zyskujesz solidny, nieprzerwany czas pracy. Inną opcją utrzymania czystej skrzynki odbiorczej i zapominania o wiadomościach osobistych jest ustanowienie oddzielnego adresu e-mail tylko do pracy oraz staranie się odpowiednio czytać, sortować i odpowiadać na korespondencję.

Jeśli masz skłonność do sprawdzania swoich ulubionych stron internetowych, kiedy powinieneś pracować, spróbuj użyć LeechBlock, rozszerzenia, które pozwala „zablokować” witryny o ograniczonym czasie między pewnymi godzinami - możesz nawet ustawić „dozwolone” godziny zameldowania, takie jak jak pięć minut Facebooka po 45 minutach pracy. Obecnie LeechBlock działa tylko w przeglądarce Firefox, ale inne przeglądarki mają podobne rozszerzenia - WasteNoTime dla Safari i StayFocusd dla użytkowników Chrome.

6. Użyj dedykowanej przeglądarki

Na komputerze mam dwie różne przeglądarki: jedną do pracy i jedną do swobodnego surfowania. Zwykła przeglądarka internetowa jest pełna rozrywek, od otwartych kart po zakładki, powiadomienia e-mail i wiadomości. Kiedy mam wolny czas, korzystam z przeglądarki do surfowania, dzięki czemu mogę szybko sprawdzić swoje ulubione strony i połączyć się z innymi.

Z drugiej strony moja przeglądarka robocza jest prawie zupełnie pusta. Trzymam tylko zakładki związane z pracą i wyposażam je w aplikacje i rozszerzenia, które pomagają mi pozostać produktywnym. Rezultatem jest możliwość dostępu do Internetu bez rozpraszania przez śmieszne filmy lub kanały społecznościowe.

7. Zorganizuj się

Kiedy pracujesz w domu, twoja praca może stać się bardziej stresująca. Nagle walczysz między życiem domowym a zawodowym, a napięty harmonogram może zakłócić przebieg pracy. Oznacza to, że musisz zrobić wszystko, aby zoptymalizować i zorganizować biuro domowe.

Zorganizowanie się przed siadaniem przy biurku może sprawić, że będziesz mniej zestresowany i bardziej produktywny przez cały dzień. Jedną z moich ulubionych aplikacji do zachowania porządku jest Evernote, aplikacja na iOS, Android i Windows. Umożliwia przechowywanie pomysłów, notatek, zdjęć i przypomnień w jednym miejscu, dzięki czemu idealnie nadaje się na „eurekę”, gdy nie ma Cię przy biurku.

Utrzymanie czystości biura sprzyja również utrzymywaniu kontroli nad wszystkim. Organizując i archiwizując luźne dokumenty, poświęcisz mniej czasu na ich wyszukiwanie, gdy przyjdzie czas, kiedy ich potrzebujesz. Szafka na dokumenty kosztuje około 50 USD i to więcej niż zwrot pieniędzy za zaoszczędzony czas i zwiększoną wydajność. Sprawia również, że środowisko pracy jest znacznie przyjemniejsze.

8. Utwórz ustawione godziny

Nie zawsze łatwo jest wyraźnie oddzielić życie domowe od życia zawodowego, gdy komputer znajduje się zaledwie kilka metrów od hotelu. Najlepszym sposobem radzenia sobie z wypaleniem zawodowym jest stworzenie harmonogramu. Chociaż całkowite zignorowanie pracy po godzinach może być niemożliwe, zwłaszcza jeśli pracujesz jako wolny strzelec i masz ściśle określone terminy, zawsze możesz ustalić priorytety. Ustaw regułę, że godziny pracy są od 9:00 do 17:00, a następnie odpowiadasz tylko na pilne wiadomości e-mail.

Jeśli praca wymaga śledzenia godzin, aplikacja taka jak Toggl może być bardzo pomocna. Zwraca uwagę na czas pracy i umożliwia wysyłanie aktualizacji i arkuszy czasu do przełożonych. Ale nawet jeśli nie musisz oddawać godzin, może to zwiększyć produktywność, informując Cię, ile czasu spędziłeś na projekcie i ile czasu spędziłeś na surfowaniu po sieci.

Pamiętaj tylko, że planując harmonogram pracy, powinieneś również planować przerwy i posiłki. Są integralną częścią zachowania twojego zdrowia psychicznego. Przerwa poranna, posiłek w południe i przerwa popołudniowa - nawet jeśli to tylko po to, aby odpocząć i odwiedzić ulubione strony internetowe - może pomóc Ci pozostać skupionym i uniknąć zejścia z trasy, gdy powinieneś pracować.

9. Jedz w kuchni

Jedzenie przy biurku może wydawać się bezproblemowe, gdy pracujesz w domu, ale uważam, że jeśli zatrzymam przekąskę przy komputerze, wkrótce rozproszy mnie jedzenie. Ponieważ jest prawie niemożliwe, żebym pracowała, gdy jedna ręka przenosi jedzenie do ust, zwykle używam go jako wymówki, aby przestać pracować i zamiast tego surfować.

Najlepszym rozwiązaniem jest uczynienie z domowego biura strefy bez żywności. Trzymaj pod ręką butelkę z wodą lub filiżankę kawy, aby szybko popijać, ale zostaw główne jedzenie w kuchni lub jadalni. W ten sposób dostajesz zasłużoną przerwę, ale kiedy wracasz do biurka, jesteś gotowy do pracy.

10. Zainwestuj w słuchawki

Kilka lat temu mój mąż kupił mi na święta słuchawki z redukcją szumów. Dopóki nie zacząłem nosić ich do pracy, nie zdawałem sobie sprawy, jaki to był troskliwy i bezcenny prezent.

Pomyśl o wszystkich hałasach domowych, które mogą zakłócać twoją koncentrację. Dzwoniący telefon, głośny telewizor, bawiące się dzieci, dzwonek do drzwi, a nawet regularne rozmowy mogą sprawić, że stracisz rozum lub frustrację. A ponieważ nie jest możliwe (ani uczciwe) oczekiwanie, że cały hałas po prostu przestanie działać podczas pracy, słuchawki z redukcją szumów to kolejna najlepsza rzecz.

Emitują częstotliwość, która pomaga tłumić regularne hałasy domowe, i są szczególnie skuteczne w połączeniu z muzyką. Podobnie White Noise Lite może być również ratownikiem. Po prostu podkręć dźwięki oceanu, aby lepiej skupić się na pracy, gdy jesteś w „strefie”. Słuchawki działają również jako świetny wskaźnik dla mojej rodziny - jeśli są włączone, oznacza to, że mama pracuje i nie powinna się tym przejmować.

11. Użyj udostępniania plików w chmurze

Praca zdalna może oznaczać ciągłe udostępnianie plików między domem a biurami firmy. Chociaż można przesyłać wiadomości e-mail w tę iz powrotem, załączniki mogą zgubić się w tasowaniu, szczególnie jeśli regularnie aktualizujesz kopie.

Doskonałym rozwiązaniem jest oparta na chmurze usługa udostępniania plików, taka jak Dropbox, Dysk Google lub Trello. Dzięki możliwości aktualizacji w czasie rzeczywistym udostępnianie plików prawie całkowicie eliminuje problem pracy z nieaktualnymi dokumentami. Możesz nawet zastąpić przeszłe pliki, aby zmniejszyć zamieszanie, umożliwiając dostęp współpracownikom, szefowi lub klientom. Utrzymuje również skrzynkę odbiorczą wolną od ogromnych plików, które zajmują znaczną przestrzeń.

12. Prowadź nienaganny kalendarz

Bycie obecnym przez cały dzień może oznaczać mnóstwo wielozadaniowości, na przykład zapraszanie dzieci na spotkania lub spędzanie czasu na lunch przez telefon. Solidny kalendarz pomaga uniknąć nadmiernego planowania i podwójnej rezerwacji. Użyj Microsoft Outlook, Worktime na iOS lub My Work Schedule na Androida - lub po prostu kalendarza na smartfonie.

Ponadto próba synchronizacji z kolegami i klientami może być uciążliwa, gdy nie pracujesz razem w fizycznym biurze. Skonfiguruj spotkania ze współdzielonym kalendarzem Google. Możesz się zameldować i wybrać przedział czasowy, który będzie odpowiedni dla wszystkich. Możesz również wysyłać zaproszenia i potwierdzenia.

13. Poproś o pomoc

Nie musisz tego robić sam. Zatrudnij opiekunkę dla swoich dzieci lub rozważ zatrudnienie asystenta lub gospodyni domowej, aby zmniejszyć zakres obowiązków i utrzymać koncentrację. Zawsze wynajmuję pomocnika matki na kilka godzin każdego dnia w lecie, kiedy moje dzieci są na przerwie szkolnej. Dostaję trochę nieprzerwanego czasu pracy, a moje dzieci wymagają dodatkowej uwagi, jakiej potrzebują.

Niezależnie od tego, czy masz dzieci, czy latasz samotnie, praca w domu oznacza, że ​​stale przypominasz sobie o wszystkich obowiązkach, które musisz wykonać, co dodatkowo stresuje tradycyjną pracę biurową. Jeśli czujesz, że jesteś w tyle, poproś partnera, aby włączył się i przejął obowiązki, które najbardziej Cię rozpraszają. Możesz być bardziej produktywny, jeśli skupisz się w 100% na pracy, a nie na brudnych naczyniach w zlewie lub na sprawach, które musisz uruchomić.

14. Wyjdź i towarzysko

Naprawdę łatwo jest praktycznie przykleić się do krzesła biurowego, zwłaszcza gdy jest wygodnie umieszczone w pobliżu kuchni i łóżka - w końcu czego jeszcze potrzebujesz? Jednak jeśli pracujesz w domu, ważne jest, abyś starał się wyjść z domu i regularnie spotykać z przyjaciółmi.

Niezależnie od tego, czy bierzesz udział w lunchu w biurze, na targach pracy lub kongresie branżowym, czy nawet spotykasz się z grupą innych profesjonalistów pracujących w domu, możesz być bardziej produktywny po spędzeniu czasu z dala od pracy. Co więcej, możesz zbierać wskazówki i pomysły od innych profesjonalistów, takich jak ty.

Jeśli czujesz, że jesteś zbyt zajęty, aby wyjść z domu i nawiązać kontakt z innymi, rozważ to jako część pracy i ołówka z dala od biurka jako spotkanie. Nawet jeśli idzie to na siłownię na pół godziny, prawdopodobnie poczujesz się bardziej ludzki, kiedy będziesz mógł zrobić sobie przerwę, wyjść na zewnątrz i porozmawiać z ludźmi w ciągu dnia.

Ostatnie słowo

Chociaż praca w domu ma wiele zalet, z pewnością może być trudna, jeśli nie będziesz przygotowany na jej wyzwania. Testując wody i sprawdzając, co naprawdę pomaga ci dotrzymywać kroku i wykonywać zadania, możesz zmienić domowy koncert w opłacalną karierę - taką, która oferuje to, co najlepsze zarówno w świecie zawodowym, jak i osobistym.

Pracujesz w domu Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące wydajności?