Co to jest elastyczne konto wydatków (FSA) - zasady i wydatki kwalifikowalne

Elastyczne rachunki wydatków (FSA), znane również jako „stołówki” lub plany sekcji 125, zostały początkowo utworzone w 1978 r. I były kilkakrotnie zmieniane w kolejnych latach. Szacuje się, że 33 miliony pracowników korzysta z FSA w celu pokrycia dodatkowych wydatków medycznych, takich jak współpłacenie ubezpieczenia zdrowotnego i odliczenia.

Przepisy pozwalają pracodawcom na tworzenie preferencyjnych podatkowo planów świadczeń w celu zwrotu pracownikom kosztów kwalifikowanych kosztów opieki medycznej lub opieki zależnej. Celem tych przepisów jest umożliwienie pracownikowi wykorzystania dolarów przed opodatkowania na pokrycie kosztów osobistych lub rodzinnych, od opieki medycznej i dentystycznej, po grupowe ubezpieczenie na całe życie i opiekę zależną. Niektóre firmy ustanowiły również plany FSA zatwierdzone na podstawie innej sekcji IRS (26 USC § 132) w celu pokrycia kosztów transportu lub pracownika podróży związanych z dojazdem do pracy i z pracy.

Jak działają elastyczne konta wydatków

Pracodawcy zazwyczaj ustanawiają FSA zgodnie z umowami o obniżenie wynagrodzenia między pracownikiem a firmą, w których pracownik albo obniża swoje wynagrodzenie, albo zgadza się zrezygnować z przyszłego wzrostu wynagrodzenia w zamian za to, że pracodawca płaci określone koszty na rzecz pracownika. Uzgodniona obniżka, która zmniejsza dochód brutto z wypłaty pracownika, nie jest uważana za wynagrodzenie w federalnym lub stanowym podatku dochodowym i nie podlega FICA ani FUTA (federalny podatek od bezrobocia).

W efekcie składka na FSA zmniejsza dochód o kwotę składki, a w konsekwencji o kwotę podatków, które jesteś winien od dochodu. Chociaż dochód podlegający opodatkowaniu zmniejsza się o kwotę składki, nie ma to wpływu na dochód podlegający wydatkom. Musisz jednak wydać wszystkie pieniądze z konta, ponieważ wszelkie pozostałe środki zostaną utracone. Jeśli roczna stawka podatku dochodowego wynosi 30% (łącznie podatek federalny i stanowy), zapisanie się do FSA pozwoli Ci zaoszczędzić 30 USD za każde 100 USD wpłacone na konto.

Rekrutacja

Pracownicy mogą zasadniczo zapisać się do planu FSA swojej firmy albo po rozpoczęciu pracy, albo w określonym otwartym okresie rekrutacyjnym ustalonym przez pracodawcę, zazwyczaj pod koniec roku. Ty jesteś nie dozwolone jest dokonywanie zmian w wysokości kwoty odłogowania, chyba że nastąpi zmiana w osobistym statusie finansowym, np. nowe narodziny w rodzinie, śmierć, adopcja, małżeństwo, rozwód lub zmiana zakresu ubezpieczenia. Z tego powodu ważne jest, aby poświęcić czas na przeanalizowanie swojej sytuacji osobistej i podjęcie najlepszych decyzji dotyczących prawdopodobnego przyszłego dochodu, przewidywanych wydatków na życie, stanu zdrowia i sytuacji rodzinnej.

Wykorzystanie funduszy

W przeciwieństwie do kont oszczędnościowych (HSA), które zostały utworzone w 2003 r., Niewydane fundusze w FSA nie zostaną przeniesione na następny rok, jeśli nie zostaną wydane. Wszelkie fundusze w FSA pod koniec roku przepadają. Przepis ten jest znany jako zasada „wykorzystaj lub strać”. Podczas gdy niektóre firmy dodały okres karencji wynoszący dwa i pół miesiąca w następnym roku na późniejsze wydatki, wymóg wydania całej salda funduszu w jednym ograniczonym okresie ograniczył popularność FSA, ponieważ jest to trudne dla większości ludzi, aby dokładnie zaplanowali wydatki na nadchodzący rok.

85% dużych firm oferuje FSA opieki zdrowotnej. Jednak zgodnie z badaniem Kongresowej Służby Badawczej z 10 maja 2011 r. Tylko 22% kwalifikujących się uczestników faktycznie się zapisało, co stanowi średni wkład mniejszy niż 1500 USD rocznie - znacznie poniżej średniego maksymalnego limitu wkładu wynoszącego 5000 USD. Starając się zachęcić do większego uczestnictwa, IRS prosi o komentarze dotyczące modyfikacji zasady „wykorzystaj lub strać”, aby niewykorzystane środki mogły być przenoszone i gromadzone z roku na rok, podobnie jak HSA. Mamy nadzieję, że zmiana umożliwiająca przeniesienia i akumulację w FSA nastąpi na początku 2013 r.

Do czasu udostępnienia rolowania wszelkie utracone środki pozostające na rachunku są zwracane pracodawcy, ponieważ technicznie są i tak uważane za aktywa pracodawcy. Większość pracodawców wykorzystuje zwrócone środki, aby pokryć koszty administracji FSA, chociaż przepisy IRS zezwalają pracodawcom również na wykorzystanie tych środków do:

• Zmniejsz odliczoną kwotę uczestników konta w nadchodzącym roku. W takich przypadkach uczestnicy konta otrzymają kwotę premii, która nie została odjęta od ich wynagrodzenia, ale jest dostępna do wydania w nowym roku.
• Zwiększ roczną kwotę ubezpieczenia dla wszystkich uczestników FSA na nadchodzący rok.
• Podział środków proporcjonalnie na wszystkich uczestników funduszu jako dochód podlegający opodatkowaniu.

Musisz przeczytać szczegółowe informacje na temat opisu konta i administracji, aby ustalić, w jaki sposób pracodawca obsługuje przepadłe środki w planie firmy.

Wymagania do utworzenia FSA

Tylko twój pracodawca może założyć i zarządzać FSA na podstawie kodu IRS, z zastrzeżeniem szczegółowych zasad. Wytyczne obejmują wymagania dotyczące dokumentów prawnych, w tym opis planu, korzyści dla uczestników, kwalifikowalność i niedyskryminację oraz administrację planu po jego ustanowieniu. Pracodawcy ponoszą odpowiedzialność powierniczą i prawną, aby zapewnić fundusze zatrudnionym pracownikom, gdy zostaną o to poproszeni; niedostarczenie tych środków może skutkować surowymi karami cywilnymi i być może karnymi.

Administracja FSA jest złożona, a błędy, pominięcia lub niezgodność z regułami mogą być kosztowne. Przepisy dotyczące poufności dokumentacji medycznej (wyszczególnione w Zasadach Prywatności HIPAA) wpływają na FSA opieki zdrowotnej i komplikują administrację, intensyfikując korzystanie z solidnych systemów oprogramowania i szeroko zakrojonych zabezpieczeń. W związku z tym większość pracodawców zleca zakładanie, marketing, planowanie komunikacji, wymagane zgłoszenia i administrację niezależnym stronom trzecim.

Rodzaje kont FSA

FSA można ustanowić w celu pokrycia wydatków na opiekę nad dziećmi (zależnymi) lub wydatków na opiekę zdrowotną. Jeśli twój pracodawca oferuje program, który obejmuje oba FSA, możesz zapisać się na jeden lub oba FSA poprzez osobne zapisy i zidentyfikowane obniżki odszkodowania dla każdego.

Te dwa typy są pod pewnymi względami podobne, ale różnią się pod względem celu, wysokości dopuszczalnego wkładu każdego roku i wydatków kwalifikowanych:

Opieka zdrowotna FSA

• Cel, powód: Rachunek jest ograniczony do pokrycia kosztów leczenia i opieki zdrowotnej nieopłaconych przez ubezpieczenie - zwykle odliczeń, współpłatności i ubezpieczenia dla planu opieki zdrowotnej zapewnianego przez pracodawcę. Zasadniczo dozwolone są wszelkie wydatki medyczne, które można odliczyć od dochodu brutto z tytułu podatków.
• Roczny limit składek: Przed uchwaleniem Ustawy o ochronie pacjentów i przystępnej cenie (APA) nie było ustawowego ograniczenia kwoty funduszy, które pracodawca mógłby wnieść do FSA. Pracodawcy, którzy zakładają rachunki, mogą jednak ograniczyć składki pracowników w ciągu jednego roku; kilka planów dopuszcza roczny wkład przekraczający 5000 USD. APA ogranicza roczne składki do 2 500 USD na pracownika (przyszłe maksymalne kwoty będą indeksowane do inflacji) od 2013 r.
• Natychmiastowa dostępność środków: Całkowita kwota, którą zgadzasz się wnieść do FSA w nadchodzącym roku, jest dostępna pierwszego dnia tego roku. Innymi słowy, jeśli zgodzisz się na zmniejszenie swojego dochodu o 2400 USD w nadchodzącym roku na uczestnictwo w koncie, pełne 2400 USD będzie dostępne na kwalifikowane wydatki 1 stycznia, nawet jeśli Twoja wypłata zostanie zmniejszona o 200 USD w każdym z poniższych 12 miesięcy w roku. Ten aspekt FSA stanowi zakładane ryzyko pracodawcy, ponieważ nie możesz pozostać w firmie przez pełne 12 miesięcy potrąceń. Wszelkie kwoty przekraczające faktyczne składki będą na koszt pracodawcy. Jest to jeden z powodów, dla których mniejsi pracodawcy lub firmy o wysokich obrotach niechętnie oferują FSA opieki zdrowotnej.
• Koszty kwalifikowalne: Plany te mają zasadniczo pokryć Twoje ogólne wydatki medyczne, dentystyczne, związane z widzeniem i apteką. W 2011 r. Zmieniono prawo, aby ograniczyć to ostatnie do leków wymagających recepty; to robi nie obejmują leki dostępne bez recepty. Na szczęście istnieje szeroka gama zabiegów i sprzętu, które kwalifikują się, jeśli jest to konieczne z medycznego punktu widzenia. Publikacja IRS 502 zawiera szczegółową listę wydatków, które są kwalifikowalne i niekwalifikowalne, a także wyjaśnienie tego, co uważa się za „konieczne z medycznego punktu widzenia” oraz dokumenty wymagane do udowodnienia takiego statusu.
• Podawanie: Wielu pracodawców wydaje karty debetowe pracownikom planującym FSA pokrycie wszystkich kwalifikujących się wydatków. Niektórzy wymagają również, aby pracownicy korzystający z kart przedstawili w planie szczegółowe pokwitowania, aby zweryfikować uprawnienia. Na szczęście metoda płatności i wymogi rachunkowe nie są uciążliwe dla większości uczestników FSA i nie powinny determinować decyzji o uczestnictwie w planie.
• Koordynacja z kontem oszczędnościowym opieki zdrowotnej: Ogólnie rzecz biorąc, nie można uczestniczyć zarówno w FSA opieki zdrowotnej, jak i koncie oszczędnościowym opieki zdrowotnej (HSA). Istnieją jednak wyjątki i szczegółowe zasady, które mogą mieć wpływ na Ciebie. Na przykład FSA lub HSA mogą być ograniczone wyłącznie do usług związanych ze wzrokiem, stomatologią i / lub profilaktyką, eliminując możliwość „podwójnego zanurzenia”. Musisz porozmawiać z działem zasobów ludzkich i księgowym swojej firmy, aby upewnić się, że bezpiecznie poruszasz się po zasadach regulujących oba typy kont.

Opieka zależna FSA

• Cel, powód: Wydatki w tego typu FSA są ograniczone do kosztów opieki dziennej podlegających odliczeniu od podatku poniesionych na opiekę nad dziećmi na utrzymaniu lub seniorem, który mieszka z tobą i który jest uważany za „zależny” od Twojej osobistej deklaracji podatkowej. Dotyczy to dzieci w wieku poniżej 13 lat, a także dzieci i dorosłych, którzy fizycznie lub psychicznie nie są w stanie samodzielnie.
• Roczny limit składek: Roczna składka jest ograniczona do 5000 USD rocznie na gospodarstwo domowe, bez względu na liczbę ubezpieczonych osób na utrzymaniu. Kwota wypłacona przez pracodawcę w Twoim imieniu nie jest ograniczona do potrąconych wynagrodzeń, ale wszelkie kwoty wypłacone przez pracodawcę przekraczające 5000 USD zostaną przypisane jako dochód na koniec roku i będą podlegały podatkom. Na przykład pracodawca może wyrazić zgodę na wypłacanie 1000 USD miesięcznie za opiekę nad dzieckiem, nawet jeśli kwota, która może zostać wyłączona z dochodu brutto dla celów podatkowych, jest ograniczona do 5000 USD rocznie (lub 2500 USD dla pracowników pozostających w związku małżeńskim składających osobne deklaracje). W rezultacie nadwyżka w wysokości 7 000 USD stanowiąca różnicę między 12 000 USD zapłaconymi przez pracodawcę a maksymalnym wykluczeniem w wysokości 5 000 USD zostanie zgłoszona jako dochód podatkowy, FICA i FUTA. W przypadku małżeństwa oboje małżonkowie muszą pracować, aby skorzystać z FSA na utrzymaniu (chyba że nie zarabiający małżonek jest niepełnosprawny lub studentem stacjonarnym).
• Ograniczona dostępność funduszy: W przeciwieństwie do FSA opieki zdrowotnej, zależny FSA nie jest „finansowany z góry”. Twój pracodawca wypłaca tylko środki, które zostałyby pobrane z wypłaty, gdybyś nie dokonał wyborów. Na przykład, jeśli zgodziłeś się zmniejszyć swój dochód o 400 USD każdego miesiąca, zależna FSA zapewniłaby zwrot kosztów kwalifikowalnych w wysokości 400 USD każdego miesiąca, nawet jeśli rzeczywiste wydatki byłyby większe.
• Koszty kwalifikowalne: Celem FSA jest zasadniczo pokrycie wydatków poniesionych w celu utrzymania pracy - a nie wydatków, bez względu na to, jak korzystne, godne lub uzasadnione dla osoby pozostającej na utrzymaniu. Na przykład koszty opieki nad dzieckiem w domu lub w domu innej osoby podczas pracy są kwalifikowalne; koszty opieki nad dzieckiem w dowolnym innym czasie w innym celu nie są. Płaca gospodyni domowej nie jest kwalifikowalna; część wynagrodzenia gospodyni domowej za czas, w którym dba o osobę pozostającą na utrzymaniu jest wybieralny. Koszty przedszkola to zatwierdzony wydatek, a czesne w przedszkolu nie. Publikacja IRS 503 wyszczególnia i wyjaśnia zatwierdzone i niezatwierdzone wydatki.
• Podawanie: Większość FSA zależnych od opieki funkcjonuje jako konta refundacyjne, w przeciwieństwie do FSA opieki zdrowotnej, które często dokonują płatności bezpośrednio na rzecz świadczeniodawców. Każda administracja planu jest inna i może wymagać różnych formularzy zwrotu i rachunków. Jeśli rozważasz zapisanie się na zależne elastyczne konto wydatków, skontaktuj się z działem zasobów ludzkich i / lub administratorem konta, aby upewnić się, że rozumiesz i przestrzegasz wymagań planu zwrotu kosztów.
• Koordynacja z federalnymi i stanowymi ulgami podatkowymi: Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi istnieje wiele ulg podatkowych, które pomagają w pokryciu wydatków dziecka lub osoby starszej, o którą ubiegają się osoby będące na utrzymaniu. Ulga podatkowa na opiekę nad dziećmi i na utrzymaniu zapewnia maksymalne federalne ulgi podatkowe do wysokości 2100 USD na rodzinę pod pewnymi warunkami, podczas gdy ulga podatkowa na dziecko zapewnia do 1000 USD ulgi na każde kwalifikujące się dziecko na podstawie twojego dochodu. Możliwe jest skorzystanie z obu kredytów i wykorzystanie zależnego FSA. Możesz jednak skonsultować się z księgowym lub CPA, aby uniknąć pomyłki w dochodzeniu któregokolwiek z nich i ponoszeniu możliwych kar.

Im wyższy dochód, tym większa korzyść, którą możesz otrzymać, koordynując wykorzystanie różnych dostępnych kredytów i wyłączeń. Nie jest to kwestia ani, ani, jak zmaksymalizować korzyści każdego z nich na twoją korzyść.

FSA lub HSA?

Wraz ze wzrostem wydatków na opiekę zdrowotną programy pomocy Amerykanom w pokryciu tych wydatków stale się zmieniają, podobnie jak dostępne strategie maksymalizacji korzyści. Podczas gdy poniższe warunki mogą zasadniczo pomóc w podjęciu decyzji o wdrożeniu lub zmianie jednego planu na inny, nie ma substytutu dobrej osobistej porady finansowej od wykwalifikowanego profesjonalnego doradcy inwestycyjnego lub ubezpieczeniowego.

1. Jeśli twój pracodawca nie oferuje FSA, jedyną opcją jest HSA, w której udział pracodawcy nie jest wymagany.
2. Jeśli masz więcej niż 65 lat, nie możesz odliczyć składek na ubezpieczenie zdrowotne w HSA. Można je jednak odliczyć w FSA.
3. Jeśli nie masz ubezpieczenia zdrowotnego (warunek, który pilnie zalecam, abyś zmienił), nadal możesz uczestniczyć w FSA. Warunkiem ustanowienia HSA jest zakup polisy ubezpieczeniowej na koszty leczenia o wysokiej wartości.
4. Jeśli masz trudności z prognozowaniem wydatków na opiekę zdrowotną w nadchodzącym roku, zasadnicze znaczenie ma przepis „skorzystaj lub strać” mający obecnie wpływ na FSA. Konto oszczędnościowe na opiekę zdrowotną pozwala na przeniesienie środków, które nie zostały wydane w ciągu jednego roku na następny rok, w ten sposób gromadząc saldo, które można wykorzystać w późniejszych latach.
5. Jeśli chcesz pokierować inwestycją swojego wkładu lub uzyskać z niego zwrot, musisz skorzystać z HSA. Zyski z poszczególnych sald funduszy nie są dozwolone przez FSA.

Ostatnie słowo

Odnosząc się do sprawy Gregory przeciwko Helveringowi z 1935 r., Amerykański sędzia Court of Appeals, Learned Hand napisał słynne: „W kółko sądy oświadczyły, że nie ma nic złego w organizowaniu takich spraw, aby utrzymać podatki na jak najniższym poziomie. Wszyscy to robią, zarówno bogaci, jak i biedni, i wszyscy mają rację, bo nikt nie jest zobowiązany do publicznego obowiązku płacenia więcej, niż wymaga tego prawo ”.

Trudno wyobrazić sobie strategię, która pozwala lepiej zmaksymalizować siłę nabywczą z korzyścią dla siebie i rodziny niż elastyczne konto wydatków. Jeśli Twój pracodawca obecnie oferuje FSA opieki zdrowotnej lub FSA zasiłku, koniecznie sprawdź to i rozważ zapisanie się w nadchodzącym okresie rekrutacji.