6 pomysłów i wskazówek dotyczących organizacji biura domowego

Jeśli pracujesz w domu, ważne jest, aby chronić swoje miejsce pracy i firmę, opracowując plan zarządzania biurem. Niezależnie od tego, czy chodzi o pozyskiwanie ergonomicznych mebli do domowego biura, czy opracowanie planu tworzenia kopii zapasowych w przypadku awarii komputera i Internetu, dobre zarządzanie biurem domowym zapewni Twój profesjonalizm i zwiększy Twoje zyski.

Wskazówki dotyczące zarządzania biurem domowym

1. Utwórz oddzielny obszar roboczy

Rozsądnie jest stworzyć poczucie odrębności w domowym biurze, nawet jeśli miejsce pracy znajduje się w innym pomieszczeniu lub w rogu piwnicy. Chociaż korzystanie z oddzielnego pokoju nie zawsze jest możliwe, postaraj się znaleźć miejsce w domu, które będzie Twoim „obszarem biurowym”. Jeśli nie masz ścian ani ścianek działowych do swojego biura, możesz stworzyć mentalne granice, ograniczając czynności związane z pracą (w tym rozmowy telefoniczne i odbieranie wiadomości e-mail) do tej lokalizacji.

Istnieje wiele powodów, dla których szczególnie ważne jest wydzielenie obszaru w domu jako miejsca do pracy:

Wyraźnie określona powierzchnia biura domowego wyznacza granice zarówno dla ciebie, jak i członków gospodarstwa domowego. Dzieci, współlokatorzy, małżonkowie i partnerzy nauczą się szanować potrzebę koncentracji na pracy, jeśli potrafią łatwo zidentyfikować czas pracy i nie są w stanie poradzić sobie z problemami osobistymi lub rodzinnymi.
Zmniejsza ryzyko zgubienia dokumentów i sprzętu związanych z pracą w pozostałej części domu.
Pomaga ustalić profesjonalną obecność podczas spotkań z klientami.
Jeśli zamierzasz skorzystać z ulgi podatkowej w biurze domowym, łatwiej jest bronić się przed audytem, jeśli możesz wykazać, że Twoja praca odbywa się w obszarze domu przeznaczonym wyłącznie do pracy.

2. Go Pro z materiałami biurowymi i meblami

Antyczny zestaw biurka i krzesła twojej babci może wyglądać pięknie, ale prawdopodobnie jest to ergonomiczny i organizacyjny koszmar. Upewnij się, że masz wygodne krzesło biurowe i dobrze zaprojektowane biurko komputerowe w domowym biurze, aby chronić się przed wysiłkiem i zmniejszyć bałagan.

Nie musisz kupować tych nowych elementów - sprawdź Craigslist, aby znaleźć osoby i firmy sprzedające stare meble biurowe. Inną opcją jest sprawdzenie, czy w pobliżu znajdują się sklepy z meblami biurowymi, które zajmują się używanymi meblami - niektóre mogą nawet dostarczyć. Miej oczy szeroko otwarte na wypady związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, ponieważ sklepy te często sprzedają swoje urządzenia, meble biurowe, a nawet maszyny biurowe (takie jak komputery i drukarki), próbując zlikwidować zapasy.

3. Utwórz osobne konta e-mail i telefoniczne

Jeśli chodzi o komunikację, najlepiej unikać przyjemnego mieszania biznesu. Nie chcesz, aby twoje dzieci odbierały telefon od klienta i nie chcesz ryzykować dołączeniem klienta do masowej wiadomości e-mail zawierającej najnowszego mema Lolcats. Łatwo jest również przeoczyć lub pominąć wiadomości e-mail i wiadomości od klientów, jeśli trafią one do twoich osobistych skrzynek pocztowych i kont.

Jeśli nie chcesz zawracać sobie głowy oddzielną linią telefoniczną, nadal możesz uzyskać dedykowany numer, który łączy się ze skrzynką poczty głosowej, umożliwiając odbieranie wiadomości od klientów i potencjalnych klientów, dzięki czemu możesz oddzwonić do nich w wolnym czasie.

4. Skorzystaj z usług Home Office

Sprawdź usługi biurowe / biznesowe oferowane przez lokalne kserografy, a także sieci korporacyjne, takie jak FedEx Office lub UPS Store w Twojej okolicy. Wiele z tych miejsc kieruje swoje usługi do małych i domowych właścicieli firm, którzy nie mają poczty lub nie mogą sobie pozwolić na zatrudnienie personelu pomocniczego.

Usługi różnią się w zależności od lokalizacji, ale oprócz oferowania usług kopiowania, prywatnych skrzynek pocztowych i wysyłki paczek, sklepy te mogą również przyjmować paczki w Twoim imieniu (co jest ważne, jeśli otrzymujesz dużo dostaw), a nawet mogą oferować klientom bezpłatne i niskie -koszt dostępu do komputera.

5. Twórz plany tworzenia kopii zapasowych

Nikt nie chce myśleć o wydarzeniach, które mogłyby wykoleić ich firmę, ale jeśli jesteś właścicielem małej firmy, ważne jest, aby to zrobić. Jeśli nie zidentyfikujesz zagrożeń dla swojej firmy, będziesz musiał walczyć, gdy wszystko pójdzie nie zgodnie z planem.

Od klęsk żywiołowych po długotrwałe choroby, zmiana okoliczności może zakończyć działalność firmy, jeśli nie będziesz w stanie kontynuować pracy. Nawet problem krótkotrwały, taki jak awaria zasilania lub awaria komputera, może zaszkodzić Twojej firmie, jeśli nie będziesz w stanie dotrzymać terminu klienta lub sprawnie przetworzyć zamówienia.

Planowanie ważnych wydarzeń
Klęski żywiołowe, terroryzm, niepokoje społeczne lub wybuchy chorób mogą mieć druzgocący wpływ zarówno na duże, jak i małe firmy, a nawet najlepiej określone plany mogą utrudnić indywidualnym właścicielom przedsiębiorstw samodzielne rozpoczęcie działalności. Administracja USA dla małych firm oferuje obszerne informacje na temat planowania katastrof biznesowych na swojej stronie internetowej, a także informacje o programach rządowych, które mogą pomóc właścicielom firm w wznowieniu działalności po poważnym wydarzeniu powodującym zakłócenia w społeczności.

Planowanie nieoczekiwanych
Do czynników, które mogą zakłócać zdolność do wykonywania pracy, należą awarie zasilania i sieci, awarie sprzętu, choroby, obrażenia i wypadki rodzinne. Chociaż niektórych z tych okoliczności nie da się uniknąć, ryzykujesz utratą klientów i klientów, jeśli nie jesteś w stanie dotrzymać terminów, wysłać produktów w odpowiednim czasie lub po prostu zapewnić normalny poziom usług.

Oto kilka pomysłów na zarządzanie typowymi scenariuszami:

Zidentyfikuj miejsca do uzyskania dostępu do Internetu. Sprawdź swoją okolicę, aby znaleźć miejsca, które oferują Wi-Fi i pozwalają klientom korzystać z usługi przez długi czas. Kawiarnie, ksero, sklepy wysyłkowe i biblioteki publiczne są potencjalnymi miejscami do znalezienia WiFi. Domy znajomych i rodziny mogą być również dobrym miejscem do korzystania z Internetu - po prostu zadzwoń i zapytaj, zanim wpadniesz! Zidentyfikuj kilka przyjaznych miejscu pracy w Twojej okolicy i zanotuj ich godziny pracy, abyś nie tracił czasu na przechodzenie z miejsca na miejsce, gdy przestaje działać Internet.
Zajrzyj do szerokopasmowego Internetu zgodnego z rzeczywistym użyciem. Dzięki modemowi USB i szerokopasmowemu internetowi typu pay-as-you-go będziesz mógł pozostać w domu na wypadek, gdyby zwykła usługa internetowa została wyłączona.
Technologia tworzenia kopii zapasowych. Chociaż dobrym pomysłem jest przechowywanie kopii zapasowych plików i projektów, powinieneś również mieć dostępną technologię tworzenia kopii zapasowych na wypadek, gdyby Twój komputer zaczął działać. Najprostszym sposobem na to jest zakup niedrogiego laptopa lub netbooka, z którego można korzystać, jeśli komputer podstawowy ulegnie awarii. Mimo że możesz mieć pod ręką starszy model komputera stacjonarnego, nie jest on przenośny ani nie wymaga ładowania, co czyni go bezużytecznym, jeśli wystąpi przerwa w zasilaniu jednocześnie z awarią komputera. Możesz także przejrzeć usługi tworzenia kopii zapasowych, takie jak Backblaze i Mozy.
Kup nieprzerwane źródło zasilania (UPS). UPS może chronić twoją maszynę przed skokami napięcia i dać ci wystarczająco dużo czasu na wyłączenie komputera stacjonarnego - a także wysłać szybką wiadomość e-mail do klientów, aby poinformować ich, że przez jakiś czas nie będziesz mieć zasilania. Możesz znaleźć nieprzerwane źródła zasilania na Amazon za jedyne 50 USD.
Zachowaj kopię ważnych informacji. Dobrym pomysłem jest posiadanie papierowej kopii danych kontaktowych klienta, abyś mógł się z nimi skontaktować, nawet jeśli nie masz dostępu do Internetu lub plików komputerowych.

6. Wiedz, kiedy nadszedł czas, aby przenieść się w nowe miejsce

Chociaż wiele osób jest w stanie z powodzeniem prowadzić działalność w domu, możesz w końcu dojść do punktu, w którym praca w domu nie jest już praktyczna, przynajmniej w pełnym wymiarze godzin. Być może musisz regularnie spotykać się osobiście z klientami, przechowywać dużo zapasów lub pracować w środowisku o mniejszej rozproszeniu uwagi.

Zastanów się nad przestrzeniami współpracującymi, które pozwalają wynająć biurko we wspólnej przestrzeni biurowej, jeśli nie możesz sobie pozwolić lub nie potrzebujesz pełnego biura. Wiele przestrzeni coworkingowych pozwala wynająć powierzchnię zgodnie z twoimi potrzebami, więc nie będziesz musiał zobowiązać się do umowy na pełny etat, jeśli wszystko, czego potrzebujesz, to miejsce do spotkań z klientami kilka razy w miesiącu. Inną opcją jest współdzielenie biura, które pozwala współpracować z innym najemcą lub właścicielem biura w celu dzielenia kosztów biurowych.

Ostatnie słowo

Wyzwania związane z pracą w domu i nagrody mogą pozostać w równowadze, gdy utworzysz dobrze działające biuro domowe. Pamiętaj, że żadne biuro nie działa samo. Podejmowanie dobrych decyzji i zachowanie samodyscypliny pomoże utrzymać płynność działania firmy przez długi czas.

Jakie są najlepsze porady dotyczące efektywnego działania biura domowego lub przestrzeni roboczej?