Czym są wirtualne konferencje online - zalety i wady, jak korzystać

Niektóre konferencje internetowe, zaprojektowane jako alternatywa dla profesjonalnych konferencji, odbywają się w 100% przez Internet - często nazywane „szczytami” - podczas gdy inne odbywają się w połączeniu z bezpośrednim komponentem na żywo. Na przykład doroczna konferencja EDUCAUSE odbędzie się na żywo w Indianapolis w stanie Indiana, ale można również wziąć udział w Internecie.

Co to są konferencje online?

W przeciwieństwie do webinariów internetowych lub zajęć e-learningowych, w których dana osoba uczestniczy w wielogodzinnym kursie na określony temat, konferencje online są ściślej dostosowane do konferencji zawodowych. Zazwyczaj obejmują one szeroki zakres tematyczny - na przykład blogowanie, edukację lub medycynę - a następnie pogłębiają poszczególne warsztaty i programy.

Podobnie jak osobiste konferencje profesjonalne, konferencje online są zasobami budującymi edukację wypełnionymi sesjami, wywiadami, dyskusjami panelowymi, a czasem wydarzeniami w mediach społecznościowych. Zazwyczaj są one ukierunkowane na określoną dziedzinę lub przedmiot i często są wyceniane według stawki równej lub niższej niż osobiste ekwiwalenty zawodowe. Niektóre konferencje online oferują kredyty ustawiczne dla tych, którzy muszą je gromadzić w celu uzyskania certyfikatów.

Konferencje online są wirtualne, co oznacza, że ​​możesz uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca - o ile masz połączenie z Internetem. Jednak nie są one jeszcze przyjętym standardem. Wiele konferencji osobistych nie oferuje jeszcze wersji online w połączeniu z ich tradycyjnymi komponentami - na przykład EDUCAUSE, a Krajowe Stowarzyszenie Rekreacji i Parków nie. Być może będziesz musiał poszukać mniejszych, mniej znanych możliwości konferencji, jeśli twoja ulubiona konferencja osobista nie rozwinęła się w wirtualne wydarzenie.

Konferencje online oferują wiele korzyści - a mianowicie są znacznie bardziej opłacalne niż większość wydarzeń osobistych, a jeśli z nich korzystasz mądrze, możesz czerpać tę samą wartość z doświadczenia. To powiedziawszy, podobnie jak inne internetowe ośrodki edukacyjne, mogą one nie być odpowiednie dla wszystkich.

Zalety konferencji online

1. Efektywność kosztowa. Osobiste wydarzenia zazwyczaj wymagają podróży, zakwaterowania w hotelach i wydatków na żywność, z których wszystkie mogą wynieść setki lub tysiące dolarów, nie licząc kosztów rejestracji. Konferencje i wydarzenia online pozwalają ominąć niepotrzebne wydatki i płacić tylko opłatę konferencyjną. Oszczędności te są szczególnie przydatne, jeśli jesteś również obciążony rachunkiem za własne kształcenie ustawiczne.
2. Wygodna. Konferencje mogą być świetną zabawą, ale nie zawsze są wygodne. Podróż samochodem lub samolotem, brak wydarzeń rodzinnych i próba wykonania pracy z pokoju hotelowego lub kafejki internetowej może cię zepsuć. W niektórych przypadkach, jeśli pojawią się konflikty związane z planowaniem, możesz w ogóle nie być w stanie. Dzięki konferencjom online możesz uczestniczyć w sesjach edukacyjnych i wydarzeniach w mediach społecznościowych w zaciszu własnego domu - lub gdziekolwiek, naprawdę, o ile masz dostęp do połączenia internetowego i smartfona, tabletu lub komputera. W większości przypadków treści online są dostępne na stałe, więc dopóki dokonałeś zakupu biletu konferencyjnego, możesz uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie.
3. Czasami za darmo. Współpracowałem z Ritą Barry z Blog Genie, aby zorganizować wirtualną konferencję blogową dla blogerów zajmujących się zdrowiem i zdrowiem - Blog Well Summit. Pierwszy szczyt odbył się 17, 18 i 19 października 2014 r., A udostępnione przez nas treści były dostępne bezpłatnie dla każdego tylko w ten weekend. Sesje edukacyjne i filmy każdego dnia były dostępne przez 24 godziny dla każdego, kto zarejestrował się na to wydarzenie. Następnie, po każdym bezpłatnym 24-godzinnym oknie, treść była dostępna dla tych, którzy kupili pełną przepustkę konferencyjną. Przez wiele miesięcy pracowaliśmy, aby zebrać wywiady, panele na żywo, sesje edukacyjne i recenzje blogów. Treść była niesamowita, a fakt, że była dostępna za darmo, sprawiła, że ​​impreza była jeszcze lepsza. Nie jesteśmy jedynymi, którzy stworzyli tego rodzaju „freemium” doświadczenie konferencyjne. Sean Croxton z Underground Wellness również planuje i wydaje konferencje kilka razy w roku - zawartość jest zawsze bezpłatna, gdy jest wydana, z opcją zakupu, a następnie staje się spakowanym produktem konferencyjnym online, który można kupić w dowolnym momencie.
4. Zawsze dostępny. Jeśli kupujesz dostęp do wydarzenia online, zazwyczaj kupujesz członkostwo, które zapewnia określone treści w określonej witrynie. Na przykład ci, którzy kupią informacje Blog Well Summit, mogą zalogować się na stronie członka w witrynie i uzyskać dostęp do wszystkich wywiadów, wydarzeń i zasobów, które zapewniliśmy podczas weekendu konferencyjnego. Ten rodzaj stałego dostępu oznacza, że ​​możesz oglądać i ponownie oglądać sesje, które najbardziej pasują do twoich zainteresowań, i mieć dostęp do innych sesji, kiedy chcesz lub potrzebujesz.
5. Możesz uzyskać dostęp do każdej sesji. Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w konferencji i byłeś rozczarowany, gdy dowiedziałeś się, że dwie sesje, na które chciałeś pójść, odbywały się w tym samym czasie? Wiele konferencji oferuje uczestnikom możliwość zakupu nagrań z konkretnych sesji, a nawet całej konferencji - ale jeśli już zapłaciłeś za bilet, nie wydaje się, aby trzeba było kasować więcej pieniędzy za sesję, którą przegapiłeś z powodu konfliktu planowania. W przypadku konferencji online nie występują konflikty harmonogramów. Tak długo, jak zapłacisz za bilet, możesz przeanalizować każdą sesję zgodnie z harmonogramem.
6. Szafa bez stresu. Jeśli kiedykolwiek stresowałeś się, jaki rodzaj odzieży jest „odpowiedni na konferencję”, możesz zapomnieć o tych zmartwieniach. Nikt cię nie widzi, kiedy bierzesz udział w konferencji online, więc nie musisz dwa razy myśleć o założeniu dżinsów i bluzie lub kopnięciu w piżamę.

Wady konferencji internetowych

1. Brak współpracy twarzą w twarz. Jednym z największych losów konferencji osobiście jest szansa na nawiązanie kontaktów z innymi specjalistami z Twojej branży i nawiązanie kontaktów towarzyskich z rówieśnikami. W dzisiejszym świecie opartym na e-mailach i SMS-ach te bezpośrednie kontakty sieciowe są ważną częścią rozwijania relacji. Konferencje online są trudne, ponieważ nawet te, które zapewniają wydarzenia w sieciach społecznościowych, niekoniecznie oferują sieci bezpośrednie. Może to być szczególnie trudne dla wszystkich ekstrawertyków.
2. Ograniczone możliwości społeczne. Praca w sieci jest zdecydowanie możliwa podczas wydarzeń online, o ile organizatorzy konferencji nadają jej priorytet - ale nie wszyscy. Podczas Blog Well Summit zorganizowaliśmy dwa czaty na żywo na Twitterze, trzy wywiady na żywo w panelu Google Hangout, żywo mikser „Koktajl koktajlowy” na żywo, wirtualny 5 tys. Oraz trening na żywo na YouTube, ponieważ wiedzieliśmy, że tego typu możliwości byłyby ważne dla nasza publiczność - głównie blogerki fitness. Podczas tych wydarzeń uczestnicy mogli wchodzić w interakcje z gospodarzami, gośćmi i innymi uczestnikami za pośrednictwem mediów społecznościowych i aplikacji czatu na naszej stronie internetowej. Jednak nie wszystkie wydarzenia online oferują takie możliwości. Wielu organizatorów konferencji zachęca uczestników online do korzystania z określonego hashtagu w mediach społecznościowych lub do pozostawiania komentarzy na swoich stronach internetowych, ale bardzo niewielu faktycznie zapewnia obszerne wydarzenia społecznościowe na żywo dla wirtualnego uczestnika.
3. Wymaga osobistej motywacji do uczestnictwa. Jeśli zapłacisz za wydarzenie i udasz się na spotkanie, istnieje szansa, że ​​będziesz starał się uczestniczyć w sesjach konferencyjnych. Nawet jeśli nie weźmiesz udziału w każdym seminarium, marnowanie weekendu byłoby niezrozumiałe. Konferencje online, podobnie jak inne możliwości uczenia się online, wymagają nieco więcej motywacji do dalszego działania. Kiedy jesteś w domu, otoczony rozrywkami i okazjami, może być mniej prawdopodobne, że usiądziesz i obejrzysz sesję edukacyjną lub poświęcisz czas na zaangażowanie się podczas czatu na Twitterze.

Jak najlepiej wykorzystać konferencje online

Po niedawnym współprowadzeniu mojej własnej konferencji online, obserwowaniu interakcji uczestników i czytaniu formularzy zwrotnych, które otrzymaliśmy po tym, jak wszystko się zakończyło, mogę definitywnie powiedzieć, że konferencje online są tym, co o nich myślisz. Oto pięć wskazówek, jak najlepiej wykorzystać wirtualne wrażenia.

1. Umieść go w swoim kalendarzu

Zapisanie się na konferencję, a następnie zapomnienie o niej jest o wiele bardziej prawdopodobne, jeśli nie podróżujesz na wydarzenie. Jak tylko zapiszesz się na wirtualną konferencję, zaznacz daty w swoim kalendarzu i skonfiguruj kilka przypomnień e-mail, aby ostrzec się kilka dni przed rozpoczęciem wydarzenia.

Niestety z naszej konferencji otrzymaliśmy kilka formularzy opinii, w których napisano: „Zapomniałem o tym!” To może nie być taka wielka sprawa, jeśli zapłacisz za stały dostęp do sesji konferencyjnych, ale jeśli masz nadzieję na nawiązanie kontaktów z innymi uczestnikami lub dostęp do bezpłatnych treści bez zakupu pełnego wydarzenia, zapomnienie o tym byłoby prawdziwym szaleństwem.

2. Sprawdź swój e-mail spam

Po zapisaniu się na wirtualną konferencję prawdopodobnie otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem rejestracji. Jeśli ten e-mail nie pojawia się automatycznie w skrzynce odbiorczej, sprawdź folder ze spamem (jeśli korzystasz z Gmaila, zajrzyj do folderu z promocjami). Wiele firm i organizacji korzysta z rozwiązań e-mail marketingowych, takich jak MailChimp, do wysyłania potwierdzeń, aktualizacji i ważnych powiadomień. Niestety, te e-maile czasami trafiają do folderów ze spamem lub promocjami, a organizatorzy konferencji niewiele mogą z tym zrobić.

W tygodniu naszego wydarzenia Blog Well Summit wysłaliśmy około 15 e-maili, które zawierały istotne informacje na temat konferencji, w tym informacje o tym, jak uzyskać dostęp do każdej sesji, przypomnienia o wydarzeniach na żywo oraz codzienne informacje o wydaniu z linkami do każdego z filmów dnia. Wiele z tych e-maili nie dotarło do skrzynek odbiorczych subskrybentów, a my otrzymaliśmy formularze zwrotne z informacją: „Żałuję, że nie przesłałeś aktualizacji e-mailem”. Oczywiście, że tak, ale kiedy je wysłano, ich dostarczenie było poza naszą kontrolą.

Jeśli zaznaczyłeś konferencję online w swoim kalendarzu i nie widziałeś e-maili przypominających o wydarzeniu na tydzień przed jej rozpoczęciem, miej oko na foldery ze spamem i promocjami, aby upewnić się, że nie pójdą źle teczka.

3. Uczyń uczestnictwo priorytetem

Elastyczność konferencji internetowych jest mieczem obosiecznym. Możliwe jest wypracowanie harmonogramu wokół konferencji, ale życie ma sposób przedstawiania nowych pokus. Kiedy znajomy dzwoni z prośbą o szczęśliwą godzinę lub twój małżonek pyta, czy chcesz wyjść na kolację, możesz odłożyć konferencję na inne rzeczy.

Poświęć czas na obejrzenie sesji, które chcesz obejrzeć, i na udział w wydarzeniach na żywo, jeśli takie są. Zwróć uwagę na sesje, które są dla Ciebie najważniejsze i na każdą z nich przeznaczaj około godziny - choć mogą być one krótsze lub dłuższe. Ponadto, jeśli są wydarzenia społecznościowe na żywo, skonfiguruj powiadomienia e-mail, aby przypominały o czasach rozpoczęcia, aby nie dać się wciągnąć w inne rzeczy.

Na koniec poinformuj rodzinę i znajomych, że tylko dlatego, że jesteś w domu lub w mieście, możesz nie być dostępny do odbierania połączeń telefonicznych lub spędzania czasu. Jeśli uważasz, że możesz natknąć się na rozpraszanie uwagi przez dzieci, rozważ założenie sklepu w kafejce internetowej, abyś mógł skoncentrować się na konferencji.

4. Weź udział w wydarzeniach na żywo lub w mediach społecznościowych

Nie mogę Wam powiedzieć, ile świetnych opinii otrzymaliśmy od osób, które uczestniczyły w naszych wydarzeniach na żywo. Podobała im się możliwość nawiązywania kontaktów online, a wielu nawet wyszło z nowymi wirtualnymi przyjaciółmi i profesjonalnymi kontaktami. Ponieważ wszyscy gospodarze konferencji byli tak zaangażowani w media społecznościowe podczas wydarzenia, uczestnicy mogli nas lepiej poznać i mieli możliwość zadawania pytań i uzyskiwania bardziej szczegółowych informacji zwrotnych.

Nawet jeśli nie bierzesz czynnego udziału w sesjach na żywo, priorytetem jest ich obserwowanie i bycie muchą na ścianie. Otrzymaliśmy wiele opinii, które brzmiały: „Oglądałem sesje na żywo i czaty na Twitterze, ale nie zadawałem pytań”. Wiele z tych samych osób wskazało, że możliwości społeczne były najbardziej satysfakcjonujące.

Faktem jest, że wydarzenia na żywo i sieci społecznościowe mają na celu odpowiadanie na pytania prawdziwych uczestników. Oznacza to, że treść jest poniekąd informowana przez uczestników. Dostęp do tych sesji po zakończeniu wydarzenia jest cudowny, ale świadomość, że możesz wpływać na dyskusje zadając pytania, jest bardzo ważna.

5. Kup pełny dostęp

Niektóre konferencje online wymagają zakupu biletu, ale inne, takie jak nasza, są ustawione na dostęp do „freemium”. Jeśli planujesz wziąć udział w bezpłatnej konferencji, jestem za tym wszystkim - ciesz się zawartością i nie płać ani grosza. Jeśli podobało Ci się to, co oglądałeś, a cena biletu jest rozsądna, śmiało i kucnij się, aby uzyskać dożywotni dostęp. Zawsze możesz odwoływać się do materiałów, które tak bardzo ci się podobały, i możesz otrzymać dodatkowe materiały do ​​rejestracji. Ponadto, ponieważ nie musiałeś płacić za podróż i zakwaterowanie, nadal dostajesz świetną ofertę. Nie wspominając o tym, że nie będziesz musiał robić tylu notatek podczas oglądania każdej sesji, ponieważ wiesz, że masz do niej stały dostęp.

Ostatnie słowo

Jeśli zdecydujesz się wziąć udział w konferencji online, skorzystaj z tego doświadczenia. Wirtualne wydarzenia nie są dla wszystkich, ale jedynym sposobem, aby dowiedzieć się, czy są dla Ciebie odpowiednie, jest rejestracja, pojawienie się, wydzielenie czasu i nawiązanie kontaktu z innymi uczestnikami. Jeśli spróbujesz jednego i pokochasz go, powiedz o nim innym. Im bardziej zadowoleni są uczestnicy konferencji online, tym więcej pojawi się okazji do konferencji online - i to dobra wiadomość dla wszystkich.

Czy uczestniczyłeś w konferencji online? Co miałeś na myśli?