6 wskazówek dotyczących zarządzania czasem w małych firmach, aby zwiększyć wydajność

Czy to brzmi ekstremalnie? Rozważ to: W badaniu przeprowadzonym przez Microsoft naukowcy odkryli, że pracownicy wykorzystują tylko około 60% dostępnego czasu pracy. Oznacza to, że z pięciodniowego tygodnia pracy były produktywne tylko trzy z tych dni. Teraz zastosuj to do własnej firmy. Jeśli czas to pieniądz, to jak byś się czuł zarabiając tylko 60% czasu, który spędzasz w pracy?

Teraz mam twoją uwagę?

Rzeczywistość jest taka, że ​​czas łatwo jest zmarnować i jeśli nie masz z góry ustalonego pojęcia, jak go wydasz, upłynie, zanim go w ogóle poznasz. Ale nie przejmuj się - oto sześć wskazówek, które każdy właściciel małej firmy może wykorzystać, aby jak najlepiej wykorzystać swój czas.

Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla małych firm

1. Zignoruj ​​swój e-mail

To prawdopodobnie brzmi o wiele łatwiej niż jest, ponieważ większość ludzi sprawdza swoje co 5-10 minut. Ale jeśli zsumujesz wszystkie minuty potrzebne do ciągłego sprawdzania skrzynki odbiorczej, a następnie odpowiadania, łatwo będzie zrozumieć, dlaczego jest to tak marnowanie czasu.

Zamiast być niewolnikiem swojego e-maila, poddaj go Twój ograniczenia czasowe. Wyznacz dwa przedziały czasowe w ciągu dnia, aby sprawdzić i odpowiedzieć na wszystkie wiadomości. Będzie to wymagało poważnej motywacji i dyscypliny, ale pozwoli ci poświęcić więcej uwagi i czasu innym zadaniom, które w przeciwnym razie mogłyby być ciągle przerywane przez sprawdzanie wiadomości e-mail.

Jeśli obawiasz się, że ludzie poczują się urażeni tym, ile czasu zajmie Ci odpowiedź, skonfiguruj automatyczną odpowiedź, która pozwoli ludziom wiedzieć, że odpowiedź trwa 10-12 godzin, a nawet 24 godziny, jeśli jest to akceptowalne dla Twojego rodzaju działalności.

2. Nie wielozadaniowość

w Biuletyn psychonomiczny i przegląd, eksperci wykazali, że tylko około 2,5% ludzi jest w stanie skutecznie wykonywać wiele zadań i nadal dobrze sobie radzić przy każdym działaniu. Ponadto Institute of Psychiatry na University of London pokazuje, że iloraz inteligencji spada o 10 punktów, gdy są nadmiernie stymulowani przez e-maile, SMS-y i rozmowy telefoniczne.

Z drugiej strony eksperci ds. Zarządzania czasem szacują, że skupienie się na jednej rzeczy naraz podwaja produktywność, wydajność pracy i wydajność. A kiedy prowadzisz małą firmę, może to oznaczać różnicę między sukcesem a porażką. Zmusz się do zrobienia jednej rzeczy na raz, ustawiając zegar lub minutnik na określony czas, a następnie skup się na tym jednym zadaniu, dopóki nie zostanie ukończone.

3. Ustaw cele krok po kroku

Jedną rzeczą jest ustalenie celu, a drugą wyznaczenie szczegółowego celu, w którym kroki i przyrosty potrzebne do jego osiągnięcia są z góry określone. Wiele osób wyznacza ogólne cele, a następnie nigdy ich nie realizuje. Pomyślmy na przykład o milionach noworocznych postanowień, które są ustalane każdego roku. Problem z tego rodzaju celami polega na tym, że chociaż są to fajne pomysły, ludzie po prostu nie wiedzą, jak je zrealizować.

Aby jak najlepiej wykorzystać czas w firmie, Twój dzień powinien składać się z szeregu celów, które mają określone kamienie milowe. Na przykład, jeśli Twoim celem jest pozyskanie pięciu nowych klientów, powinieneś to przemyśleć i zapisać wszystkie kroki, które musisz podjąć, aby to osiągnąć. Dzieląc większe cele na mniejsze kroki, będziesz w stanie skuteczniej osiągać swoje cele, ponieważ dokładnie wiesz, jakie kroki należy wykonać po drodze. Dodatkowo, kto nie lubi małego pozytywnego wzmocnienia? Świadomość, że wykonałeś pewne kroki w kierunku osiągnięcia swojego celu, może być bardzo motywująca.

Powinieneś wyznaczyć cele przed lunchem i po lunchu, i upewnij się, że najważniejsze są zaplanowane przed obiadem. Jeśli wiesz, że nie możesz odejść, aby zjeść, dopóki nie osiągniesz swoich celów, bardziej prawdopodobne jest, że skoncentrujesz się na wykonywaniu zadań i nie pozwolisz sobie na boczny tor.

4. Uporządkuj swój czas i przestrzeń

Trudno jest pracować w zorganizowany sposób, gdy wszystko wokół jest w chaosie. Badanie przeprowadzone przez Esselte pokazuje, że 43% Amerykanów uważa się za niezorganizowanych, a brak organizacji powoduje, że pozostają w biurze do późna co najmniej dwie noce w tygodniu. Nie musi tak być.

Eksperci od organizacji zgadzają się, że pierwszym krokiem do zwiększenia wydajności jest oczyszczenie, a następnie uporządkowanie przestrzeni. Wyeliminuj wszystko, co nie jest konieczne, a następnie utwórz system dla rzeczy, które są. Na przykład użyj folderu plików oznaczonego kolorem dla elementów, które są pilne, do zrobienia tego dnia, a innego dla rzeczy, które mogą poczekać do jutra. Lub jeśli jesteś specjalistą, skorzystaj ze skanera i utwórz pliki na komputerze lub Blackberry przy użyciu tego samego systemu.

Konieczne będzie zorganizowanie nie tylko przestrzeni, ale także czasu. Wiele osób korzysta z systemu przyrostowego czasu, który pozwala sobie na pewną ilość czasu na wykonanie czynności z listy rzeczy do zrobienia. Dzięki świetnym bezpłatnym narzędziom internetowym, takim jak np. Gtimer, gadżet, który działa podobnie jak minutnik, możesz ustawić czas, a następnie otrzymywać powiadomienia, gdy się skończy. Nie ma to jak ściganie się z czasem, aby osiągnąć cel dla tych z nas bardziej konkurencyjnych typów.

5. Umieść to w piśmie

W pisaniu planu jest coś, co w jakiś sposób utrwala go w twoim umyśle. Zapisując swój plan działania na dany dzień - w tym swoje cele i ich szczegóły - będziesz uzbrojony w plan, który powinien sprawnie przeprowadzić cię przez cały dzień. Oczywiście nadal będziesz mieć do czynienia z rozproszeniem uwagi, ale jeśli dobrze rozumiesz, co musisz zrobić w ciągu dnia, bardziej prawdopodobne jest, że wrócisz do zadania, a nie bezcelowo odejdziesz od jednego z nich zadanie do następnego.

Niektórzy eksperci uważają, że powinieneś utworzyć tę listę poprzedniej nocy. W ten sposób będziesz mógł rozpocząć następny dzień w pełni przygotowany, zamiast tracić czas na podejmowanie decyzji, jak podejść do zadań i zastanawianie się, co musisz zrobić..

6. Zmień samochód w biuro

Jeśli widziałeś film, Lincoln Lawyer, docenisz tę kolejną, bardziej ekstremalną wskazówkę. Czy kiedykolwiek marzysz o tym, żebyś mógł trochę popracować, jadąc między spotkaniami lub spędzając czas w samochodzie, czekając na rozpoczęcie spotkania? Zamiast marnować ten cenny czas, podłącz faks i kserokopiarka do swojego samochodu i wykorzystaj ten czas na wykonanie niezbędnych czynności, ale często bardzo niewygodnych podczas podróży. Sprawdź przenośny faks, drukarkę i skaner Possio Greta GSM i nigdy więcej nie marnuj czasu na dysku. Możesz także zainwestować w smartfona lub laptopa z mobilną kartą internetową, abyś był cały czas podłączony.

Ostatnie słowo

Stare powiedzenie „czas to pieniądz” oparte jest na prawdzie, która prawdopodobnie nigdy się nie zmieni. A jeśli prowadzisz działalność dla siebie, najłatwiejszym sposobem na zwiększenie dochodów jest zwrócenie uwagi na sposób spędzania czasu, a następnie dokonanie korekt, które pomogą Ci lepiej je wydać.

Jeśli masz inne sugestie, jak najlepiej wykorzystać czas spędzony w pracy, opublikuj je poniżej.