9 porad dotyczących planowania łączenia rodzin z ograniczonym budżetem

Podczas gdy wiele rodzin nadal lubi gromadzić się w czyimś domu na spotkanie, rodziny coraz częściej wybierają bardziej hojne spotkania. Niektóre z nich to kilkudniowe wyjazdy na kemping w przyczepach kempingowych i namiotach; inne odbywają się na statkach wycieczkowych lub w kurortach. Istnieją szczegółowe budżety do skonfigurowania, loterie do zorganizowania oraz koszulki i kubki do kawy z herbem rodziny do sprzedaży. Bez względu na to, jak proste lub hojne jest Twoje spotkanie, zaplanowanie go wymaga dużo pracy i może być bardzo kosztowne, jeśli nie będziesz ostrożny.

Zanim przejdziesz za burtę i skończysz planować wydarzenie, na które nikt nie może sobie pozwolić, oto kilka sposobów na zaplanowanie przyjemnego, niedrogiego spotkania.

Planowanie przyjaznego dla budżetu zjazdu rodzinnego

Czy chcesz, aby wszyscy spotkali się w domu mamy i taty i przynieśli ze sobą danie? Czy powinieneś spróbować zaplanować „rodzinne” spotkanie rodzinne w kurorcie? Czy spotkanie odbędzie się po południu lub trzydniowym wydarzeniu?

Planując spotkanie rodzinne łatwo jest poczuć się przytłoczonym szczegółami. Zróbmy to krok po kroku.

1. Zacznij wcześnie

Planowanie spotkania rodzinnego wymaga pracy i zdecydowanie nie jest to coś, co można zrobić w ostatniej chwili. Najlepiej zacząć od planowania z rocznym wyprzedzeniem; da ci to dużo czasu na wybranie daty i lokalizacji, które będą pasować do harmonogramów i budżetów wszystkich osób. Wczesne planowanie daje również możliwość wynegocjowania najlepszych stawek dla hoteli, dostawców i działań.

Musisz także uzyskać wczesne zatrudnienie dla liczby osób. Dokładne oszacowanie przed planowaniem pozwoli zaoszczędzić czas, gdy patrzysz na miejsca. Na przykład, jeśli Twoje spotkanie ma 300 (lub więcej) możliwych uczestników, nie będziesz tracić czasu na badanie pawilonów w parku stanowym, które pomieszczą tylko 100 osób.

Nie zapominaj, że w zależności od pory roku możesz konkurować o miejsce na miejscu. Na przykład większość wesel odbywa się latem lub jesienią. Imprezy z okazji ukończenia szkoły odbywają się na początku lata, a imprezy świąteczne w grudniu. Wczesne planowanie gwarantuje, że możesz zarezerwować miejsce, w którym chcesz, kiedy chcesz.

2. Utwórz stronę zjazdu rodzinnego na Facebooku

Planowanie zjazdu rodzinnego oznacza komunikowanie się z dziesiątkami, a nawet setkami ludzi. Może szybko przekształcić się w koszmar organizacyjny, gdy wszyscy omawiają potencjalne daty, lokalizacje i działania za pośrednictwem poczty e-mail lub połączeń telefonicznych. Może to również kosztować, jeśli zdecydujesz się wysłać oficjalne zaproszenia wraz z kartami RSVP.

Zaoszczędź czas i pieniądze, umieszczając całą komunikację w jednym miejscu na stronie zjazdu rodzinnego na Facebooku. Możesz ustawić tę stronę jako prywatną, aby tylko członkowie grupy mogli wyświetlać posty, i jest to świetny sposób na dzielenie się szczegółami na temat zbliżającego się spotkania i uzyskiwanie informacji od wszystkich na temat tego, co chcieliby zrobić. Sprawdź AARP, aby uzyskać pomocny artykuł na temat tworzenia rodzinnej grupy na Facebooku.

Jeśli jesteś odpowiedzialny za planowanie, pamiętaj, aby myśleć jak marketer. Twoim celem jest zgromadzenie jak największej liczby osób, aby zmniejszyć ogólny koszt na osobę. Dołóż wszelkich starań, aby zaplanować zabawę i stworzyć gwar, aby więcej osób chciało przyjechać.

3. Mów otwarcie o budżecie

Nawet najprostszy zjazd rodzinny może kosztować kilkaset dolarów, a większość z nich kosztuje kilka tysięcy lub więcej.Być może zajmujesz się planowaniem, ale to nie znaczy, że chcesz - lub jesteś w stanie - ponieść koszty. Więc kto za to zapłaci?

Nie możesz rozmawiać o kosztach, jeśli nie masz pojęcia o rodzaju spotkania, które chcesz zorganizować. Czy chcesz spotkać się z majsterkowiczem w parku stanowym, w którym każdy przyniesie danie, aby podzielić się nim, czy też bardziej hojny zjazd na statku wycieczkowym lub na ranczu dla gości lub kurorcie all-inclusive? Czy Twoje spotkanie będzie miało 20 uczestników lub 200?

Najpierw opracuj podstawowe szczegóły, a następnie zacznij tworzyć luźny budżet na wydarzenie. Rozważ wszystkie wydatki, które prawdopodobnie poniesiesz, a następnie dodaj poduszkę od 5% do 10%, aby uwzględnić nieoczekiwane koszty.

4. Zrób plan zbierania funduszy

Następnym krokiem jest zastanowienie się, jak sfinansować spotkanie, i jest kilka możliwości do rozważenia.

Możesz poprosić każdą rodzinę lub uczestnika o darowiznę ryczałtową na pokrycie kosztów zjazdu. Te pieniądze powinny wpłacić na konto bankowe otwarte przez innego członka rodziny, najlepiej nie przez kogoś z najbliższej rodziny. Zachowaj przejrzystość depozytów i wydatków, być może dzięki miesięcznemu podsumowaniu budżetu, które wysyłasz wszystkim drogą elektroniczną.

Możesz również zbierać pieniądze na samym zjeździe. Poproś uczestników o przyniesienie domowych produktów, takich jak desery, pieczywo i dżemy, aby sprzedać je innym członkom rodziny, a wszystkie dochody pokryją koszty zjazdu. Możesz również losować darowane przedmioty, takie jak:

• Domowe kołdry
• Odrestaurowane i oprawione antyczne rodzinne zdjęcia
• Domowa książka kucharska pełna starych rodzinnych przepisów
• Drzewo genealogiczne
• Notatnik rodzinny
• Oryginalna grafika lub inna praca wykonywana ręcznie
• Antyczny mebel

Loteria może zebrać dużo pieniędzy, a wszystkie przedmioty pozostaną w rodzinie. Rodzinna loteria rodzinna może być świetną opcją dla członków rodziny, którzy ograniczają się do przejścia na życie wspomagane.

Niektóre rodziny zbierają pieniądze podczas zjazdów, zapewniając darmowe jedzenie, ale prowadząc bar gotówkowy i sprzedając wodę i napoje gazowane. Aby to zrobić, musisz złożyć wniosek o jednodniową licencję na alkohol w mieście, w którym odbędzie się wydarzenie. Najpierw wykonaj badania; niektóre miasta udzielają tylko jednodniowej licencji dla określonych grup, takich jak organizacje religijne, organizacje non-profit lub weterani, grupy polityczne, edukacyjne lub sportowe. Złóż wniosek wcześniej, ponieważ rozpatrzenie wniosku może potrwać co najmniej dwa tygodnie.

5. Poproś o depozyt

Po opracowaniu wstępnego budżetu koniecznie poproś każdą rodzinę o złożenie bezzwrotnej kaucji w określonym terminie. Przy ustalaniu kwoty należy wziąć pod uwagę sytuację finansową każdej rodziny i rozważyć dopuszczenie miesięcznych płatności w razie potrzeby.

Żądanie bezzwrotnej wpłaty od członków rodziny jest ważne z kilku powodów. Po pierwsze, daje ci środki na zakupy i zapewnia depozyty sprzedawcom i obiektom. Pomaga także określić, kto rzeczywiście przyjdzie; gdy rodzina zobowiązuje się finansowo do uczestnictwa w zjeździe, znacznie rzadziej rezygnuje z niej w ostatniej chwili.

Aby śledzić płatności, skorzystaj z usługi takiej jak MyEvent. MyEvent pozwala twojej rodzinie zarejestrować się na spotkanie, opłacić depozyty lub opłaty za uczestnictwo, a nawet dokonać dodatkowych darowizn. Witryna umożliwia również wysyłanie ankiet i ankiet, tworzenie drzewa genealogicznego i łatwe tworzenie szumu wokół wydarzenia za pomocą mediów społecznościowych.

6. Rozważ daty poza sezonem

Pewnie, fajnie byłoby zjechać z rodziną w ośrodku narciarskim w styczniu lub na pięknej plaży Great Lakes w połowie czerwca. Ale zapłacisz najwyższego dolara, jeśli pozostaniesz w szczycie sezonu.

Wiele miejsc obniża ceny o 50% lub więcej poza sezonem, więc rozważ pobyt w tym ośrodku narciarskim w czerwcu lub w tym północnym domu na plaży w grudniu. Zaoszczędzisz pieniądze i nadal będziesz miał dużo do zrobienia. Na przykład większość ośrodków narciarskich ma kilometry szlaków pieszych i rowerowych, a także baseny i zaplanowane wydarzenia. Spacery po zimowej plaży są piękne i odświeżające, a większość północnych plaż jest pusta w miesiącach zimowych, więc będziesz mieć brzeg dla siebie.

7. Zapytaj o stawki grupowe w pokojach hotelowych

Najprawdopodobniej Twoja rodzina jest rozproszona po całym kraju, co oznacza, że ​​będziesz potrzebować pokoi hotelowych i wielu z nich. Jednym z najlepszych sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy na pokojach hotelowych podczas planowania zjazdu rodzinnego jest poproszenie o stawkę grupową, która może zaoszczędzić do 50% lub więcej od ceny pokoi. Jednak uzyskanie świetnej zniżki dla członków rodzin spoza miasta wymaga negocjacji.

Najpierw odrób pracę domową. Zbadaj lokalne ceny hoteli i sporządź listę opłat, jakie każdy hotel pobiera za typowy pokój, a także jakie udogodnienia otrzymasz podczas pobytu. Następnie upewnij się, że wiesz, ile pokoi potrzebujesz, a także ustalone daty zameldowania i wymeldowania.

Kiedy dzwonisz, poproś o rozmowę z kierownikiem; typowy przedstawiciel rezerwacji prawdopodobnie nie będzie miał uprawnień do negocjowania stawek grupowych. Poinformuj kierownika o liczbie pokoi, których potrzebujesz i kiedy będziesz ich potrzebować.

Niektórzy menedżerowie mogą zapytać o Twój budżet. Często używają tego numeru jako punktu wyjścia do negocjacji. O ile to możliwe, zachowaj to dla siebie; możesz uzyskać niższą cenę, jeśli kierownik nie zna twojego przedziału cenowego. Grzecznym sposobem na ukrycie tych informacji jest powiedzenie: „Wciąż rozmawiamy z różnymi członkami rodziny, aby znaleźć cenę, na którą każdy może sobie pozwolić”. Poinformuj ich, że robisz zakupy; możesz uzyskać niższą stawkę, jeśli wiedzą, że dzwonisz do innych hoteli.

Zapisz imię i nazwisko każdego menedżera oraz jego ofertę i daj im znać datę ostatecznej decyzji. W tym dniu oddzwoń do każdego menedżera, podziękuj mu za poświęcony czas i poinformuj go o swojej decyzji. To powszechna uprzejmość. Istnieje również niewielka szansa, że ​​zaoferują ci niższą ofertę przyciągnięcia firmy, jeśli powiesz im, że zdecydowałeś się zarezerwować gdzie indziej.

8. Rozważ urlop wycieczkowy

Zaskakujące jest to, że kompleksowy statek wycieczkowy może być idealnym miejscem na zjazdy rodzinne z wielu powodów.

Statki wycieczkowe mogą pomieścić ludzi o różnych budżetach. Na przykład członkowie rodziny o ograniczonym budżecie często mogą dostać pokoje za 89 USD za noc, podczas gdy osoby o większym dochodzie do dyspozycji mogą wybrać bardziej luksusowe pokoje.

Rejsy zabierają również większość stresu związanego z planowaniem. Personel dba o jedzenie i zajęcia. Możesz zjeść razem śniadanie lub kolację w jednej z wielu restauracji lub jadalni, a następnie zaplanować różnorodne zajęcia w ciągu dnia. Możesz odwiedzić ciotkę w spa, obserwować, jak dzieci i ich kuzyni bawią się razem w parku wodnym, lub wziąć udział w programie z dziadkiem. Nie musisz się martwić o zorganizowanie zjazdu - lub samodzielne gotowanie - lub planowanie „dnia rodzinnego” pełnego różnych zajęć. Wszystko, co musisz zrobić, to pokazać się.

Kolejną korzyścią z organizowania zjazdu rodzinnego na statku wycieczkowym jest to, że każdy dostaje prawdziwe wakacje, łącząc się z osobami, których prawdopodobnie nie widziały od lat, a nawet dekad.

Chociaż rejsy all-inclusive są wygodne i przyjemne, mogą być również drogie. Nawet jeśli zdobędziesz dużo w swoim pokoju, ważne jest, aby pamiętać, że to dopiero początek wydatków, które poniesiesz Ty i członkowie Twojej rodziny.

Na przykład podatki i opłaty portowe mogą dodać 100 do 200 USD do ceny biletu. Będziesz musiał zapłacić za bilet lotniczy do iz miasta portowego, a także taksówkę lub samochód z lotniska do samego portu. Jeśli dojedziesz do portu, zwykle płacisz od 15 do 20 USD za parking.

Jeśli pakiet rejsowy nie obejmuje wszystkich opcji, musisz zapłacić za jedzenie i napoje, które można szybko dodać. Na przykład typowy napój alkoholowy kosztuje od 7 do 10 USD lub więcej na statku wycieczkowym, z dodatkowymi 15–18% napiwkiem. Wiele linii wycieczkowych dodaje również codzienną gratyfikację do ostatecznego rachunku, który obecnie wynosi do 23 USD na osobę dziennie w przypadku większości głównych linii wycieczkowych, według USA Today.

Jak widać, cena twojego pokoju to tylko wierzchołek góry lodowej - i zawsze pamiętaj, że cena pokoju to na osobę. Niezbędne jest zbadanie, jak naprawdę rejs może być naprawdękosztuje każdą osobę dziennie, aby członkowie Twojej rodziny mogli zdecydować, czy będzie na to stać.

9. Rozważ park stanowy

Jeśli organizowanie zjazdu rodzinnego na statku wycieczkowym jest niedostępne dla Ciebie i Twojej rodziny, inną opcją jest zorganizowanie zjazdu w lokalnym lub stanowym parku. Możesz wynająć pawilon, który często jest wyposażony w grill węglowy, za 50 do 100 USD dziennie.

Niektóre większe parki mają do wynajęcia nowoczesne lub rustykalne kabiny. Zazwyczaj „nowoczesna” kabina ma wodę i prąd, podczas gdy „rustykalna” kabina nie. Wynajem kabiny dla członków rodzin spoza miasta może być tańszy niż wynajem pokoju hotelowego, a kabina może zapewnić spokojną przestrzeń dla dzieci lub seniorów do odpoczynku w ciągu dnia.

Niektóre parki mają również do wynajęcia duże kabiny lub domki. Mogą to być kilkaset dolarów za noc, ale jeśli trzy lub cztery rodziny przebywają w jednym budynku i dzielą koszty, może to być bardzo przystępne.

Zanim zarezerwujesz domek lub pawilon, zapytaj, gdzie znajdują się najbliższe toalety publiczne, a także lokalizację innych udogodnień, takich jak plaża, plac zabaw, basen lub przystań rybacka. Jeśli ktoś z Twojej rodziny korzysta z wózka inwalidzkiego lub chodzika, zapytaj o potencjalne bariery, które mogłyby utrudnić jego obecność. Wiele parków ma teraz specjalne „pozbawione barier” kabiny, pawilony i place zabaw.

Unikaj organizowania spotkania rodzinnego podczas ważnego święta, takiego jak 4 lipca lub Święto Pracy; Parki stanowe pobierają najwyższe opłaty w tych terminach. Będziesz także chciał zarezerwować domki i pawilony jak najwcześniej, ponieważ wiele parków stanowych rezerwuje z wyprzedzeniem miesiące - a nawet rok - z wyprzedzeniem.

Chociaż parki stanowe mogą być świetnym wyborem, rozważ te inne lokalizacje, aby uzyskać niedrogie spotkanie:

• Zoo
• Park rozrywki
• Kemping lub park dla samochodów kempingowych
• Konferencja kościelna lub religijna lub ośrodek rekolekcyjny
• Wesołe miasteczko
• YMCA
• Lokalne jezioro lub plaża

Dodatkowe sposoby przycinania kosztów

Istnieje wiele innych sposobów na utrzymanie przystępności rodzinnej po przystępnych cenach, w tym następujące.

• Oszczędzaj na zdjęciach. Zamiast zatrudniać fotografa, poproś członka rodziny o wypełnienie tej roli. Rozważ rezygnację z opłaty za uczestnictwo, a nawet wręczenie im aparatu cyfrowego, jeśli zgodzą się sfotografować wydarzenie i zorganizować później zdjęcia.
• Oszczędzaj na muzyce. Jeśli twoje spotkanie odbędzie się w dużej sali bankietowej, poproś muzycznie skłonnego członka rodziny, aby zagrał jako DJ. Ponownie, jako zachęta, zaoferuj zrzeczenie się opłat rodzinnych za to wydarzenie.
• Oszczędzaj na noclegach. Zastanów się nad wynajęciem kilku domów wakacyjnych w przyjemnym miejscu, takim jak plaża lub w górach, a każda rodzina dzieli koszty równo. Wszyscy będą mogli gotować w domu, co może obniżyć o 30% lub więcej koszty zjazdu, a będziesz mieć mnóstwo stołów obiadowych do zebrania się i rozmowy.
• Oszczędzaj na jedzeniu. Jedzenie jest ogromnym wydatkiem na zjazdach. Uprość to, zakładając bar i pozwalając wszystkim przygotowywać własne posiłki. Na przykład możesz ustawić bar z hot dogami z każdą kreatywną polewą, jaką możesz sobie wyobrazić. Bar nacho, bar hamburgerowy, taco bar i bar lodowy również z pewnością będą hitami.

Ostatnie słowo

Twoje spotkanie rodzinne może być niesamowite bez konieczności wydawania fortuny na zatrudnienie zespołu, robienie pamiątek lub zebranie wszystkich w jednym ośrodku na Wyspach Dziewiczych Stanów Zjednoczonych. (Chociaż to brzmi nieźle, prawda?)

Najważniejsze jest to, że Twoje ponowne spotkanie daje każdemu szansę na ponowne połączenie się i doświadczenie potężnego przyciągania rodziny. To są twoi ludzie. To oni mają twoje plecy i będą cię bronić, gdy nikt inny tego nie zrobi. Wspólne spędzanie czasu na opowiadaniu historii, dzieleniu się zdjęciami, śmianiu się z własnych osobliwości oraz dobrej zabawie tworzy więzi i cementuje przyjaźnie bez względu na to, ile pieniędzy zdecydujesz się wydać.

Czy planowałeś kiedyś spotkanie rodzinne lub uczestniczyłeś w nim? Jakie wskazówki podzielisz się, aby zaoszczędzić pieniądze?