15-stopniowa coroczna kontrola dla Twojej małej firmy - czy jesteś na dobrej drodze?

Kondycja finansowa firmy jest kluczową częścią jej sukcesu. Przynajmniej raz w roku poświęć czas na sprawdzenie, jak działa Twoja firma i upewnij się, że podejmujesz kroki niezbędne do osiągnięcia swoich celów. Oto 15 kroków, które możesz zrobić, aby to zrobić

Przychody

Przychody to suma pieniędzy, które firma przynosi lub zarabia, zanim zostaną poniesione jakiekolwiek wydatki. Bez przychodów Twoja firma nie może osiągać zysków i pozostać rentowna na dłuższą metę. Oto jak zapewnić, by Twoje przychody prowadziły do pozytywnych wyników finansowych.

Krok 1: Porównaj cele przychodów z faktycznymi przychodami

Każda firma potrzebuje budżetu, który rozkłada przewidywane przychody i wydatki. Należy jednak pamiętać, że budżet nie ma na celu gromadzenia pyłu po jego sporządzeniu. To żywy dokument, który może pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji i identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy w ciągu roku.

Zwiększ aktualny budżet i porównaj cele w zakresie dochodów z rzeczywistymi wynikami. Czy przegapiłeś swój cel? Jeśli tak, to dlaczego? Konieczne może być dostosowanie wydatków w celu uzupełnienia niedoborów dochodów.

Jeśli osiągnąłeś lub przekroczyłeś swoje cele dotyczące przychodów, co zrobiłeś dobrze? Czy możesz zrobić więcej w przyszłości? Wykorzystaj część nadwyżki dochodów, aby zbudować swój fundusz ratunkowy.

Krok 2: Zróżnicuj

Przeglądając przychody, sprawdź, ile dochodu pochodzi od jednego klienta lub jednego produktu. Jeśli znaczna część pochodzi z jednego źródła, co by się stało, gdyby ten strumień dochodów wyschł jutro? Czy Twoja firma miałaby poważne kłopoty? Dywersyfikacja na nowe produkty lub rynki może być ryzykowna, ale może również pomóc utrzymać miarę stabilności.

Krok 3: Outsourcing

Ile czasu spędzasz na zadaniach nieprzynoszących przychodów, takich jak media społecznościowe, prowadzenie ksiąg rachunkowych, utrzymanie stron internetowych lub zajmowanie się pozornie bezdenną skrzynką e-mail? Jeśli czas poświęcony na te zadania utrudnia rozwój, nadszedł czas, aby zlecić te obszary działalności firmie, abyś mógł skoncentrować się na zwiększeniu przychodów.

Krok 4: Przejrzyj swoją listę klientów

Czy masz klientów lub klientów, którzy wyczerpują Twoją energię? Może to oni zawsze targują się o cenę lub narzekają, bez względu na to, jak ciężko pracujesz, aby ich zadowolić. Być może nadszedł czas, aby uwolnić tych klientów.

Zakładając firmę, właściciele firm często przyjmują klientów płacących bez względu na to, jak trudni są. Ale w pewnym momencie ci problematyczni klienci mogą cię kosztować więcej straconego czasu i dochodów niż są warte. Jeśli czas, który spędzasz na klientach zużywających energię, oszuka cię w pracy z klientami, których kochasz, uprzejmie i profesjonalnie zwolnij ich.

Wydatki

Ważne jest, aby skupić się na sprzedaży i wzroście, ale jeśli nie zarządzasz kosztami, przychody wychodzą z domu tak szybko, jak się pojawiają. Oto jak lepiej uświadomić sobie wydatki na działalność.

Krok 5: Spójrz na trendy z roku na rok

Spójrz na swoje raporty zysków i strat z ostatnich kilku lat. Jak zmieniły się Twoje wydatki z roku na rok? Jeśli Twoja firma się rozwija, uzasadniony jest pewien wzrost kosztów. W końcu wydatki często napędzają przychody. Jeśli jednak nie zwracasz szczególnej uwagi, niektóre wydatki mogą wymknąć się spod kontroli. Przyjrzyj się uważnie wydatkom i sprawdź, czy możesz obniżyć koszty bez negatywnego wpływu na jakość.

Krok 6: Przejrzyj powtarzające się wydatki

Model biznesowy oparty na subskrypcji kwitnie. Zamiast kupować produkty i usługi w razie potrzeby, płacisz miesięczną lub roczną opłatę za ich regularne otrzymywanie. Jest to wygodne, ponieważ nie musisz się już martwić brakiem produktu lub zawieszeniem usługi. Ale ta wygoda kosztuje, jeśli płacisz za subskrypcje, których nie używasz.

Przejrzyj swoje subskrypcje i anuluj te, których już nie używasz. Jeśli zdecydujesz się zatrzymać, zastanów się, czy poziom planu jest nadal odpowiedni dla Ciebie. Na przykład możesz płacić za funkcje premium w swoim oprogramowaniu do księgowości lub zarządzania mediami społecznościowymi, gdy niższa wersja firmy takiej jak Quickbooks spełniłby również Twoje potrzeby.

Pro wskazówka: Jeśli Twoja firma płaci pracownikom lub kontrahentom, koniecznością jest posiadanie wiarygodnej firmy płacowej. Quickbooks Payroll integruje się bezpośrednio z oprogramowaniem księgowym Quickbooks, dzięki czemu wszystko jest płynne i proste.

Należności

Należności z tytułu należności to pieniądze, które klienci są winni za dobra lub usługi, które już świadczyłeś. Wiele firm upadło, ponieważ chociaż sprzedaż była wysoka, jej przychody znajdowały się na należnościach zamiast w banku. Oto, jak możesz zainwestować kilka minut swojego czasu, aby utrzymać silny przepływ gotówki.

Krok 7: Przejrzyj procedury pobierania

Czy masz zaległe należności, które są przeterminowane o 30, 60 lub 90 dni lub starsze? Czas przejrzeć swoje procedury windykacyjne. Badanie przeprowadzone przez Commercial Collection Agencies of America wykazało, że prawdopodobieństwo zbierania pieniędzy na zaległe konto drastycznie spada, im dłużej jest ono niespłacane. Po upływie 30 dni masz szansę na zbieranie 88,7%, ale do 90 dni po upływie tej szansy spada do 68,9%.

Jak więc uniknąć zawiązywania ciężko zarobionych dochodów w bilansie?

Skróć warunki płatności. Faktury papierowe do korespondencji i czeki przyjmowane były normą. W takim środowisku dawanie klientom 30 dni na zapłatę miało sens, ponieważ pozwalało na opóźnienia poczty. Obecnie większość firmowych faktur e-mail wystawia płatności elektroniczne. Zmień warunki płatności z „netto 30” na „płatność wymagalna przy odbiorze” i sprawdź po dwóch tygodniach.
Kontynuuj kontakt z klientami, gdy tylko płatności staną się przeterminowane. Pisemne listy kolekcji i e-maile można łatwo zignorować. Odbierz telefon i zadzwoń do klientów, gdy spóźnią się z płatnościami. Szybko dowiesz się, czy występuje problem, i możesz rozwiązać problem, utrzymując dobre relacje z klientami.
Zachęć klientów do płacenia. Zachęcić klientów do wcześniejszej zapłaty lub ukarania tych, którzy płacą za późno. Powszechną zachętą jest 10% zniżki, jeśli klienci zapłacą w ciągu 10 dni. Opłaty za opóźnienie mogą być zryczałtowane lub stanowić procent kwoty faktury. Na przykład możesz naliczyć 1,5% niespłaconego salda miesięcznie, zaczynając od faktury, której termin płatności upłynął o 30 dni.

Utrzymywanie kontroli nad należnościami i dzwonienie do klientów przeterminowanych jest niezbędnym zadaniem biznesowym, ale dla wielu właścicieli małych firm nie ma czasu ani skłonności. Jeśli zadania te znajdują się zawsze na dole listy spraw, pamiętaj, że są to doskonałe rzeczy do outsourcingu.

Krok 8: Przejrzyj warunki w umowach i fakturach

Twoi klienci nie płacą zgodnie z harmonogramem, jeśli nie wiedzą, jaki jest twój harmonogram. Upewnij się, że umowy i faktury klienta określają jasne oczekiwania na termin płatności i co się stanie, gdy płatności się spóźnią.

Na przykład, czy zawiesisz usługę? Czy będziesz potrzebować płatności z góry za przyszłe usługi? Wyślesz je do kolekcji? Kiedy warunki są określone w umowach i fakturach, masz układ przetargowy w rozmowach z opóźnionymi płatnikami.

Zobowiązania

Zobowiązania do zapłaty to pieniądze, które firma jest winna za rzeczy, takie jak media, zapasy i materiały eksploatacyjne. Zarządzanie zobowiązaniami jest niezbędne, ponieważ jeśli nie kontrolujesz swoich zobowiązań, możesz szybko zyskać reputację powolnego płatnika ze swoimi dostawcami i dostawcami. Może to również kosztować Cię pieniądze w postaci opóźnionych opłat, wyższych opłat odsetkowych, a nawet utraconych dostawców. Oto jak zapewnić odpowiedzialne zarządzanie swoimi zobowiązaniami.

Krok 9: Przejrzyj późne opłaty

Czy Twoja firma w ubiegłym roku uiściła jakieś opłaty za opóźnienie? Od czasu do czasu należy zapomnieć o płatności, ale jeśli tracisz część swoich dochodów z powodu opóźnień w płatnościach z tytułu zaległych płatności, musisz zidentyfikować przyczynę.

Być może masz problemy z płaceniem rachunków, ponieważ Twoi klienci nie płacą Ci zbyt długo. A może twoje książki są zdezorganizowane i skorzystałbyś z lepszego systemu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ponownie księgowość i płatności rachunków są łatwymi obszarami do outsourcingu, jeśli są czymś, z czym trudno sobie radzić samodzielnie.

Majątek

Aktywa to przedmioty wartościowe będące własnością firmy. Należą do nich materialne przedmioty, takie jak gotówka, zapasy, meble i wyposażenie, a także wartości niematerialne i prawne, takie jak prawa autorskie, patenty i reputacja firmy. Jeśli nie monitorujesz swoich aktywów we właściwy sposób, możesz nie wiedzieć, w jaki sposób są one wykorzystywane, kiedy trzeba je naprawić lub wymienić lub kiedy nastąpi strata. Oto jak zapewnić ochronę inwestycji.

Krok 10: Przejrzyj harmonogram środków trwałych

Co posiadasz Każda firma potrzebuje harmonogramu środków trwałych, który zawiera opis każdego środka trwałego, a także jego cenę i datę zakupu. Może to być prosty arkusz kalkulacyjny lub szczegółowy harmonogram amortyzacji prowadzony przez księgowego. Przynajmniej raz w roku przejrzyj tę listę, aby upewnić się, że dodano nowe pozycje, aby nie przegapić żadnych cennych odliczeń amortyzacji w zeznaniu podatkowym.

Poszukaj również pozbywanych przedmiotów, które należy usunąć z listy. Często firmy wymieniają stary sprzęt lub wycofują go z eksploatacji, ale zapominają usunąć go z rejestru środków trwałych. Jeśli musisz złożyć zeznanie podatkowe z tytułu własności prywatnej w przedsiębiorstwie stanowym lub lokalnym, pozostawienie starych aktywów na liście może oznaczać, że co roku przepłacasz ten podatek.

Krok 11: Wykonaj kontrolę naprawy i wymiany

Sprawdź swoje zasoby fizyczne, takie jak pojazdy, sprzęt, meble i komputery. Czy któryś z nich wymaga konserwacji? Teraz jest dobry czas, aby to zaplanować. W tym momencie zastanów się, czy któryś z twoich zasobów fizycznych wymaga wymiany w następnym roku lub dwóch. Jeśli tak, możesz zacząć odkładać środki na pokrycie wymiany już teraz.

Krok 12: Monitoruj swoją reputację online

Reputacja Twojej firmy nie jest pozycją w bilansie, ale nie popełnij błędu: w dzisiejszym świecie skoncentrowanym na Internecie monitorowanie reputacji online jest niezbędne.

Google swoją nazwę firmy, aby zobaczyć, co się pojawi. Sprawdź recenzje na Yelp i innych stronach z recenzjami. Jeśli znajdziesz negatywne recenzje, odpowiedz na konstruktywne opinie w taki sposób, aby pokazać klientom, że chcesz to naprawić. Jeśli zobaczysz informacje, które są niedokładne lub nieodpowiednie, postaraj się je usunąć.

Inne obszary

Oto kilka dodatkowych kroków, dzięki którym Twoja firma będzie w dobrej kondycji i zmierza tam, gdzie chcesz.

Krok 13: Sprawdź swoją strukturę prawną

Czy Twoja firma jest jednoosobową firmą, spółką osobową, LLC, S-Corporation lub korporacją? Czy ta struktura prawna nadal ma sens? Jeśli Twoja firma znacznie się rozwinęła od momentu wybrania rodzaju podmiotu, porozmawiaj ze swoim księgowym lub doradcą, czy Twoja obecna struktura biznesowa jest nadal odpowiednia dla Ciebie.

Reforma podatkowa wprowadziła szereg zmian w przepisach podatkowych dla przedsiębiorstw, zwłaszcza korporacji. Możesz skorzystać z nowych możliwości planowania podatkowego i obniżyć rachunek podatkowy, zmieniając strukturę działalności.

Krok 14: Sprawdź zakres ubezpieczenia firmy

Jak zmieniła się Twoja firma w ciągu ostatniego roku? Zmiany wielkości, struktury i modelu biznesowego firmy mogą mieć wpływ na rodzaj i zakres ochrony ubezpieczeniowej niezbędnej do jej ochrony. Program ubezpieczeniowy, z którym zacząłeś, może już nie być odpowiedni.

Umów się na spotkanie z agentem ubezpieczeniowym, aby omówić, czy musisz zwiększyć zakres ubezpieczenia, czy zwiększyć limity odpowiedzialności ogólnej, majątkowej, zawodowej, odszkodowania pracowniczego lub ochrony parasolowej. Gdy jesteś przy tym, uzyskaj konkurencyjne oferty od innych firm. Zakupy w okolicy mogą zapewnić lepszą stawkę za ten sam zasięg.

Krok 15: Sprawdź swoje bezpieczeństwo online

Ważne jest, aby Twoje informacje oraz dane klientów były bezpieczne i prywatne. Wykonaj następujące kroki od National Cyber Security Alliance, aby zapewnić ochronę danych:

Upewnij się, że oprogramowanie zabezpieczające na wszystkich urządzeniach jest aktualne, aby chronić się przed wirusami, złośliwym oprogramowaniem i innymi zagrożeniami online.
Włącz automatyczne aktualizacje oprogramowania, jeśli jest to opcja.
W miarę możliwości zawsze używaj silnych haseł i uwierzytelniania dwuskładnikowego.
Regularnie twórz kopie zapasowe danych w chmurze lub na oddzielnym dysku twardym.
Upewnij się, że dostęp do danych lub systemów krytycznych jest ograniczony do pracowników, którzy potrzebują go do wykonywania swoich zadań.
Mają jasne zasady dotyczące tego, co pracownicy mogą przechowywać i instalować na swoich komputerach i urządzeniach w pracy.
Szkol pracowników, aby nigdy nie otwierali podejrzanych łączy w wiadomości e-mail ani odwiedzali nieznanych stron internetowych.

Ostatnie słowo

Zdrowa firma to nie tylko zyski. Chodzi również o czytanie między wierszami i zadawanie właściwych pytań, aby zobaczyć, jak możesz ulepszyć swój biznes. Powyższe kroki wymagają czasu, więc jeśli nie możesz przeznaczyć kilku dni na rozwiązanie wszystkiego raz w roku, odłóż kilka godzin każdego miesiąca lub kwartału i podziel listę na możliwe do zarządzania części.

Niezależnie od wybranej metody przeprowadzanie kontroli biznesowej może dać ci dobre wyobrażenie o tym, co się dzieje z Twoją firmą i pomoże Ci uniknąć jakichkolwiek problemów finansowych w późniejszym terminie..

Czy regularnie sprawdzasz kondycję finansową swojej firmy? Jakie kroki byś dodał do tej listy?