Recenzja FreshBooks - Oprogramowanie do fakturowania online w celu bezbolesnego fakturowania

FreshBooks ma wielu konkurentów w zatłoczonej przestrzeni księgowej online, w tym Kashoo, Zoho Books, Xero i Wave. Dzięki wszechstronnym opcjom płatności i automatycznym funkcjom księgowym, w przeciwieństwie do niektórych tańszych konkurentów, jest szczególnie przydatny dla zapracowanych przedsiębiorców, którzy nie mogą sobie pozwolić na poświęcenie czasu na ręczne działania księgowe.

Jak to działa

Aby zarejestrować się w FreshBooks, wystarczy podać swoje imię i adres e-mail. W przypadku planów płatnych nie musisz wprowadzać numeru karty kredytowej do końca 30-dniowego okresu próbnego. Po rejestracji automatycznie naliczane są miesięczne opłaty i możesz je anulować w dowolnym momencie.

Sercem twojego konta FreshBooks jest pulpit nawigacyjny, który pozwala tworzyć szacunki, śledzić czas pracy, wysyłać faktury, zarządzać wydatkami, edytować listy klientów i generować raporty finansowe dla Twojej firmy. Ten pulpit nawigacyjny ma niestandardowy adres URL, wyrażony jako „twoja nazwa.FreshBooks.com”.

Możesz zautomatyzować wiele funkcji FreshBooks, w tym wprowadzanie płatności, powiadomienia o opóźnieniach dla klientów i generowanie raportów. Możesz także połączyć swoje konto bezpośrednio z aplikacją płatniczą innej firmy (taką jak Stripe), aby utworzyć internetowy punkt sprzedaży dla swojej firmy. O ile nie masz bezpłatnego konta, FreshBooks pozwala również zastąpić własną markę logo firmy na fakturach wysyłanych do klientów. Dla firm, które nie muszą zarządzać złożonymi transakcjami finansowymi, ma on pełnić rolę księgowego.

Kluczowe cechy

Funkcje FreshBooks różnią się w zależności od każdego dostępnego planu.

Bezpłatny plan

Bezpłatny plan obejmuje tylko niektóre przydatne funkcje FreshBooks i możesz mieć tylko jednego klienta. Dostajesz zaledwie 14 dni przed wyświetleniem monitu o aktualizację - w przeciwieństwie do 30 w przypadku płatnych planów - po czym dostajesz cotygodniowe wyprzedaże.

Tworzenie i dostawa faktur. FreshBooks pozwala tworzyć nieograniczoną liczbę faktur zawierających imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane kontaktowe oraz logo osobiste lub firmowe. Możesz określić stawkę godzinową, koszt jednostkowy lub zryczałtowaną opłatę serwisową, a także termin. Po utworzeniu możesz dostarczyć fakturę e-mailem lub wydrukować i wysłać ją pocztą. Jeśli wysyłasz fakturę online, możesz zobaczyć, kiedy zostanie ona wyświetlona po raz pierwszy.
Szacunki. Przed rozpoczęciem projektu możesz użyć FreshBooks, aby wygenerować kosztorys dla swojego klienta - i edytować go w dowolnym momencie podczas projektu. Po zakończeniu przekształć kalkulację w formalną fakturę za pomocą jednego kliknięcia.
Akceptacja płatności i śledzenie. Platforma FreshBooks pozwala akceptować główne karty kredytowe, w tym Visa, MasterCard i American Express (przy użyciu aplikacji płatniczej innej firmy), a także PayPal. Do fakturowania i akceptowania płatności można używać dowolnej waluty. Po zapłaceniu, w części lub w całości, kwota należna na fakturze zmienia się, aby to odzwierciedlić. Możesz również akceptować płatności offline, takie jak gotówka i czeki, jednak w takich przypadkach musisz ręcznie zaktualizować fakturę. Możesz zwrócić płatność klientowi lub umorzyć zaległą fakturę - zerując jej saldo bez odnotowania, że została zapłacona.
Przypomnienia i powiadomienia. Możesz generować przypomnienia o opóźnieniach w płatnościach dla zaległych klientów lub poinstruować FreshBooks, aby automatycznie wysyłali powiadomienia po upływie każdego terminu płatności.
Usługi pocztowe. FreshBooks może pakować i wysyłać faktury w dowolnym miejscu na świecie tradycyjną pocztą. Aby skorzystać z tej usługi, musisz kupić „znaczki”, które są kredytami wysyłkowymi, które obejmują koszty wysyłki, opakowania i robocizny. Poszczególne znaczki kosztują 2,29 USD za każdy, przy czym koszt spada do 1,79 USD przy zamówieniach od 100 do 499 i 1,49 USD za zamówienia o wartości 500 lub więcej. Do wysłania faktury w USA i Kanadzie potrzeba jednej pieczęci, a dwóch - gdziekolwiek indziej.
Ręczne śledzenie wydatków. Możesz śledzić swoje wydatki, pstrykając zdjęcia swoich rachunków i przesyłając je na swoje konto. Możesz także przypisywać określone wydatki klientom i automatycznie dodawać elementy zamówienia do faktur.
Śledzenie czasu. FreshBooks ma wbudowany zegar czasu, który możesz uruchamiać i zatrzymywać do woli, który śledzi twoje rozliczane godziny. Zachowaj osobny zegar z różnymi stawkami dla każdego klienta. W dowolnym momencie możesz tworzyć faktury bezpośrednio z arkuszy czasu pracy.
Raporty. FreshBooks może generować raporty dotyczące ogólnych zysków i strat, podatków, wydatków i historii kolekcji. Skorzystaj z nich, aby sprawdzić kondycję finansową firmy na pierwszy rzut oka.

Plan sadzonki

Za 19,95 USD miesięcznie Seedling umożliwia dodanie do 25 klientów i opcję ukrywania marki FreshBooks na fakturach. Ponadto ten plan obejmuje wszystkie funkcje planu bezpłatnego, a także:

Automatyczne śledzenie wydatków. Plan sadzonki pozwala importować wydatki bezpośrednio z konta bankowego lub karty kredytowej, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania większości pozycji.
Integracja aplikacji. Platforma integruje się z dziesiątkami aplikacji innych firm, w tym opcjami zarządzania listami płac (takimi jak ZenPayroll), oprogramowaniem podatkowym (takim jak SimpleTax), narzędziami do zarządzania projektami (takimi jak Basecamp), zarządzaniem relacjami z klientami (takimi jak Highrise) i nie tylko.

Plan Evergreen

Za 29,95 USD miesięcznie zyskujesz wszystkie funkcje dostępne w aplikacji Seedling, a także:

Nielimitowani klienci. Twój abonament Evergreen pozwala dodawać do konta dowolną liczbę klientów.

Plan Mighty Oak

39,95 USD miesięcznie obejmuje wszystkie funkcje dostępne w ramach niższych planów, a także następujące:

Narzędzia do zarządzania projektami. Podstawowe narzędzia do zarządzania projektami, takie jak arkusze czasu pracy zespołu, które pozwalają ustawić różne stawki dla różnych członków personelu.
Arkusze zarządzania czasem historycznym dla zespołów. Jeśli zarządzasz zespołem, możesz wyświetlać historyczne dzienniki czasu każdego członka od momentu założenia konta.
Dodatkowi użytkownicy. Bez dodatkowych kosztów możesz dodać jednego dodatkowego użytkownika do swojego konta. Jeśli chcesz dodać więcej członków zespołu, kosztuje to 10 USD miesięcznie na użytkownika.

Zalety

1. Możesz akceptować płatności PayPal i płatności kartą kredytową za pośrednictwem FreshBooks
Możesz połączyć swoje konta FreshBooks i PayPal oraz automatycznie aktualizować faktury po otrzymaniu zapłaty. Chociaż możesz akceptować płatności PayPal od klientów za pośrednictwem Wave, tak naprawdę nie możesz połączyć swoich kont. Łącząc konto FreshBooks z platformą płatniczą innej firmy, możesz również akceptować płatności kartą kredytową. Nie możesz tego zrobić za pomocą Kashoo lub Zoho Books.

2. Twoje faktury i konto są automatycznie aktualizowane dla płatności online
Po otrzymaniu internetowej karty kredytowej lub płatności PayPal FreshBooks rejestruje ją i aktualizuje stosowną fakturę. Natomiast Kashoo wymaga ręcznego wprowadzania wszystkich płatności, w tym płatności dokonywanych za pośrednictwem PayPal. Zoho Books wymaga ręcznego wprowadzenia wszystkich płatności kartą kredytową.

3. Nie musisz płacić za wsparcie telefoniczne
Bezpłatne konto FreshBooks umożliwia dostęp do bezpłatnych linii wsparcia telefonicznego dla klientów w Ameryce Północnej, Wielkiej Brytanii i Irlandii. Zoho Books i Wave również obsługują połączenia, ale oba ograniczają dostęp do płacących abonentów. Aby uzyskać pomoc od żywej osoby, musisz przynajmniej zapisać się na pakiet Wave 9 USD miesięcznie Plus lub subskrypcję Zoho 24,99 USD miesięcznie.

4. Możesz wystawiać faktury w wielu językach
Wielu konkurentów FreshBooks wymaga wystawiania faktur w języku angielskim. Jeśli masz klientów w innych krajach, może się to wydawać niegrzeczne, nawet jeśli rozumieją język. We wszystkich pakietach FreshBooks możesz ustawić domyślny język każdego klienta. Wybierz spośród angielskiego, hiszpańskiego, francuskiego, niemieckiego, włoskiego, norweskiego, szwedzkiego, duńskiego, holenderskiego, portugalskiego, a nawet estońskiego.

5. Dostępne jest fakturowanie w wielu walutach
Wszystkie pakiety FreshBooks umożliwiają ustawienie domyślnych walut dla każdego klienta i wystawianie faktur według ich nominałów domowych. FreshBooks obsługuje matematykę konwersji przy aktualnych kursach. Z kolei tańsze plany Xero nie pozwalają wystawiać faktur w wielu walutach - aby uzyskać tę korzyść, należy wybrać plan „Premium 10” za 70 USD miesięcznie.

6. Czysty, praktyczny i pomocny interfejs
FreshBooks ma intuicyjny, wyraźny interfejs, którego centrum stanowi uporządkowany pulpit nawigacyjny. Stąd możesz łatwo uzyskać dostęp do osobnych kart dla każdej z głównych funkcji FreshBooks, które obejmują tworzenie i wysyłanie faktur, śledzenie wydatków i generowanie raportów.

W obrębie każdej karty kierują cię duże, wyraźnie oznaczone przyciski i etykiety. W przypadku nowszych użytkowników platforma zawiera również tekst natywny, który zapewnia dodatkowe objaśnienie każdej funkcji bez konieczności przechodzenia do sekcji pomocy. Natomiast platformy takie jak Zoho Books i Wave próbują upakować jak najwięcej funkcji na jednym ekranie, tworząc niepotrzebne bałagany.

7. Istnieje darmowa wersja
Chociaż jest to nieco ograniczone, FreshBooks ma darmową wersję. To więcej niż konkurenci, tacy jak Kashoo i Zoho Books, mogą powiedzieć.

Niedogodności

1. Darmowa wersja jest bardzo ograniczona
W przeciwieństwie do Kashoo, Xero i Zoho Books, FreshBooks ma darmową wersję. Jest jednak bardzo ograniczony, umożliwiając tylko jednemu klientowi i unikając kluczowych funkcji, takich jak automatyczne importowanie wydatków i śledzenie czasu pracy zespołu. Wygląda na to, że zmierza w złym kierunku: przy pierwszym uruchomieniu FreshBooks możesz dodać trzech klientów do darmowego konta.

Dla porównania Wave oferuje cały pakiet usług - w tym nieograniczoną liczbę klientów i faktur - za darmo. Płacisz tylko za pakiety, które obejmują telefon na żywo i obsługę czatu.

2. Brak śledzenia zapasów lub amortyzacji
Jeśli prowadzisz firmę handlującą towarami fizycznymi, nie możesz używać FreshBooks do śledzenia zapasów i przesyłek. Chociaż umożliwia śledzenie wydatków poprzez przesyłanie rachunków i faktur dostawców na konto, jego konkurent Xero wykorzystuje Twoje wydatki i płatności do prowadzenia automatycznie aktualizowanej ewidencji zapasów w czasie rzeczywistym. Nie ma również harmonogramu amortyzacji środków trwałych za pośrednictwem FreshBooks - ważna kwestia w czasie opodatkowania. Xero też to ma.

3. Brak funkcji listy płac
FreshBooks pozwala śledzić rozliczane godziny pracy Twojego zespołu, ale brakuje w nim prawdziwych funkcji płacowych. Nie można rejestrować godzin pracy, potrącać podatków, dokonywać bezpośrednich wpłat ani odcinać czeków za pomocą oprogramowania, chociaż można rejestrować płatności dla kontrahentów jako wydatki.

Natomiast Wave ma aplikację płac, która kosztuje 5 USD miesięcznie plus 4 USD miesięcznie na każdego pracownika w systemie. Droższe wersje Xero mają pełną funkcjonalność listy płac, w tym bezpośrednią wpłatę. FreshBooks integruje się z aplikacjami płacowymi innych firm, ale może to mieć inne wady, w tym wyższe koszty, brak obsługi klienta po stronie FreshBooks i potencjalne problemy z funkcjonalnością.

4. Niekonkurencyjne ceny
W stosunku do niektórych konkurentów FreshBooks cierpi z powodu ceny. Kashoo, który oferuje podobne funkcje (i nieograniczone fakturowanie), kosztuje zaledwie 49 USD rocznie. Dla najtańszej płatnej wersji FreshBooks, która ogranicza faktury do 25 klientów, miesięcznie kosztuje to 19,95 USD miesięcznie. Tymczasem pakiet księgowy Wave - podobny do planu Evergreen firmy FreshBooks - jest całkowicie darmowy dla użytkowników, którzy nie wybierają pakietu wsparcia na żywo.

5. Krótki okres próbny i trwała sprzedaż w wersji bezpłatnej
FreshBooks oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny dzięki swojej bezpłatnej wersji. Dla porównania, wielu konkurentów oferuje 30-dniowe bezpłatne wersje próbne bez karty kredytowej. Ponadto podczas okresu próbnego FreshBooks regularnie otrzymujesz monit o zapisanie się na płatny abonament. Sprzedaż dodatkowa trwa co tydzień, aż do uaktualnienia.

Ostatnie słowo

FreshBooks to zdecydowanie przydatne chmurowe rozwiązanie do księgowości i fakturowania dla freelancerów, profesjonalistów indywidualnych i właścicieli małych firm - a ponadto oferuje bezpłatną wersję, która może być wystarczająca, jeśli masz tylko jednego klienta do wystawienia rachunku. Jeśli potrzebujesz tylko śledzić swoje wydatki, generować faktury i upewnić się, że otrzymujesz zapłatę, prawdopodobnie znajdziesz ją wydajną i łatwą w użyciu. A jeśli utkniesz, bezpłatna pomoc techniczna jest w zasięgu telefonu.

Z drugiej strony, FreshBooks nie ma wielu funkcji księgowych, takich jak zarządzanie zapasami i listy płac, które są niezbędne dla firm zatrudniających wielu pracowników. Są one często oferowane w konkurencyjnych pakietach.

Werdykt

FreshBooks ma wiele przydatnych funkcji dla firm potrzebujących podstawowych programów księgowych, ale cierpi z powodu ceny w porównaniu z podobnie podstawowymi konkurentami, takimi jak Wave i Kashoo. Jeśli potrzebujesz taniej, dobrze zaokrąglonej platformy księgowej, skorzystaj z jednej z tych opcji.

Wynik

4 gwiazdki na 5: mnóstwo podstawowych funkcji księgowych w połączeniu z dodatkowymi korzyściami sprawiają, że FreshBooks są atrakcyjne. Jednak limity liczby klientów, którzy mogą rozliczać się z darmową wersją - oraz nieatrakcyjne ceny - liczą się do tego.

Czy FreshBooks jest Twoim wyborem dla oprogramowania księgowego opartego na chmurze, czy wolisz inną opcję??