5 kroków rozwiązywania problemów - proces i strategie sukcesu

Oczywiście umiejętności rozwiązywania problemów różnią się znacznie w zależności od osoby - niektórzy z nas przodują w rozwiązywaniu nadrzędnych dylematów, podczas gdy inni są bardziej biegli w podejmowaniu podstawowych codziennych decyzji. Naukowcy z Center for Research on Learning and Teaching University of Michigan uważają, że trudności w rozwiązywaniu problemów wynikają zwykle z dwóch następujących kwestii:

Niedokładność w czytaniu. Niepoprawna interpretacja problemu może wynikać z jego postrzegania bez koncentrowania się na jego znaczeniu. Może również wynikać z czytania nieznanych słów, przeoczania ważnych faktów i przedwczesnego rozwiązywania ich. Mówiąc wprost, wiele osób ma na początku trudności z precyzyjnym sformułowaniem problemu, w wyniku czego opracowują nieodpowiednie lub nieprawidłowe rozwiązania.
Niedokładność myślenia. Starożytni Grecy nazywali umiejętność właściwego rozumowania „logiką”. Dziś czasami określamy tę umiejętność mianem „pragmatyzmu” - systemu myślenia w celu określenia znaczenia, prawdy lub wartości. Złe decyzje wynikają z niejasności, dlatego w procesie rozwiązywania problemów brane są pod uwagę nieistotne informacje. Czasami szukamy rozwiązań, które nie spełniają naszych zamierzonych celów lub nie dzielimy skomplikowanych problemów na zrozumiałe części, gdy ograniczenia czasowe zmuszają nas do przedwczesnych decyzji.

Każdy z nas każdego dnia podejmuje decyzje, które wpływają na nasze szczęście, karierę i zadowolenie z życia. Ucząc się i ćwicząc umiejętności sprawdzonych rozwiązywania problemów - i wykonując niezbędne kroki - możesz zwiększyć swoją samoocenę, zmniejszyć konflikty interpersonalne i zmniejszyć ogólny stres.

1. Zdefiniuj problem

Niezbędne jest pełne zrozumienie problemu przed opracowaniem możliwych rozwiązań. Niektóre problemy wydają się proste - podejmowanie decyzji, co jeść na śniadanie, w co się ubrać do pracy, czy skorzystać z transportu zbiorowego, czy jechać samochodem - a ich rozwiązania rzadko mają realny wpływ na nasze życie. Inne problemy są niezwykle złożone i mają długofalowe konsekwencje: wybór kariery zawodowej, z którą decydujemy się poślubić, lub czy kontynuować wykształcenie wyższe.

Problemy są dodatkowo komplikowane z powodu emocji i tego, czy postrzegamy wdrożenie rozwiązania jako bolesne czy przyjemne. Fakt, że wiele naszych decyzji ma konsekwencje w dalekiej przyszłości, prowadzi do zwlekania i dalszej złożoności.

Sposób, w jaki myślimy lub definiujemy problem, może skutkować utratą szans, nieodpowiednimi lub nietrwałymi rozwiązaniami, niepotrzebnymi kosztami, stratą czasu oraz ciągłą frustracją i stresem. Przykładem tego jest uproszczenie problemów poprzez poszukiwanie pojedynczych, krótko- lub krótkoterminowych rozwiązań, przy jednoczesnym zaniedbaniu długoterminowych konsekwencji.

Na przykład pośpieszny rodzic, który musi podać obiad, może pobiec do sklepu na nocny posiłek i może powtarzać to zachowanie wiele razy w tygodniu. Szukając rozwiązania krótkoterminowego (kup dzisiejszą kolację) i zaniedbując rozwiązanie długoterminowe (zrób jedną dużą, dobrze zaplanowaną wycieczkę do sklepu spożywczego z wyprzedzeniem), on lub ona marnuje czas, paliwo i wysiłek oraz radzi sobie z powtarzającą się frustracją.

Zazwyczaj istnieje szereg decyzji i działań, które możemy podjąć w celu rozwiązania problemu, z których każda ma inne skutki krótko- i długoterminowe, które należy wziąć pod uwagę. Poszerzenie definicji problemu poprzez podanie większej liczby szczegółów może pobudzić krytyczne myślenie i doprowadzić do wielu, często innowacyjnych rozwiązań. Lepsi rozwiązujący problemy wiedzą, że zadawanie większej liczby pytań przed próbą znalezienia rozwiązania zazwyczaj przynosi lepsze wyniki.

Znaczenie dokładnego opisu

Charles Kettering, kierownik działu badań General Motors w latach 1920–1947, stwierdził: „Dobrze opisany problem to problem na wpół rozwiązany”. Artykuł z 2012 roku w Harvard Business Review potwierdził: „Dobrze zdefiniowane problemy prowadzą do przełomowych rozwiązań”. Autorzy uważali, że większość firm i osób nie jest wystarczająco rygorystyczna w określaniu problemów, które próbują rozwiązać, i wyjaśnianiu, dlaczego rozwiązanie jest ważne.

Na przykład oczyszczenie wybrzeża Alaski po wycieku ropy Exxon Valdez w 1989 r. Kosztowało znacznie więcej niż oczekiwano i zajęło ponad 20 lat, głównie z powodu nieuwzględnienia faktu, że ropa w wodach subarktycznych staje się syropem. Niska lepkość płynu sprawiła, że pompowanie go do stacji odbioru na lądzie jest niezwykle trudne.

Po rozszerzeniu problemu z „oczyszczania oleju” na „lepkość materiałów” chemik z przemysłu cementowego zaproponował rozwiązanie, które wibrowałoby zamrożony olej w barek podczas pompowania, utrzymując płynność. W rezultacie sprzątanie zostało przyspieszone potencjalnymi oszczędnościami w wysokości milionów dolarów.

Użycie metody Kiplinga do zdefiniowania problemów

Pierwszym krokiem w rozwiązaniu każdego problemu jest jasne, zwięzłe stwierdzenie, które zwolennicy nazywają „stwierdzeniem problemu”. Metoda Kiplinga, nazwana na cześć wiersza Rudyarda Kiplinga z 1902 r. W jego książce „Just So Stories”, jest jednym z bardziej popularnych systemów definiowania problemu. Czasami nazywani systemem „Five Ws and One H”, dziennikarze często używają go do komunikowania faktów.

Wiersz podkreśla sześć elementów niezbędnych do prawidłowego wykreślenia problemu:

Co to jest problem?
Dlaczego naprawia problem ważny?
Gdy czy problem się pojawił? Kiedy trzeba to rozwiązać?
W jaki sposób czy problem się zdarzył?
Gdzie występuje problem?
Kto dotyczy problem?

Opis problemu powinien być jak najbardziej jasny i kompletny. Na przykład student bez środków do życia, rozważający możliwość uczęszczania na studia, może dojść do wniosku, że „nie mogę iść na studia w nadchodzącym semestrze”. Ta decyzja odzwierciedla błędne stwierdzenie problemu dotyczące braku funduszy, a nie ramy do opracowania rozwiązań, które mogą umożliwić uczestnictwo.

Lepszym stwierdzeniem problemu może być: „Brakuje mi środków na opłacenie czesnego w nadchodzącym semestrze i opłat (co) na UCLA (gdzie) do 1 września (kiedy). Zostałem zwolniony z letniej pracy i nie mogę zaoszczędzić tyle, ile się spodziewałem (jak). W rezultacie mój stopień naukowy i początek mojej kariery zostaną opóźnione o co najmniej sześć miesięcy (dlaczego). ” Rozszerzone zestawienie problemów może prowadzić do innych rozwiązań, takich jak poszukiwanie stypendiów, pożyczanie funduszy, uczęszczanie do innej uczelni w celu obniżenia czesnego, praca w niepełnym wymiarze godzin podczas uczęszczania do szkoły, zmniejszenie innych wydatków na oszczędzanie lub połączenie wszystkich.

2. Opracuj alternatywne rozwiązania

Powszechną barierą dla skutecznego rozwiązywania problemów jest nasze poleganie na wcześniejszych doświadczeniach, szczególnie tych, które wydają się podobne do naszej obecnej sytuacji. Według psychologa G. Stanleya Hall ludzie są w dużej mierze stworzeniami nawykowymi, a nasze działania i decyzje są często automatycznymi refleksami opartymi na naszych osobistych uprzedzeniach, stereotypach i historii.

Wielu naukowców uważa, że nawyk jest naturalną konsekwencją ewolucji, kompromisu między ogromnym zapotrzebowaniem mózgu na energię - mózgi odpowiadają za mniej niż 2% masy ciała człowieka, ale zużywają do 20% naszego kalorycznego spożycia - i przeżycie . Ucieczka przed pomrukiem niewidzialnego lwa niewątpliwie uratowała więcej naszych przodków niż czekanie na potwierdzenie jego obecności.

Niestety, ta tendencja do stosowania tego samego doświadczenia do każdego problemu może prowadzić do złych decyzji. Jak powiedział amerykański psycholog Abraham Maslow: „Jeśli masz tylko młot, każdy problem postrzegasz jako gwóźdź”.

Z wyjątkiem pytań matematycznych lub opartych na faktach niewiele problemów ma jedno rozwiązanie. Lepsi rozwiązujący problemy wykorzystują różne strategie do opracowania wielu rozwiązań przed podjęciem decyzji. Ponieważ optymalne rozwiązanie zwykle odkrywa się, porównując alternatywne wyniki, teoria wielu wyborów i ich wyników jest korzystna.

Techniki opracowywania wielu rozwiązań jednego problemu

Na tym etapie celem jest wygenerowanie jak największej liczby potencjalnych rozwiązań, bez zastanowienia się, czy są one realistyczne, praktyczne czy skuteczne. Przydatne techniki przełamywania starych nawyków myślenia obejmują:

Analogie. Rozważ podobne problemy z przeszłości i dostosuj ich rozwiązania do obecnej sytuacji. Na przykład firma, która chce wprowadzić na rynek nowy produkt, może rozważyć wprowadzenie popularnych taktyk marketingowych w branży - rekomendacji celebrytów, niskich cen wprowadzających lub reklamy krajowej - w celu wprowadzenia produktu na rynek.
Burza mózgów. Ta technika wymaga wyłączenia wewnętrznego cenzora i wypracowania jak największej liczby rozwiązań problemu, bez względu na to, jak daleko jest on osiągnięty. Często nazywane „kreatywnym myśleniem” lub „gotowym do myślenia”, wyjątkowe rozwiązania mogą wynikać z łączenia, rozszerzania i ulepszania oryginalnych myśli. IDEO, wielokrotnie nagradzana firma projektowo-deweloperska w Dolinie Krzemowej, do której należą takie produkty, jak oryginalna mysz Apple, materac Tempur-Pedic i rewolucyjny PillPack, w dużej mierze opiera się na burzy mózgów w poszukiwaniu nowych pomysłów.
Dziel i rządź. Podziel duży, złożony problem na mniejsze, możliwe do rozwiązania problemy. Na przykład cel NASA polegający na umieszczeniu człowieka na Księżycu w latach 60. został osiągnięty poprzez jednoczesne rozwiązanie prostszych problemów inżynieryjnych, od ustawiania dwóch lub więcej rakiet jeden na drugim (wielostopniowe), po wybór i szkolenie astronautów.
Analiza środków. Zacznij od pożądanego rezultatu i pracuj wstecz przez krytyczne kroki niezbędne do osiągnięcia celu. Na przykład otrzymanie awansu zwykle wymaga pozytywnej rekomendacji przełożonego. Przełożeni zazwyczaj oceniają kandydatów na podstawie ich wcześniejszych udanych zadań. Możliwość pracy na zleceniu zależy od konsekwentnej obecności pracowników i nawyków pracy, itd., Aż do momentu rozpoczęcia analizy.
Analiza przyczyn. Zamiast koncentrować się na problemie, skup się na przyczynie problemu. We wcześniejszym przykładzie wycieku ropy początkowo uważano, że problemem jest wydłużony czas i koszt czyszczenia. Jednak główną przyczyną była trudność szybkiego pompowania gęstego oleju do magazynów.
Próba i błąd. Tam, gdzie czas nie jest brany pod uwagę, a zmiana jest stosunkowo łatwa do wdrożenia, rozważ wypróbowanie wszystkiego, aż osiągniesz optymalną strategię. Wnioski wyciągnięte z naszych błędów są często cenniejsze niż wnioski wyciągnięte z naszych sukcesów. Jak powiedział Thomas Edison, mówiąc o swoim wynalazku żarówki elektrycznej: „Nie zawiodłem. Właśnie znalazłem 10 000 sposobów, które nie działały. ”

Czas potrzebny na opracowanie wielu rozwiązań powinien być proporcjonalny do skali problemu i jego wpływu. Jednocześnie próby opracowania rozwiązań ze względu na większy wybór rzadko są opłacalne, zwłaszcza po długim okresie wysiłku. Kiedy czujesz się dobrze, że wyczerpałeś możliwości, czas ocenić potencjalne rozwiązania.

3. Wybierz optymalne rozwiązanie

Według Foundation for Critical Thinking krytyczne myślenie to proces konceptualizacji, stosowania, analizy, syntezy i oceny informacji w celu kierowania wiarą i działaniem. Jest to wyuczony proces mający na celu uniknięcie stronniczości, zniekształceń, uprzedzeń i niespójności i jest niezbędny do skutecznego rozwiązywania problemów. Konieczne jest krytyczne myślenie, aby ocenić potencjalne rozwiązania problemu i ustalić, który z nich najprawdopodobniej przyniesie najlepszy ogólny wynik.

Wczesne wyeliminowanie oczywistych nieefektywnych rozwiązań

Niektóre, jeśli nie wiele, wcześniej opracowanych alternatywnych rozwiązań są niepraktyczne lub nie można ich wdrożyć, ponieważ są zbyt drogie, zajmują zbyt dużo czasu, wymagają niedostępnych zasobów lub dają niepewne wyniki. Ocena takich oczywiście niewłaściwych wyborów jest stratą czasu i energii i należy w miarę możliwości unikać ich.

I odwrotnie, twój wstępny skan możliwych rozwiązań może dać dodatkowy wgląd i doprowadzić do niepodważalnego najlepszego wyboru, eliminując potrzebę dalszej analizy. Jeff Bezos, założyciel Amazon.com, twierdzi, że zawsze istnieje element szczęścia - szczęścia lub szczęścia - w znaczących odkryciach lub wykracza poza konwencjonalne myślenie.

Opracuj macierz decyzyjną do oceny

Przy rozwiązywaniu najbardziej złożonych problemów rzadko jest jedno rozwiązanie, które spełnia wszystkie kryteria - najlepsze spełniają najważniejsze kryteria przy minimalnym negatywnym wpływie lub wpływie na inne czynniki. Według Mind Tools matryca decyzyjna jest doskonałym narzędziem do wizualnego zrozumienia różnic między alternatywnymi rozwiązaniami, gdy nie ma wyraźnego lub pojedynczego wyboru. Potencjalne wybory można uszeregować według stopnia, w jakim spełniają kryteria najlepszego wyboru.

Oto niektóre czynniki, które można wziąć pod uwagę podczas analizy możliwych rozwiązań:

Skuteczność. W jakim stopniu rozwiązanie rozwiązuje problem?
Praktyczność. Czy rozwiązanie jest realistyczne pod względem dostępnych zasobów i możliwości?
Aktualność. Czy rozwiązanie dotrze do krytycznych terminów lub ram czasowych?
Koszt. Ile będzie kosztowało rozwiązanie w zakresie zasobów i wysiłku?
Ryzyko. Jakie są konsekwencje - dobre i złe?
Łatwość zarządzania. Czy wyniki można zmierzyć?

Każdy czynnik powinien być ważony w skali od 0 do 10 dla ważności w ostatecznym rozwiązaniu, przy czym 10 to najlepszy ranking, a 0 najgorszy. Na przykład jedno rozwiązanie może całkowicie rozwiązać problem („10” skuteczności), podczas gdy inne rozwiązuje większość problemu („7”). Podobnie, jedno rozwiązanie może wiązać się z niewielkimi kosztami lub brakiem kosztów („10”) lub wymagać wysokich wydatków („0”).

Ostatnim krokiem w tworzeniu macierzy jest ustalenie względnego znaczenia każdego czynnika w ostatecznym rozwiązaniu przy użyciu wartości procentowych, aby łączne wagi były równe 100%. Na przykład skuteczność może mieć ocenę 50%, a terminowość 10%. W takich przypadkach wypełniona macierz decyzyjna może wyglądać podobnie do poniższej ilustracji:

Wybierz najlepsze rozwiązanie, korzystając z dostępnych informacji

Jeśli najwyżej oceniane rozwiązanie intuicyjnie nie wydaje się najlepsze, ponownie rozważ początkową wagę i rankingi. Dyskomfort, który odczuwasz, może wskazywać, że niektóre czynniki są dla Ciebie ważniejsze niż początkowo sądziłeś. W takim przypadku zmień ich rangę i ponownie zważ. Pamiętaj, że niski wynik w jednym czynniku może wystarczyć, aby odrzucić go jako rozwiązanie. Na przykład wysokie koszty mogą wystarczyć, aby rozwiązanie było niedopuszczalne.

4. Wdrożyć optymalne rozwiązanie

Po podjęciu decyzji o najlepszym rozwiązaniu problemu nadszedł czas na podjęcie działań. Uznaj, że wdrożenie może nie przebiegać sprawnie, zwłaszcza jeśli rozwiązanie zależy od współpracy innych osób. Praktycznie każda decyzja wymaga zmiany status quo i, jak napisał Niccolo Machiavelli w 1532 r., „Nie ma nic trudniejszego do przyjęcia, bardziej niebezpiecznego w prowadzeniu lub bardziej niepewnego w swoim sukcesie, niż objęcie przewodnictwa we wstępie nowego porządku rzeczy. ” Tendencja ludzi do przeciwstawiania się zmianom jest tak powszechna, że konsultanci ds. Zarządzania zmianami regularnie zarabiają sześcio- i siedmiocyfrowe dochody roczne.

Chociaż ważne jest jak najszybsze wdrożenie rozwiązania krytycznych problemów, rozsądne jest także rozpoznanie przeszkód, które mogą się pojawić, i opracowanie odpowiedniej strategii pokonania oporu. Oto kilka typowych przeszkód do zmiany w środowisku biznesowym:

Poruszanie się zbyt szybko. Zamiast opierać się bezpośrednio, ludzie częściej szukają opóźnienia, prosząc o więcej informacji, rozważając inne alternatywy lub podnosząc brak zasobów.
Wdrożenie trwa zbyt długo. Rozwiązanie jest za mało, za późno.
Niedrogo. Koszt jest zbyt wysoki lub zakłóci inne ważne inwestycje.
Mający za mały personel. Twoi ludzie są zbyt zajęci lub brakuje im szkolenia, aby wdrożyć rozwiązanie.
Klientom się to nie spodoba. Utracisz udział w rynku konkurentom, wzrośnie liczba skarg klientów lub ucierpi obsługa klienta.
Negatywne konsekwencje są nieznane. Co jeśli rozwiązanie nie działa lub powoduje utratę działalności??
Rozwiązanie nie zadziała. Analiza problemu jest błędna, zbyt pochopna lub nie uwzględniono niezbędnych elementów.

Nie bój się stawić czoła sprzeciwom innych osób lub siebie. Razem z innymi odpowiadaj na pytania merytorycznie, uprzejmie i przy użyciu jak największej ilości informacji. Koncentruj się na rozwiązywaniu problemu, a nie na osobowości zaangażowanych osób.

W przypadku uzasadnionego sprzeciwu lub rozwiązania, które nie zostało wcześniej rozpatrzone, przygotuj się na odroczenie wdrożenia do czasu, aż będzie można je zbadać. Jeśli ponownie rozważysz swoją decyzję na podstawie otrzymanych zastrzeżeń, szybko zbadaj sprawę i zgłoś wszystkie ustalenia wszystkim zainteresowanym. Nie bądź dumny z autorstwa rozwiązania, ale z procesu ustalania najlepszego rozwiązania.

5. Zaufaj swojej analizie

Jeśli do tego momentu dokładnie wykonałeś kroki mające na celu lepsze rozwiązywanie problemów, upewnij się, że Twoja praca została ukończona i że znalazłeś najlepsze rozwiązanie. Większość napotkanego oporu jest raczej spowodowana strachem i brakiem informacji niż prawdziwym sprzeciwem wobec proponowanego rozwiązania.

Przekazując swój proces, możesz przekonać naśladowców i opiekunów do swojego sposobu myślenia. Bądź przejrzysty i nieobronny, uznając, że ich obawy i obiekcje są naturalne i prawdopodobnie pojawią się w większości sytuacji wymagających zmian.

Jeśli grupa była zaangażowana w proces osiągnięcia optymalnego rozwiązania, zidentyfikuj kluczowych sojuszników, którzy mogą pomóc przekonać innych, że rozwiązanie jest prawidłowe, na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Posiadanie sponsorów lub „mistrzów” do pomocy w przekonaniu innych jest zawsze dobrą strategią przy wdrażaniu trudnej lub kontrowersyjnej zmiany.

Wyniki monitorowania - pętla sprzężenia zwrotnego

Pomimo dołożenia wszelkich starań niektóre rozwiązania nie działają zgodnie z planem. Istnieje wiele przyczyn tego: brak uwzględnienia wszystkich czynników, brak dostępnych informacji, niezamierzone uprzedzenia lub nieporozumienia lub zmiana podstawowych warunków wpływających na problem lub rozwiązanie. Żyjemy w niepewnym świecie, więc rzadko jest gwarantowana, że odpowiedź jest prawdziwa lub skuteczna przez cały czas.

Świetne produkty i firmy rosną dzięki procesowi integracji i ciągłym innowacjom. Poprzez ciągłe monitorowanie wyników, porównywanie ich z oczekiwaniami, a następnie dostosowywanie działań w celu lepszego osiągnięcia zamierzonego rezultatu - znanego również jako „pętla sprzężenia zwrotnego” - możemy być pewni, że rozwiązania pozostaną aktualne i przyniosą pożądane rezultaty.

Według Wired pętle sprzężenia zwrotnego to sposób, w jaki uczymy się, czy nazywamy je próbą i błędem, czy korekcją kursu. Zostały one dokładnie zbadane i zatwierdzone w dziedzinie psychologii, epidemiologii, strategii wojskowej, badań środowiskowych i ekonomii, i są powszechnym narzędziem w planach treningu sportowego, strategiach coachingowych dla wykonawców i wielu programach samodoskonalenia. Elon Musk, wynalazca, przedsiębiorca i dyrektor generalny Tesla Motors, twierdzi, że ważne jest, aby mieć pętlę zwrotną, w której stale myślisz o tym, co zrobiłeś i jak możesz to zrobić lepiej.

Ponieważ wyniki zaimplementowanego rozwiązania są ważne, ważne jest zebranie danych i ustalenie, czy konsekwencje są zgodne z pierwotnymi zamierzeniami. W przypadku nieoczekiwanego wyniku negatywnego lub wyniku, który nie spełnia oczekiwanych parametrów, lepsi rozwiązujący problemy powtarzają kroki rozwiązywania problemów, w razie potrzeby dostosowując.

W wielu przypadkach korekty są niewielkie i można je szybko wdrożyć. Jednak w niektórych przypadkach konieczna jest nowa strategia lub rozwiązanie, a to oznacza ponowne rozwiązanie problemu z informacjami uzyskanymi z wdrożenia.

Ostatnie słowo

Rozwiązywanie problemów nie jest wrodzoną umiejętnością, ale nabytą umiejętnością. Ken Watanbe, były konsultant McKinsey i autor „Problem Solving 101”, uczy, że ćwiczenie dobrych umiejętności rozwiązywania problemów rozwija sposób myślenia, który motywuje ludzi do wydobywania z siebie tego, co najlepsze i do kształtowania świata w pozytywny sposób. Uczenie się i korzystanie z odpowiednich umiejętności może stać się nawykiem, ułatwiając rozwiązywanie problemów i umożliwiając każdemu z nas poprawę życia i świata.

Pamiętaj, że każdy ma problemy, duże i małe, każdego dnia wymagające rozwiązania. Wykonanie tych kroków może prowadzić do lepszych decyzji i szczęśliwszego życia. W wielu przypadkach to nie stres powoduje najwięcej stresu, ale konsekwencje złego rozwiązania.