Jak napisać i rozpowszechnić komunikat prasowy, który daje wyniki

To powiedziawszy, wiele komunikatów prasowych nigdy nie jest wykorzystywanych przez prasę, ponieważ albo nie są odpowiednie dla konkretnej publikacji, ani nie zawierają żadnych interesujących wiadomości. Jeśli zamierzasz rozpowszechniać informacje o swojej organizacji lub wydarzeniu, ważne jest, aby zrozumieć, jak przygotować komunikat prasowy, który Cię zauważy - i osiągniesz pożądane wyniki.

Elementy skutecznego komunikatu prasowego

Aby zwiększyć szanse na pojawienie się Twojej firmy w mediach, pisz o tematach, które bezpośrednio i pozytywnie wpływają na społeczność. Na przykład, jeśli Twoja firma się rozwija, upewnij się, że koncentrujesz się na tworzeniu miejsc pracy. Lub jeśli Twoja firma bierze udział w zbiórce pieniędzy na rzecz lokalnej organizacji charytatywnej, zaznacz to w komunikacie prasowym i poproś społeczność o wsparcie sprawy.

Ponadto konieczne jest uwzględnienie następujących elementów:

1. Przyciągający uwagę nagłówek
Aby przyciągnąć uwagę dziennikarza, ważne jest, aby napisać znakomity nagłówek. W końcu rolą nagłówka jest zachęcenie dziennikarza lub innego specjalisty medialnego do dalszego czytania informacji prasowej. Dlatego zawsze używaj aktywnego głosu w nagłówku, a nie pasywnego. Na przykład „Ekspansja firmy zwiększa lokalne zatrudnienie o 500%” jest bardziej skuteczna niż „Firma wydłuży fabrykę w West End o 2000 stóp”.

2. Zaangażowanie Lead
Gdy tylko zwrócisz uwagę dziennikarza, podając temat, który zarówno publiczność publikacji, jak i redaktor uznają za interesujący, ważne jest, aby utrzymać zaangażowanie dziennikarza. Aby to zrobić, napisz trop (początek komunikatu prasowego) w taki sposób, aby kusił serca lub umysły czytelników. Pamiętaj, aby jak najszybciej odpowiedzieć na pytania „kto”, „co”, „gdzie” i „dlaczego”. Pamiętaj też, że w tym momencie nie musisz przedstawiać znacznej ilości szczegółów - to nastąpi później.

3. Cytaty
Aby nadać swojemu komunikatowi prasowemu więcej treści, dołącz dodatkowe cytaty od osób i grup omawianych w komunikacie. Na przykład, jeśli Twoja mała firma organizuje wydarzenie, które zbiera pieniądze na konkretną organizację charytatywną, dołącz cytaty od osób podejmujących decyzje organizacji charytatywnej - i, jeśli to możliwe, dołącz cytaty osób, na które zbiórka pieniędzy będzie miała bezpośredni wpływ. Krótkie wywiady przeprowadzone za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu powinny wystarczyć do zebrania wszystkich potrzebnych wycen.

Upewnij się, że cytaty, które wykorzystujesz, są inteligentne i wspierają cel komunikatu prasowego. Ponadto, jeśli w cytatach występują błędy gramatyczne, upewnij się, że je poprawisz bez zmiany kontekstu.

4. Informacje kontaktowe
Pamiętaj o podaniu dokładnych informacji kontaktowych w komunikacie prasowym, aby dziennikarze mogli skontaktować się z Tobą lub Twoją organizacją w razie pytań. Podaj także informacje kontaktowe skierowane do klientów, aby mogli oni kupić Twój produkt lub usługę. Pod koniec komunikatu prasowego zamieść informacje o sobie lub swojej firmie dotyczące pochodzenia, misji i usług.

5. Fakty, statystyki i rekomendacje
Aby podać treść komunikatu prasowego, w komunikacie prasowym należy podać statystyki uzupełniające z renomowanego źródła. Na przykład dołącz cytaty prezesa firmy, eksperta analityka biznesowego, a nawet zadowolonego konsumenta.

6. Ekonomiczne użycie słów
Dziennikarze mają ograniczony czas, dlatego informujcie prasę krótko i na temat. Ponadto, jeśli możesz powiedzieć pięć słów zamiast ośmiu, zrób to i ogranicz rozmiar komunikatu prasowego do około jednej strony. Dziennikarz może zawsze do ciebie zadzwonić, jeśli potrzebuje dodatkowych informacji. Jeśli jednak chcesz, możesz dołączyć arkusz informacyjny o swojej firmie w celach informacyjnych.

7. Dokładność i właściwa gramatyka
Przed przesłaniem komunikatu prasowego do mediów upewnij się, że wszystkie informacje są dokładne i nieaktualne oraz że dokument jest wolny od błędów gramatycznych i błędów ortograficznych. Ważne jest, abyś wyglądał na profesjonalnego i niezawodnego - masz tylko jeden strzał, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie.

8. Profesjonalne zdjęcia
Nie wszystkie publikacje mogą osobiście robić zdjęcia tobie lub twojej organizacji. Dlatego doskonałym pomysłem jest przygotowanie zdjęć profesjonalnej jakości do kontaktów z mediami. Te obrazy powinny być w formacie jpeg i mieć rozmiar co najmniej 5000 × 500 pikseli i 72 kropki na cal (DPI) w przypadku mediów online - i wyższe w przypadku wydruku, co często wymaga rozmiaru zdjęć w rozdzielczości 300 DPI.

Opcje pisania komunikatu prasowego

Istnieje kilka opcji, jeśli chodzi o wybranie, kto stworzy komunikat prasowy. Bądź uczciwy w ocenie zdolności siebie i swoich pracowników, a także budżetu firmy, biorąc pod uwagę następujące kwestie:

1. Napisz to sam
Jeśli jesteś pewny swoich umiejętności w zakresie PR i marketingu, sam napisz komunikat prasowy. W końcu nikt nie zna twojej firmy lepiej niż ty - i jaki jest lepszy sposób na oszczędzanie?

2. Zatrudnij profesjonalnego pisarza
Jeśli nie masz umiejętności lub masz czas na napisanie komunikatu prasowego, doskonałą alternatywą jest zatrudnienie kogoś, kto napisze go dla Ciebie. Pamiętaj, aby współpracować z pisarzem, który ma duże doświadczenie biznesowe i marketingowe. Aby określić jego poziom doświadczenia, poproś o informacje dotyczące profesjonalnego zaplecza, a także poproś o bezpośrednie próbki. Przejdź o krok dalej i potwierdź profesjonalne informacje kandydatów, sprawdzając profile LinkedIn lub przeprowadzając wyszukiwanie w Google.

Aby zlokalizować pisarza, poproś współpracowników o skierowanie, opublikuj reklamę na Craigslist lub w witrynach mediów społecznościowych lub użyj wyszukiwarki. Stawki dla profesjonalnego niezależnego pisarza mogą wynosić od 50 do 500 USD w zależności od jego poziomu doświadczenia.

3. Współpracuj z agencją PR
Oprócz pisania komunikatów prasowych agencja PR może z Tobą współpracować w celu opracowania planu PR na dużą skalę. To powiedziawszy, jeśli pracujesz z ograniczonym budżetem, wiele agencji PR będzie poza twoim przedziałem cenowym. Ogólnie rzecz biorąc, agencje PR pracują nad miesięcznym wynagrodzeniem, wykonując na podstawie umowy określoną liczbę komunikatów prasowych i inne zadania PR.

Mniejsze agencje PR mogą pobierać mniej niż 1000 USD miesięcznie za określoną liczbę usług, w tym komunikaty prasowe, podczas gdy większa butikowa firma PR może pobierać nawet 10 000 USD miesięcznie. Należy jednak pamiętać, że istnieją agencje PR działające na zasadzie projekt po projekcie.

Jak promować komunikat prasowy

Promocja jest kluczem do uzyskania informacji prasowej przed prawymi oczami i na wystarczającej liczbie biurków, aby wywrzeć wpływ.

1. Utwórz listę kontaktów z mediami
Jeśli robisz to sam lub kierujesz reklamy do lokalnych mediów, możesz łatwo utworzyć własną listę kontaktów medialnych. Po prostu zanotuj nazwę, stanowisko i adres e-mail każdego kontaktu prasowego i pamiętaj o regularnym aktualizowaniu tej listy, ponieważ redaktorzy często zmieniają stanowiska pracy w firmach.

Aby wysłać komunikat prasowy, po prostu wyślij wiadomość e-mail do odpowiedniego redaktora. Upewnij się, że w treści wiadomości e-mail znajduje się komunikat prasowy i towarzyszące mu zdjęcie, a nie załącznik. Aby zwiększyć szanse na otwarcie wiadomości e-mail, w nagłówku wiadomości umieść nagłówek komunikatu prasowego.

2. Kup książkę telefoniczną
Doskonałym sposobem na uzyskanie dostępu do wielu docelowych kontaktów jest zakup listy katalogów. Dzięki katalogom możesz wybrać ogólne lub bardziej wyspecjalizowane informacje kontaktowe dla mediów. Oczywiście ceny tych katalogów mogą się znacznie różnić. Niektóre popularne katalogi to Burelle's Media Directory (60–1000 USD) oraz katalogi Bacon's Information, Inc. (425–1350 USD).

3. Skorzystaj z usługi dystrybucji komunikatów prasowych
Firmy takie jak PR Newswire i PRWeb mogą rozpowszechniać twoje informacje prasowe za określoną opłatą, często od 100 do 500 USD. Te usługi dystrybucji tworzą spersonalizowaną bazę danych mediów i rozpowszechniają komunikaty prasowe wśród odpowiednich kontaktów.

Ostatnie słowo

Gdy zdobędziesz uwagę mediów, ważne jest, aby Twoja firma była przygotowana na uwagę i możliwy napływ biznesu, który może wynikać z uwagi mediów. Udostępnij się, szybko oddzwaniaj i upewnij się, że masz wystarczającą ilość personelu, przepustowość i dostępny produkt. Jeśli nie, dziennikarze i mecenasi mogą łatwo sfrustrować się i podzielić negatywnymi informacjami na temat swoich doświadczeń.

Ponadto po tym, jak pewien dziennikarz opowie historię o Tobie i Twojej firmie, ważne jest, aby pozostać w kontakcie. Reklama nie jest jednorazowa i aby odnieść sukces, w twoim najlepszym interesie jest dalsze przesyłanie interesujących i odpowiednich informacji prasowych i wskazówek od osób z listy kontaktów..

Jakie inne wskazówki możesz zasugerować, aby stworzyć i rozpowszechnić skuteczny komunikat prasowy?