Jak długo przechowywać ważne dokumenty (i co możesz zniszczyć)

Pewnego dnia może się to zdarzyć. Ale dzisiaj nie jest ten dzień.

Większość z nas wciąż widzi dokumenty papierowe wchodzące do naszych domów co kilka dni, jeśli nie codziennie: paragony sklepowe, niechciane przesyłki, rachunki, wyciągi bankowe, dokumenty podatkowe, odcinki wypłaty. Kuszące jest po prostu zamiatanie wszystkiego do kosza, ale zastanawiamy się: czy znów będziemy potrzebować tych dokumentów? Jeśli tak, to jak długo powinniśmy je przechowywać i jak je przechowywać, abyśmy mogli je łatwo znaleźć, gdy ich potrzebujemy?

Odpowiedź na te pytania zależy od konkretnego rodzaju dokumentu. Oto podsumowanie, które z tych irytujących dokumentów musisz przechowywać, jak długo musisz je przechowywać, i najlepszy sposób, aby zapewnić im bezpieczeństwo i organizację.

Jak długo przechowywać ważne dane

Gdybyś musiał zatrzymać na zawsze każdy kawałek papieru, który dostaniesz w posiadanie, od paragonu spożywczego po bilet parkingowy, wkrótce zajmowałbyś tyle miejsca w domu, że ty i wszystkie twoje rzeczy zostałyby wyciśnięte na ulicę. Na szczęście nie jest to konieczne. Są pewne dokumenty, których powinieneś trzymać na czas nieokreślony, ale są też inne, które możesz bezpiecznie odrzucić w ciągu zaledwie miesiąca. Oto przewodnik po czasach przechowywania różnych typów dokumentów.

Dokumenty podatkowe

Po zakończeniu wypełniania zeznania podatkowego nie można po prostu zrzucić wszystkich dokumentów użytych do jego wypełnienia. Internal Revenue Service (IRS) może kontrolować twoje zeznanie podatkowe przez okres do trzech lat od jego złożenia - lub do sześciu lat, jeśli podejrzewa znaczny błąd - a jeśli tak, to będziesz potrzebować tych dokumentów. IRS zaleca przechowywanie zarówno zeznania podatkowego, jak i wszystkich związanych z nim materiałów „aż do upływu terminu przedawnienia zeznania podatkowego”, i przedstawia szczegółową listę sytuacji, w których okres ten może trwać od trzech lat do wieczności.

Jednak według Grega McBride'a, głównego analityka finansowego w Bankrate, nie trzeba zawracać sobie głowy tymi wszystkimi szczegółami. Zamiast tego McBride mówi Consumer Reports, że należy przechowywać wszystkie dokumenty podatkowe przez co najmniej siedem lat. Obejmuje to samo rozliczenie podatkowe, formularze pomocnicze, takie jak W-2 i 1099, oraz wszelkie dokumenty związane z pozycjami, które zgłosiłeś jako odliczenia, takie jak:

• Wkłady na cele charytatywne
• Czesne i opłaty za studia
• Koszty opieki zdrowotnej
• Oprocentowanie kredytu hipotecznego
• Składki na emerytury
• Płatności alimentacyjne

Zatrzymaj wszelkie dokumenty bankowe, pokwitowania i anulowane czeki, które pokazują, że poniosłeś te wydatki, abyś mógł to udowodnić w przypadku audytu.

Niektórzy eksperci twierdzą, że warto zachować swoje deklaracje podatkowe na zawsze. Specjalista podatkowy Michael Tonkovic, rozmawiając z CreditCards.com, zwraca uwagę, że IRS może skontrolować pracodawcę lub księgowego podejrzanego o oszustwo nawet po zamknięciu siedmioletniego okresu i może poprosić o zwrot w ramach tego dochodzenia. Możesz także użyć swoich starych deklaracji i formularzy W-2, aby udowodnić swoje dochody za dany rok, jeśli na wyciągu z ubezpieczenia społecznego wystąpił błąd.

Rejestry kart kredytowych

Dokonując zakupów przy użyciu karty kredytowej, nie wyrzucaj rachunków do kosza po powrocie do domu. Zachowaj je, dopóki nie dostaniesz rachunku za kartę kredytową za ten miesiąc, a następnie sprawdź je na wyciągu, aby upewnić się, że obejmuje wszystko, co kupiłeś - i nic, czego nie zrobiłeś. W ten sposób będziesz mógł zakwestionować wszelkie nieuzasadnione obciążenia lub zażądać obciążenia zwrotnego za zamówione elementy, których nigdy nie otrzymałeś.

Po sprawdzeniu miesięcznego wyciągu możesz w większości przypadków pozbyć się rachunków. Jeśli jednak dotyczą przedmiotów, które zamierzasz ubiegać się o podatki, powinieneś je złożyć w folderze informacji podatkowych.

Warto również zachować rachunki za duże zakupy, takie jak meble, sprzęt AGD, sprzęt elektroniczny lub wyposażenie domu. Możesz użyć ich jako dowodu zakupu, jeśli chcesz zgłosić roszczenie gwarancyjne lub udowodnić koszt przedmiotu, jeśli chcesz zgłosić roszczenie z tytułu utraty lub uszkodzenia ubezpieczenia domu. Jeśli planujesz zachować paragon z jednego z tych powodów, zrób jego kopię na zwykłym papierze i zarchiwizuj, że ponieważ paragony z papieru termicznego z czasem zanikają.

Jeśli chodzi o sam wyciąg z karty kredytowej, prawdopodobnie możesz go podrzucić po zapłaceniu. Jeśli potrzebujesz później kopii - na przykład w celu weryfikacji zakupu - możesz ją otrzymać od firmy wydającej karty kredytowe. Jeśli jednak wyciąg obejmuje zakupy, które będziesz odliczał od swoich podatków, przechowuj je w dokumentacji podatkowej.

Inne rachunki

Po zapłaceniu rachunków za media, kabel i telefon komórkowy za miesiąc, trzymaj się ich, aż będziesz mógł sprawdzić, czy płatność została zrealizowana. Może to oznaczać czekanie na wyciąg z następnego miesiąca lub po prostu sprawdzenie konta online po kilku dniach.

Po zweryfikowaniu płatności możesz w większości przypadków wyrzucić rachunki. Jeśli jednak prowadzisz działalność na własny rachunek, zachowaj te rachunki, dopóki nie złożysz podatków w przyszłym roku. Istnieje szansa, że ​​możesz odliczyć całość lub część kosztów jako wydatek biznesowy.

Odcinki wypłaty

Jeśli Twoje miejsce pracy nie zdeponuje wypłaty bezpośrednio na koncie bankowym, każdy czek jest zaopatrzony w odcinek wypłaty, który zawiera informacje takie jak wynagrodzenie brutto, podatki i inne potrącenia przed opodatkowaniem. Eksperci twierdzą, że powinieneś zachować te formularze, dopóki nie nadejdzie czas na złożenie podatków w przyszłym roku, abyś mógł je porównać z rocznym formularzem W-2 otrzymanym od pracodawcy. Jeśli kwoty na W-2 i odcinkach wypłaty nie sumują się, możesz poprosić o zmieniony formularz podatkowy, wykorzystując odcinki jako dowód.

Możesz także użyć odcinków wypłaty, aby upewnić się, że dochód wymieniony w Twojej dokumentacji zarobków z ubezpieczenia społecznego za dany rok jest dokładny. Social Security Administration (SSA) nie wysyła już tych wyciągów pocztą, więc musisz się zarejestrować, aby założyć konto, aby wyświetlić wyciąg.

Warto sprawdzać swoje oświadczenie co roku pod kątem błędów. Jeżeli SSA zaniża twój dochód przez jeden lub więcej lat, wpłynie to na liczbę świadczeń, do których masz prawo po przejściu na emeryturę. Jeśli znajdziesz błąd, skontaktuj się z SSA, aby naprawić go jak najszybciej.

Rejestry ubezpieczeniowe

Jeśli jesteś jak większość Amerykanów, masz co najmniej kilka różnych polis ubezpieczeniowych. Na przykład możesz mieć ubezpieczenie zdrowotne, samochodowe, życiowe, a także właścicieli domów lub najemców. Każda z tych różnych polis zawiera dokumenty od ubezpieczyciela pokazujące, jakie są twoje polisy i jakie są twoje odliczenia.

Tak długo, jak masz polisę, powinieneś trzymać się jej bieżącej dokumentacji. Pozwoli ci to sprawdzić swoje ubezpieczenie przed złożeniem roszczenia lub udowodnić, że masz ubezpieczenie w przypadku sporu z firmą ubezpieczeniową. Po odnowieniu lub zmianie polisy otrzymasz za to nowy zestaw dokumentów, w którym możesz odrzucić poprzednie.

Rejestry bankowe

Za każdym razem, gdy korzystasz z bankomatu lub wpłacasz lub wypłacasz pieniądze w oknie kasjera, otrzymujesz pokwitowanie. Zachowaj je, dopóki nie otrzymasz miesięcznego wyciągu z banku, aby mieć pewność, że wszystkie Twoje transakcje zostały poprawnie zarejestrowane. Następnie możesz je podrzucić.

Jeśli prowadzisz bankowość online, nie musisz trzymać swoich miesięcznych wyciągów bankowych po ich sprawdzeniu. Zawsze możesz przejść do strony internetowej lub aplikacji banku, aby uzyskać dostęp do kopii wyciągu za dany miesiąc. Jeśli nie prowadzisz bankowości internetowej, dobrym pomysłem jest przechowywanie wyciągów miesięcznych przez rok - lub do siedmiu lat, jeśli są potrzebne do celów podatkowych. Jeśli otrzymasz roczne wyciągi zawierające informacje podatkowe, możesz je zachować i odrzucić wyciągi miesięczne.

Jeśli nadal korzystasz z czeków papierowych, trzymaj anulowane czeki - lub ich kopie, które są dołączone do wyciągu - przez jeden rok. W ten sposób możesz okazać czek, gdy będzie potrzebny jako dowód wpłaty. Każdego miesiąca przejrzyj wszystkie czeki, które przekroczyły roczny limit i złóż te, które są związane z Twoimi podatkami, wydatkami służbowymi, remontami domów lub spłatą kredytu hipotecznego. Wszystkie pozostałe można strzępić.

Dokumentacja inwestycyjna

Jeśli inwestujesz w akcje, obligacje lub fundusze wspólnego inwestowania za pośrednictwem firmy maklerskiej, co trzy miesiące wyśle ​​ci kwartalne wyciągi z informacją o tym, jak radzą sobie twoje inwestycje. Zachowaj te wyciągi do końca roku, kiedy firma wyśle ​​roczne wyciągi. Sprawdź kwartalne wyciągi, aby upewnić się, że odpowiadają rocznemu podsumowaniu, a następnie je odrzuć. Trzymaj roczne podsumowania tak długo, jak jesteś właścicielem papierów wartościowych, a także przez kolejne siedem lat, na wypadek, gdyby były potrzebne do celów podatkowych.

Jeśli kupisz i sprzedasz poszczególne akcje, obligacje lub fundusze online, otrzymasz potwierdzenie zakupu. Zachowaj to potwierdzenie, aż sprzedasz papier wartościowy, abyś mógł się do niego odwoływać, zgłaszając zyski kapitałowe ze sprzedaży swoich podatków. Następnie prawdopodobnie powinieneś przechowywać go w aktach podatkowych na wypadek, gdyby był potrzebny do kontroli.

Dokumenty emerytalne

Plany emerytalne, takie jak 401 (k) i 403 (b), również wysyłają kwartalne wyciągi. Eksperci twierdzą, że należy traktować je tak samo jak wyciągi kwartalne w przypadku innych inwestycji: Sprawdzaj je w stosunku do wyciągu rocznego, a następnie je odrzuć.

Eksperci zgadzają się, że należy przechowywać roczne wyciągi przynajmniej do momentu przejścia na emeryturę, a niektórzy zalecają przechowywanie ich tak długo, jak długo będziesz czerpać pieniądze z planu. Jest to szczególnie ważne w planach Roth IRA i Roth 401 (k), abyś mógł udowodnić, że już zapłaciłeś podatki od swoich składek. Jeśli Twoje miejsce pracy jest jednym z niewielu, które nadal oferuje plan emerytalny ze zdefiniowanym świadczeniem, eksperci zalecają przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z tym planem na stałe, nawet po przejściu na emeryturę.

Dokumenty pożyczkowe

Jeśli masz długi, takie jak hipoteka, pożyczka na samochód lub pożyczki studenckie, trzymaj się wszystkich dokumentów związanych z tymi pożyczkami, dopóki nie zostaną spłacone. Obejmuje to umowę pożyczki i zapisy wszystkich twoich płatności. Prowadzenie tych rejestrów pozwala dokładnie udowodnić, co jesteś winien i ile już zapłaciłeś.

Po spłacie pożyczki powinieneś otrzymać kolejny dokument potwierdzający, że pożyczka została spłacona w całości. Powinieneś przechowywać ten dokument przez co najmniej siedem lat do celów ewidencji podatkowej. Jeśli jednak masz dość miejsca, dobrze jest zatrzymać je na zawsze, aby udowodnić, że pożyczka została spłacona. W przypadku pożyczek hipotecznych zdecydowanie powinieneś zachować ten zapis na zawsze.

Rejestry nieruchomości

Jeśli jesteś właścicielem domu do wynajęcia, musisz przechowywać wszystkie dokumenty związane z zakupem domu i wszelkimi istotnymi ulepszeniami domu. Obejmuje to ewidencję wszelkich wydatków związanych z zakupem domu, takich jak opłaty prawne i prowizje od nieruchomości. Będziesz potrzebować tych dokumentów, aby ustalić podstawę kosztów - czyli całkowitą kwotę pieniędzy włożoną do domu - podczas sprzedaży. Informacje te wpłyną na kwotę, którą płacisz w podatku od zysków kapitałowych ze sprzedaży.

Podobnie, jeśli jesteś właścicielem domu wakacyjnego lub inwestujesz w nieruchomości na wynajem, powinieneś zachować te same dokumenty dla wszystkich nieruchomości, które posiadasz oprócz głównego domu. Do celów podatkowych zachowaj te dokumenty do siedmiu lat po sprzedaży nieruchomości.

Innym przydatnym dokumentem do zachowania jest kwartalny rachunek podatku od nieruchomości. Zachowaj rachunki, a także pokwitowania lub anulowane czeki, aby udowodnić, że dokonałeś płatności, aż do złożenia podatków w przyszłym roku. Jeśli bierzesz udział w sporze dotyczącym płatności podatku od nieruchomości, zachowaj rachunek do czasu rozstrzygnięcia sporu.

Kolejnym dokumentem, który musisz przechowywać - i upewnij się, że przechowujesz go w bezpiecznym miejscu - jest tytuł domu. Ten dokument stanowi dowód prawny, że jesteś właścicielem nieruchomości. Zachowaj tytuł swojego domu, dopóki go nie sprzedasz. Zrób to samo dla tytułu do swojego samochodu, jeśli go posiadasz.

Jeśli jesteś najemcą, nie będziesz musiał martwić się dokumentami zakupu, ale najprawdopodobniej masz umowę najmu podpisaną podczas przeprowadzki. Zachowaj ten dokument tak długo, jak mieszkasz w domu, abyś mógł skorzystaj z niej, jeśli masz jakiekolwiek spory z właścicielem. Po przeprowadzce trzymaj się umowy najmu, dopóki wynajmujący nie zwróci depozytu zabezpieczającego. Następnie możesz go zniszczyć.

Osobiste rekordy

Niektóre z najważniejszych dokumentów, które posiadasz, to te, które dokumentują ważne wydarzenia w twoim życiu. W zależności od tego, jak potoczyła się Twoja historia życia, mogą one obejmować dowolne z następujących czynności:

• Akty urodzenia (twoje i dzieci)
• Dokumenty adopcyjne
• Karta Ubezpieczenia Społecznego
• Licencja małżeńska
• Dekret rozwodowy
• Certyfikat naturalizacji
• Dokumenty wojskowe
• Testamenty, trusty, pełnomocnictwa i inne dokumenty dotyczące planowania nieruchomości
• Akty zgonu (dla małżonka i innych bliskich krewnych)

Będziesz musiał korzystać z tych dokumentów w różnych momentach życia. Na przykład możesz użyć aktu urodzenia lub karty ubezpieczenia społecznego jako dowodu osobistego przy składaniu wniosku o prawo jazdy lub paszport; musisz wydać wyrok rozwodowy, jeśli chcesz ponownie wziąć ślub, a twoi spadkobiercy będą musieli uzyskać dostęp do twojej woli po śmierci. Zachowaj te dokumenty na zawsze i przechowuj je w bezpiecznym miejscu, takim jak sejf.

Mówiąc o sejfach, Consumer Reports mówi, że jeśli masz taki sejf, dobrym pomysłem jest przechowywanie listy jego zawartości. Możesz się do niego odwołać, jeśli podejrzewasz, że czegoś brakuje. Zachowaj tę listę tak długo, jak masz pudełko.

Jak przechowywać swoje dane

Po przejrzeniu wszystkich zapisów i ustaleniu, co przechowywać, musisz zdecydować, gdzie je przechowywać. Istnieją dwa główne sposoby przechowywania dokumentów: w formie papierowej lub cyfrowej. Niezależnie od tego, jaki sposób wybierzesz, będziesz potrzebować systemu do przechowywania dokumentacji, abyś mógł ją łatwo znaleźć, kiedy zajdzie taka potrzeba. Podczas pracy nad uporządkowaniem plików możesz podjąć kilka środków ostrożności w celu ochrony poufnych dokumentów przed uszkodzeniem i kradzieżą.

Przechowywanie dokumentów papierowych

Dokumenty papierowe dzielą się na kilka różnych kategorii. Rachunki z kart kredytowych, rachunki z bankomatów i pokwitowania depozytów bankowych muszą być przechowywane przez okres krótszy niż miesiąc. Możesz je schować w kopercie lub przypiąć do stojaka pokwitowań. Pod koniec miesiąca możesz sprawdzić je wszystkie przy użyciu karty kredytowej lub wyciągu bankowego, a następnie je zutylizować.

Następnie niektóre dokumenty - takie jak kwartalne raporty inwestycyjne i formularze ubezpieczeniowe - muszą być przechowywane przez rok lub krócej. Przydatnym sposobem przechowywania jest schowek na dokumenty lub wisząca skrzynia z osobnymi folderami dla każdej kategorii: dom, samochód, finanse i tak dalej. Jeśli masz mało miejsca i masz tylko kilka dokumentów do przechowywania, organizer na akordeon z wieloma wbudowanymi kieszeniami oferuje kompaktową alternatywę.

Są też dokumenty, które musisz przechowywać w dłuższej perspektywie, takie jak zeznania podatkowe i ewidencja nieruchomości. Dzięki nim musisz zdecydować, co jest dla Ciebie najważniejsze: ochrona plików lub utrzymanie ich dostępności.

Przechowywanie dokumentów długoterminowych w szafce na akta wraz z dokumentami krótkoterminowymi ułatwi ich znalezienie, gdy będą potrzebne. A jeśli wybierzesz szafkę na dokumenty z zamkiem, Twoje poufne dane osobowe będą trzymane z dala od wścibskich oczu. Nie chroni to jednak dokumentów przed uszkodzeniem w razie pożaru lub powodzi. Natomiast przechowywanie dokumentów w ognioodpornym sejfie ochroni je przed uszkodzeniem i kradzieżą, ale utrudni dostęp do nich.

Ekspert ds. Małych firm, Barbara Weltman, rozmawiając z Consumer Reports, zaleca wybranie ognioodpornego sejfu na szczególnie wrażliwe dokumenty: wyciągi bankowe i inwestycyjne, dokumenty podatkowe, dokumenty planowania nieruchomości i informacje emerytalne. Ponieważ dokumenty te zawierają dane osobowe, takie jak numer ubezpieczenia społecznego, pozostawienie ich tam, gdzie mogą je znaleźć inne osoby, naraża Cię na kradzież tożsamości.

Dobrym pomysłem jest również przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych w sejfie, abyś mógł je odzyskać po pożarze, powodzi lub włamaniu. Obejmuje to polisy ubezpieczeniowe i kopię ekwipunku domowego, które będą potrzebne do zgłoszenia roszczenia. Eksperci sugerują również sporządzenie listy wszystkich najważniejszych kont i przechowywanie ich w sejfie do wglądu.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Przechowywanie dokumentów finansowych w formie cyfrowej może być łatwiejsze niż przechowywanie dokumentów fizycznych. Pliki elektroniczne zajmują mniej miejsca w domu niż szafki na dokumenty pełne papieru i nie mogą zostać zniszczone przez pożary lub powodzie. Jeśli otrzymujesz już większość rachunków i wyciągów w formie cyfrowej, łatwo je zapisać na dysku twardym, a jeśli masz dokumenty papierowe, możesz je przekonwertować na formę elektroniczną, skanując je.

Pliki elektroniczne są jednak podatne na inne zagrożenia, takie jak wirusy komputerowe i hakowanie. Oto, jak chronić swoje dane cyfrowe przed tymi zagrożeniami:

• Użyj ochrony hasłem. Po pierwsze, upewnij się, że używasz silnych haseł do wszystkich swoich kont finansowych online. Często zmieniaj hasła i unikaj używania tego samego hasła do wielu witryn. Jeśli przechowujesz kopie dokumentacji finansowej na dysku twardym, możesz zabezpieczyć hasłem poszczególne pliki lub foldery, w których je przechowujesz. Digital Trends wyjaśnia, jak to zrobić na komputerach z systemem Windows i Macintosh.
• Zainstaluj oprogramowanie antywirusowe. Wirusy komputerowe i inne rodzaje złośliwego oprogramowania mogą uszkodzić pliki lub uniemożliwić dostęp do nich. Aby uniknąć tych problemów, zainstaluj dobry program antywirusowy na swoim komputerze i aktualizuj go. Zajrzyj do publikacji technicznych, takich jak PC Magazine i CNET, aby znaleźć najlepsze oprogramowanie antywirusowe dla komputerów z systemem Windows i komputerów Mac.
• Użyj ochronnika przeciwprzepięciowego. Innym zagrożeniem dla komputera są skoki napięcia, które mogą usmażyć jego delikatne elementy wewnętrzne. Najlepszym sposobem na ograniczenie tego zagrożenia jest podłączenie komputera do urządzenia przeciwprzepięciowego. Listwy zasilające z ochroną przeciwprzepięciową mogą zabezpieczyć jednocześnie kilkanaście urządzeń elektronicznych.
• Zachowaj kopie zapasowe. Bez względu na to, jak starannie zabezpieczysz swój komputer, nie możesz całkowicie wyeliminować ryzyka jego uszkodzenia lub kradzieży. Jeśli jednak przechowujesz kopie zapasowe swoich plików w chmurze, nie stracisz do nich dostępu, nawet jeśli stracisz komputer. Upewnij się, że dostawca pamięci masowej w chmurze korzysta z technologii szyfrowania, aby hakerzy nie mogli łatwo uzyskać dostępu do twoich plików. Alternatywnie możesz wykonać kopię zapasową plików na zewnętrzny dysk twardy, który jest chroniony hasłem.

Przechowywanie akt osobistych

Eksperci nie zgadzają się co do tego, gdzie należy przechowywać ważne dane osobowe, takie jak akty urodzenia, paszporty, testamenty oraz tytuły do ​​domu i samochodu. Weltman zaleca umieszczenie tych dokumentów w skrytce depozytowej w banku, ale inni eksperci zwracają uwagę, że dzięki temu dostęp do dokumentów będzie możliwy tylko w godzinach pracy banku. Ponadto, jeśli umrzesz, sejf może zostać zaplombowany, co utrudni spadkobiercom odzyskanie zawartości. Eksperci twierdzą, że ognioodporny sejf jest najlepszym miejscem na te ważne dokumenty.

Być może najbezpieczniejszą opcją ze wszystkich jest tworzenie kopii zapasowych najważniejszych dokumentów, takich jak akty urodzenia i ślubu. To pozwoli ci przechowywać jeden w sejfie, a drugi w ognioodpornym sejfie w domu.

Niszczenie starych dokumentów

Aby uchronić się przed kradzieżą tożsamości, musisz zrobić więcej niż bezpieczne przechowywanie przechowywanych dokumentów. Musisz także bezpiecznie pozbyć się tych, których wyrzucasz. Jeśli wrzucisz dokumenty zawierające poufne dane osobowe do kosza lub kosza na śmieci, złodzieje mogą wyłowić je z kosza przy krawężniku i użyć ich do włamania się na twoje konta.

Aby uniknąć tego problemu, zainwestuj w małą niszczarkę do swojego domowego biura. Niszczarka poprzeczna jest najlepsza, ponieważ rozdrabnia dokumenty na małe kawałki, a nie długie paski, które można potencjalnie ponownie złożyć. Nie trzeba niszczyć każdego kawałka papieru z twoim imieniem, ale eksperci twierdzą, że rozsądnie jest niszczyć wszystko, co zawiera więcej informacji osobistych o tobie niż można znaleźć w książce telefonicznej.

Według Recycle Coach większość miast pozwala pozbyć się rozdrobnionych dokumentów finansowych w koszu na śmieci, jednak prawdopodobnie będziesz musiał je przechowywać w plastikowej torbie, papierowej torbie lub kartonowym pudełku, aby zapobiec rozdmuchiwaniu małych elementów z dala. Skontaktuj się z lokalną agencją recyklingu, aby dowiedzieć się, jakie są zasady. Możesz także zamienić strzępy papieru w kompost lub użyć ich ponownie jako ściółki lub materiału do pakowania.

Jednym typem dokumentacji finansowej, której nie należy poddawać recyklingowi, jest przechowywanie i rachunki bankomatów drukowane na papierze termicznym. Jak wyjaśnia Recycle Coach, ten rodzaj papieru zawiera cienką powłokę z toksycznego plastiku BPA, który może zanieczyścić całą partię papieru z recyklingu. Jeśli twoje miasto nie ma specjalnego programu odbioru zwrotów, po prostu wyrzuć je do kosza. Na szczęście potwierdzenia nie zawierają zbyt wielu danych osobowych, więc nie trzeba ich najpierw niszczyć.

Ważne jest również, aby zachować ostrożność podczas usuwania starych plików elektronicznych zawierających poufne dane. Jeśli po prostu przeniesiesz te pliki do kosza - nawet jeśli natychmiast opróżnisz kosz - plik nie zostanie trwale usunięty. Zamiast tego, zgodnie z Electronic Frontier Foundation (EFF), komputer sprawia, że ​​plik jest niewidoczny i udostępnia miejsce do zastąpienia. Do tego czasu - w przyszłości mogą to być tygodnie, miesiące lub lata - plik nadal znajduje się na dysku, na którym wykwalifikowany haker może go odzyskać.

Aby bezpiecznie pozbyć się plików, musisz poinstruować komputer, aby nadpisał je od razu po ich usunięciu. EFF wyjaśnia, jak to zrobić na komputerach Macintosh i Windows.

Ostatnie słowo

Konfigurowanie systemu przechowywania wszystkich dokumentów finansowych wymaga trochę pracy, ale na dłuższą metę pozwala zaoszczędzić czas. Kiedy dokładnie wiesz, jakie dokumenty musisz przechowywać i na jak długo, rutynowe staje się trzymanie rachunków w kopercie, kwartalnych wyciągów w folderze i zwrotów podatków w ognioodpornym sejfie. Kiedy wiesz, jak natychmiast poradzić sobie z każdym dokumentem, nie będziesz mieć stosów papieru na każdej powierzchni w domu i nie ryzykujesz utraty ważnych dokumentów, ponieważ są one gdzieś zakopane w stosie.

Utrzymywanie porządku w dokumentach ma również inne zalety. Jeśli Twój dom zostanie uszkodzony w wyniku klęski żywiołowej, twój portfel lub torebka zostanie skradziony, lub IRS zdecyduje się Cię skontrolować, będziesz w stanie położyć ręce na wszystkich dokumentach potrzebnych do rozwiązania problemu w mgnieniu oka. Uporządkowanie dokumentacji finansowej może nawet pomóc ci zrozumieć swoją sytuację finansową, dzięki czemu masz lepsze pojęcie o tym, na co cię stać i na co nie stać.

Czasami przeglądanie dokumentacji finansowej może nawet ujawnić brakujące pieniądze. Na przykład możesz odkryć czek, którego nigdy nie zdeponowałeś, rachunek medyczny, który możesz przesłać w celu uzyskania zwrotu pieniędzy, a nawet stare konto bankowe, o którym zapomniałeś. Jeśli nie jest to dobra zachęta do uporządkowania życia finansowego, nie wiem, co jest.

Jakiego systemu używasz do organizowania dokumentacji finansowej w domu?