Co to jest Coworking - zalety i wady, ukryte koszty wspólnej powierzchni biurowej

Jeśli zastanawiasz się nad przejściem na coworking, zastanów się wszystko kosztów przed nurkowaniem.

Co to jest Coworking?

Coworking to umowa dzielenia biura między osobami fizycznymi i (czasami) małymi firmami. W niektórych przypadkach umowa jest bardzo nieformalna: właściciel firmy, który jest właścicielem lub wynajmuje zbyt dużą powierzchnię biurową, następnie podnajmuje biurka i biura innym. Przestrzenie coworkingowe działają również jako formalne firmy, wynajmując biurka i biura freelancerom, telepracownikom, a nawet podróżującym w interesach. Modele działania są różne - niektóre firmy współpracujące pobierają czynsz codziennie, tygodniowo lub miesięcznie, podczas gdy inne sprzedają członkostwa, które pozwalają członkowi korzystać z przestrzeni roboczej i jej udogodnień. Przestrzenie coworkingowe zwykle nie korzystają z długoterminowych umów członkowskich ani umów najmu.

Różne są również aranżacje przestrzeni w biurze coworkingowym. Niektóre firmy współpracujące wynajmują przestrzeń biurową na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” - zabierasz laptopa do pracy każdego dnia i siadasz w dowolnym dostępnym miejscu do pracy. Inne biura są bardziej formalne, przydzielając biurka lub biura członkom. W zależności od przestrzeni i aranżacji możesz mieć do dyspozycji oficjalne biura i miejsca siedzące na otwartym planie.

Oprócz oferowania powierzchni biurowej i wspólnego korzystania z udogodnień niektórzy właściciele przestrzeni coworkingowych aktywnie zachęcają członków do współpracy, sponsorując wydarzenia sieciowe lub „poznając cię” witryny internetowe, które umożliwiają członkom wzajemne przedstawienie się.

Dlaczego Coworking?

Podczas gdy praca z domu jest dla niektórych dobrą opcją, inne osoby decydują się na wynajem i dojazdy do biura coworkingowego każdego dnia. Dlatego:

1. Zmniejszony stres
Opuszczenie pracy w biurze jest o wiele łatwiejsze, gdy faktycznie masz biuro do opuszczenia. Praca w domu może być stresująca, szczególnie jeśli nie ma biura domowego ani wydzielonej przestrzeni do pracy. Niektórzy ludzie pracujący w domu czują się winni, jeśli nie pracują przez cały czas. Może to powodować napięcia z innymi członkami rodziny, jednocześnie utrudniając relaks.

2. Ulepszone zarządzanie czasem
Dzieci, zwierzęta domowe, sąsiedzi, doręczyciele, telewizory, kuchnie i książki są wielkimi przeszkodami. Wiele osób uważa, że minimalizowanie przerw w pracy jest trudne, a liczne przerwy mogą sprawić, że ośmiogodzinny dzień pracy zamieni się w dwanaście lub czternaście godzin.

3. Więcej interakcji społecznych
Nie jest to ważne dla wszystkich, ale niektórzy ludzie doceniają możliwość wyjścia i możliwość rozmowy i interakcji z innymi w otoczeniu biznesowym.

4. Możliwości pracy w sieci
Współpracownicy mogą być świetnymi perspektywami lub źródłami skierowań.

5. Profesjonalne ustawienie
Biuro coworkingowe oferuje telepracownikom i freelancerom profesjonalną, cichą alternatywę dla spotkań z klientami w domu lub w kawiarniach.

6. Niskie wymagania konserwacyjne
Kierownictwo lub właściciele miejsc coworkingowych przejmują odpowiedzialność za utrzymanie biur i wspólnego sprzętu.

7. Mniej kosztowne i mniej ryzykowne niż wynajem biur prywatnych
Wynajem prywatnego biura, szczególnie w dużym mieście, jest cenną opcją. Czynsze są zwykle wysokie, podobnie jak koszt wyposażenia biura, zakupu sprzętu biurowego, opłacenia rachunków za media, czyszczenia powierzchni i płacenia kontrahentom w celu wykonania niezbędnych prac konserwacyjnych w budynku. Ponadto wielu właścicieli nieruchomości komercyjnych wymaga od najemców podpisywania długoterminowych umów najmu. Najemcy z problemami z przepływami pieniężnymi lub ci, którzy muszą wyjechać z miasta w podróż służbową, mogą utknąć w płaceniu czynszu, nawet jeśli nie mogą sobie na to pozwolić lub nie potrzebują przestrzeni. Coworking pozwala członkom dzielić koszty mediów, Internetu i maszyn biurowych, oferując jednocześnie krótkoterminowe plany członkostwa.

Coworking Hidden Costs

Chociaż coworking może być wygodną i opłacalną alternatywą dla pracy w domu lub wynajmu biura handlowego, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z niektórych mniej oczywistych kosztów pracy we wspólnej przestrzeni. Oczywiście, jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy w tradycyjnym biurze, koszty te mogą nie być tak „ukryte”, ale jeśli pracujesz z domu, wówczas (lub ponowne) niektóre z tych wydatków mogą cię złapać nie na straży.

1. Dojazdy
O ile miejsce do pracy nie znajduje się w odległości spaceru od domu, musisz wziąć pod uwagę koszty dojazdu do pracy. Różnią się one między sobą, ale obejmują koszty gazu, konserwacji samochodu i opłaty za transport publiczny. Dojeżdżanie do pracy dodaje również niepłatny czas do twojego dnia pracy. W zależności od sytuacji na parkingu w miejscu coworkingowym może być konieczne uiszczenie opłat parkingowych.

2. Opieka nad dziećmi i zwierzętami
Jeśli planujesz spędzić cały dzień pracując poza domem, być może będziesz musiał zapłacić za opiekę nad dziećmi lub usługi związane z opieką nad zwierzętami.

3. Jedzenie i picie
Pracując w domu, masz do dyspozycji kuchnię, ekspres do kawy i artykuły spożywcze. Jeśli pracujesz poza domem i nie masz ochoty codziennie pakować lunchu, musisz kupić dania mikrofalowe do przechowywania w biurze lub zapłacić za obiady w lokalnych restauracjach. Pozostawanie z kofeiną to kolejny problem: niektóre biura coworkingowe dostarczają podstawową kawę i gorącą wodę na herbatę, ale piosenka syreny lokalnego Starbucks lub niezależnej palarni może wyciągać cię z biurka częściej niż chcesz. Niestety koszt tych latte sumuje się szybko.

4. Spotkania towarzyskie
Nawet jeśli starasz się pakować lunch każdego dnia i trzymasz się kawy z biurowego ekspresu K-cup, przyjazne biura mogą nadal poprosić cię o lunch, kawę lub drinki po pracy. Jeśli jesteś osobą samotną lub nie zależy ci na sieci, odrzucenie tych ofert może nie stanowić problemu. Ale jeśli lubisz spędzać czas z przyjaciółmi, przeprowadź ponownie obliczenia budżetu na rozrywkę, aby uwzględnić te działania sieciowe.

5. Przechowywanie
Niektóre przestrzenie coworkingowe wynajmują schowki dla członków, którzy nie mają stałego biurka. Zaletą wypożyczalni szafek jest to, że nie musisz co wieczór zabierać laptopa i innych artykułów do domu. Wadą jest to, że czynsz stanowi dodatkowy wydatek.

6. Technologia i elektronika
Przestrzenie coworkingowe zwykle nie obejmują dostępu do komputera, więc zaplanuj zabranie własnego laptopa do pracy. Oprócz laptopa zabierz ze sobą wszystkie urządzenia peryferyjne, które lubisz, takie jak duży monitor, ergonomiczna klawiatura lub trackball. Podczas gdy ciągnięcie tych przedmiotów do pracy iz pracy jest możliwe (tak jak w przypadku zapominania o nich w domu), lepiej być może zaoszczędzisz sobie kłopotu, kupując drugi zestaw urządzeń peryferyjnych dla miejsca pracy.

7. Usługi biurowe
Nie wszystkie przestrzenie coworkingowe są sobie równe. Niektóre biura oferują bezpłatne korzystanie ze wspólnej kopiarki / drukarki / faksu, podczas gdy inne mogą pobierać opłaty za to korzystanie. Podobnie, niektóre biura zawierają koszt Wi-Fi w czynszu, podczas gdy inne pobierają dodatkową opłatę za łączność lub wymagają dostarczenia własnego hotspotu ze względów bezpieczeństwa. Ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, co obejmuje czynsz przed podpisaniem umowy, abyś mógł uwzględnić wszelkie dodatkowe wydatki.

8. Artykuły biurowe
Zaplanuj zakup własnych długopisów, kopert, zszywek, spinaczy i innych standardowych materiałów eksploatacyjnych.

9. Odzież
Coworking oznacza, że nie możesz już pracować w piżamie z nieuporządkowanymi włosami. Podczas gdy większość biur nie nakazuje ubioru, ogólnie oczekuje się, że członkowie będą wyglądać na zjednoczonych i reprezentacyjnych. Ponadto dojazdy do pracy zwiększają zużycie odzieży i obuwia podczas odważnych elementów. Przygotuj się na zwiększenie budżetu na odzież i pielęgnację osobistą, gdy tylko zapiszesz się na coworking.

10. Leczenie wąchania
Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w biurze, prawdopodobnie nie lubisz wspomnień z przeziębienia, grypy i innych chorób, które okresowo przejmowały miejsce pracy. Niestety, wspólny obszar roboczy oznacza wspólne zarazki, więc przygotuj swój układ odpornościowy na paskudny szok.

11. Podatki
Opłaty za członkostwo lub czynsz za współpracę mogą być odliczane od podatku, ale tak samo jak wydatki na biuro domowe. Porozmawiaj ze swoim doradcą podatkowym, aby ustalić, czy przejście na przestrzeń coworkingową wpłynie na twoje zobowiązanie podatkowe, a jeśli tak, o ile.

12. Ubezpieczenie
Sprawdź umowę najmu lub umowę członkowską, aby dowiedzieć się, czy miejsce jest ubezpieczone i czy ubezpieczenie obejmuje wypadki lub straty poniesione przez ciebie, twoich klientów lub odwiedzających. Jeśli nie, porozmawiaj z agentem ubezpieczeniowym, aby dowiedzieć się o opcjach ubezpieczenia. Jest to ważna kwestia, więc możesz skorzystać z ochrony ubezpieczeniowej biura przed swoim prawnikiem.

13. Kradzież
Bezpieczeństwo w przestrzeniach coworkingowych jest powszechne, zwłaszcza, że członkowie przychodzą i odchodzą swobodnie bez prawdziwego nadzoru. Niestety naraża to twoją pracę i przedmioty osobiste na kradzież.

Minimalizacja kosztów

Pomimo dodatkowych kosztów wiele osób uważa, że coworking oferuje ogromne korzyści w porównaniu z tradycyjnymi biurami domowymi lub komercyjnymi. Jeśli zdecydujesz się podpisać umowę coworkingową, oto kilka sposobów na zminimalizowanie kosztów:

1. Przedpłata czynszu lub członkostwa
Niektóre przestrzenie coworkingowe oferują zniżki członkom, którzy opłacają należność lub czynsz. Zapytaj menedżera kosmicznego, czy jest to możliwe. Jeśli tak, wynegocjuj także pisemną umowę zwrotów na wypadek, gdybyś musiał opuścić miasto lub wrócić do swojego domowego biura.

2. Spójrz poza miesięczne dane czynszowe
Pamiętaj, że prawdziwy koszt coworkingu to nie tylko czynsz lub miesięczne opłaty. Dowiedz się, co obejmuje członkostwo coworkingowe i jakie dodatkowe koszty. Tylko następnie powinieneś zgnieść swoje liczby.

3. Lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja
Jeśli to możliwe, wybierz miejsce coworkingowe blisko twojego domu. Bliskość pozwala zaoszczędzić czas i koszty dojazdu, a także daje swobodę biegania do domu na lunch. Jeśli w pobliżu domu nie ma miejsc pracy, uprość swoje życie i oszczędzaj czas, wybierając biuro w pobliżu sklepów, bankowości, klubów fitness lub ulubionych miejsc spotkań. Jeśli dużo podróżujesz lub często pracujesz z klientami spoza miasta, poszukaj biura w pobliżu lotniska. Warto również wziąć pod uwagę takie czynniki, jak parking i bliskość transportu publicznego. Czas to pieniądz, szczególnie jeśli jesteś freelancerem, więc nie lekceważ znaczenia dostępności przy wyborze biura.

4. Przechowuj lunch i przekąski na miejscu
Jeśli Twoja przestrzeń do pracy obejmuje kuchnię, przechowuj zamrożone dania główne, zupy mikrofalowe i mocowania kanapek w biurze. Kup duży pojemnik do przechowywania żywności, napisz na nim swoje imię za pomocą trwałego markera i napełnij go opakowaniami kanapkowymi, wędlinami i serami, abyś mógł przygotować własny lunch. Posiadanie tych przedmiotów zmniejsza pokusę jedzenia posiłków lub dostarczania jedzenia.

5. Skorzystaj z promocji kawiarni i restauracji
W każdej chwili możesz uniknąć płacenia pełnej ceny, powinieneś. Wiele restauracji oferuje tanie dania na lunch, więc koniecznie poproś lokalne restauracje o menu na lunch. Niektóre kawiarnie oferują zniżki, jeśli przyniesiesz własny kubek lub termos. Pamiętaj też, aby zapytać ulubionych przystanków o programy lojalnościowe z kartami dziurkowanymi.

6. Zwiększ produktywność publicznych przejazdów tranzytowych
Jeśli nie masz problemów z samochodem, skorzystaj z czasu dojazdu, aby nadrobić zaległości w profesjonalnym czytaniu lub przeglądaniu wiadomości e-mail. Jeśli czytanie w ruchu nie działa, słuchaj podcastów branżowych w drodze do biura.

7. Zajrzyj do ulg podatkowych dla osób dojeżdżających do pracy
Jeśli jesteś pracownikiem telepracy, dowiedz się, czy Twoja firma uczestniczy w programie ulg podatkowych od osób dojeżdżających do pracy, który pozwala płacić za bilety komunikacji miejskiej za dolary podatkowe odliczone od wypłaty. Programy te mogą zaoszczędzić setki dolarów rocznie.

8. Przejrzyj Opcje Transit Pass
Śledź ile wydajesz każdego miesiąca na bilety autobusowe i kolejowe. Wiele firm transportu publicznego oferuje wiele struktur taryf, więc poświęć czas na sprawdzenie każdej z opcji, aby upewnić się, że otrzymujesz najlepszą ofertę.

9. Negocjuj oferty z lokalnymi firmami
Lokalni kupcy, którzy nie są świadomi twojej przestrzeni coworkingowej, mogą chcieć zaoferować specjalne oferty dla swojej bazy członków. Porozmawiaj z menedżerem swojego obszaru coworkingowego, aby dowiedzieć się, czy jest on chętny porozmawiać z lokalnymi firmami o oferowaniu specjalnych rabatów Tobie i Twoim biurom.

Ostatnie słowo

Technologia sprawia, że coworking jest doskonałą alternatywą dla freelancerów i telepracowników, którzy nie chcą pracować z domu. Jednak ważne jest, aby uznać wszystkie dodatkowe wydatki związane z coworkingiem. Uwzględnienie tych wydatków w budżecie przed podjęciem decyzji o dołączeniu do przestrzeni coworkingowej jest mądrym i niezbędnym krokiem w zarządzaniu finansami firmy i osobistymi.

Czy korzystasz z miejsca coworkingowego? Jak to działa??