Jak przygotować się do pytań podczas rozmowy telefonicznej - Etykieta, porady i wskazówki

Po przesłaniu CV przeprowadziła wywiad telefoniczny. Ze względu na całą zachętę, którą otrzymała od swojego obecnego szefa, wierzyła, że ​​jest faworytem na to stanowisko. Weszła do rozmowy telefonicznej nieprzygotowana, ale pewna siebie.

Jednak podczas wywiadu poczuła się nieswojo, gdy zdała sobie sprawę z błędu polegającego na tym, że nie przygotowała się na rozmowę telefoniczną. I wtedy rekruter skrócił krótki wywiad i powiedział jej, że nie pasuje do tego stanowiska. Auć!

Kiedy moja przyjaciółka opowiedziała mi swoją historię, czułem się z nią okropnie, ponieważ nigdy nie słyszałem, żeby ktoś powiedział jej podczas wywiadu, że nie pasuje. Nauczyłem się z jej doświadczenia, że ​​nawet jeśli uważasz, że jesteś kandydatem na stanowisko, nadal musisz przygotować się do rozmowy telefonicznej i potraktować ją bardzo poważnie, ponieważ stała się ona standardem w wielu procesach rekrutacyjnych.

Jaki jest cel wywiadów telefonicznych?

Wiele firm stosuje trójfazowy proces zatrudniania. Osoba rekrutująca, specjalista ds. Zasobów ludzkich lub kierownik ds. Zatrudnienia przejrzy wszystkie CV i wybierze te, które najbardziej im się podobają. Następnie zadzwonią na rozmowę telefoniczną, jeśli zostaniesz wybrany. Po przeprowadzeniu wszystkich wywiadów telefonicznych prawdopodobnie dokonają kolejnego cięcia i umówią się na ostateczną rozmowę bezpośrednią.

W społeczeństwie, w którym bezrobocie i konkurencja o pracę są wysokie, liczba osób ubiegających się o jedno miejsce pracy może być liczona w setkach. Osoba rekrutująca lub zatrudniająca może nie być w stanie wyeliminować wystarczającej liczby kandydatów, po prostu przeglądając same CV. Może być wielu kandydatów, którzy są dobrze wykwalifikowani na to stanowisko, ale nadal nie wiadomo, czy ich osobowości są dobrze dostosowane do stanowiska i kultury firmy.

Przeprowadzając rozmowy telefoniczne, osoba rekrutująca lub zatrudniająca kierownika osiąga następujące cele:

• Dowiadują się więcej o osobowości wnioskodawcy. Możesz być bardzo dobrze wykwalifikowany, a nawet mieć wyższe kwalifikacje na stanowisko, ale ostatecznie nie odniesiesz sukcesu w pracy, jeśli nie jesteś materiałem firmy. Każda firma ma swoją kulturę. Są też pewne osobowości współpracowników, z którymi będziesz musiał się zaznajomić.
• Poznają twoje umiejętności obsługi telefonu. Czy umiesz rozmawiać przez telefon? Czy pozycja będzie wymagała wykonywania połączeń z klientami? Jeśli tak, konieczne jest, aby osoba rekrutująca wiedziała, czy możesz mieć odcień w swoim tonie. To jest język twojego ciała podczas rozmowy telefonicznej.
• Nie muszą latać poza miastem. Przylot i przyjęcie firmy spoza miasta jest drogie dla firmy. Rekruter chce się przed tym upewnić, że jesteś potencjalnym kandydatem.
• Umożliwiają wzajemną wymianę informacji. Wywiady nie mogą być rozmowami jednostronnymi, w tym wywiadami telefonicznymi. Wywiady telefoniczne pozwalają zarówno Tobie, jak i firmie, zebrać wystarczającą ilość informacji o drugiej stronie, aby wiedzieć, czy każda ze stron chciałaby kontynuować. Daje ci to możliwość ustalenia, czy jesteś naprawdę zainteresowany stanowiskiem i firmą.

Przed rozmową telefoniczną

Podobnie jak w przypadku wywiadu twarzą w twarz, istnieje kilka rzeczy, które możesz zrobić z wyprzedzeniem, aby się przygotować. Niektóre wywiady telefoniczne są zaplanowane, a niektóre nie, więc ważne jest, aby przygotować się i zachować czujność, gdy zaczniesz wysyłać CV.

1. Zbadaj firmę
Większość z was nie będzie chciała wkładać wysiłku w badanie firmy, dopóki nie przygotujecie się na rozmowę bezpośrednią. Jednak prawda jest taka, że ​​wywiady telefoniczne są prawdziwymi wywiadami i są równie ważne. Osoba rekrutująca będzie chciała, abyś udowodnił, że wiesz o firmie. Nie zapomnij także zapoznać się z opisem stanowiska. Dowiedz się dokładnie, czego oczekuje się od stanowiska. A jeśli nie wszystko rozumiesz, zapisz notatkę, aby o nią zapytać podczas wywiadu.

2. Przygotuj ściągawki
Piękno rozmów telefonicznych polega na tym, że możesz mieć przed sobą dowolny ściągawki bez kary. Będziesz chciał mieć przed sobą badania firmy i opis pracy, a także swoje CV i listę swoich wcześniejszych projektów. Lubię też ściągawki z listą typowych pytań do wywiadu, które łączą je z moimi wcześniejszymi projektami. W ten sposób mogę spojrzeć na arkusz, znaleźć pytanie i wrócić do notatek. Ta mała sztuczka sprawia, że ​​jestem mniej zdenerwowana podczas wywiadów telefonicznych. To świetna taktyka na znalezienie pracy lub stażu letniego.

Możesz także sporządzić listę rzeczy o sobie, na przykład skąd jesteś, gdzie chodziłeś do szkoły i czego się uczyłeś, niektóre z twoich hobby, twoje największe osiągnięcia i tak dalej. W ten sposób, gdy osoba rekrutująca zadaje ci pierwsze pytanie, które zawsze brzmi: „Powiedz mi o sobie”, nie zapomnisz nic ważnego.

Wskazówka: Jeśli używasz ściągawki, upewnij się, że nie używasz pełnych zdań. Nie chcesz przypadkowo czytać scenariusza podczas rozmowy telefonicznej.

Po zebraniu wszystkich tych materiałów upewnij się, że są one łatwo dostępne. Zachowaj jedną kopię w domu i zabierz ze sobą drugą, na wypadek, gdybyś został wezwany podczas nieobecności.

3. Rozpocznij sprawdzanie połączeń telefonicznych
Wiele osób nie ma już telefonów domowych i ma tylko telefony komórkowe. Jeśli jesteś jedną z tych osób, możesz otrzymać telefon od rekrutera, będąc w dowolnym miejscu i czasie. I najprawdopodobniej będzie to gdzieś niewygodne i w czasie, który będzie niewygodny. Masz dwie opcje. Pozwól swojemu telefonowi przejść na pocztę głosową lub podnieś swój telefon i bądź szczery z rekruteriem, mówiąc, że to nie jest dobry moment na rozmowę. Zdecydowałbym się na to drugie, o ile nie ma się gdzieś dodatkowego hałasu.

4. Ćwicz
Rozmowa przez telefon różni się od rozmowy osobiście. Niektórzy ludzie naprawdę się na tym wyróżniają, inni się denerwują. Jestem znacznie lepszy osobiście, kiedy mogę wyrazić się nie tylko swoim głosem. Jeśli jesteś podobny do mnie, dobrze byłoby, gdyby znajomy zadzwonił do ciebie na rozmowę kwalifikacyjną przez telefon. Udawaj, że to prawda, mając przed sobą swoje ściągawki. Ćwiczenie umiejętności rozmowy kwalifikacyjnej sprawi, że będziesz o wiele bardziej zbywalny na rynku pracy.

5. Przygotuj dla nich pytania
Osoba rekrutująca zawsze robi wrażenie, jeśli masz ustawione pytania. To pokazuje, że jesteś naprawdę zainteresowany pracą. Chociaż możesz zanotować kilka pytań, które należy zadać podczas rozmowy kwalifikacyjnej, najlepiej jest, jeśli możesz wcześniej coś wymyślić, aby odciąć się od presji.

6. Dla zaplanowanych wywiadów telefonicznych
Zawsze lepiej zaplanować rozmowę telefoniczną. Nie zwalnia cię to jednak od nieoczekiwanego zdarzenia. Sprawdź i dwukrotnie sprawdź datę i godzinę (pamiętaj również o sprawdzeniu strefy czasowej). Upewnij się także, czy znasz numer osoby, która do Ciebie dzwoni, na wypadek gdybyś musiał do niej zadzwonić. Na przykład kiedyś miałem zaplanowaną rozmowę telefoniczną i nigdy nie dzwoniono do mnie. Okazało się, że rekruter czekał, aż zadzwonię!

Ponadto, jeśli wiesz, kiedy odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna, upewnij się, że wybrałeś prywatne miejsce na rozmowę kwalifikacyjną. Na przykład prawdopodobnie nie chcesz rozmawiać na rozmowę kwalifikacyjną w pokoju wypoczynkowym swojej obecnej pracy. Jeśli rozmowa kwalifikacyjna ma miejsce w dniu pracy, wyjdź do samochodu, aby ją przesłuchać. Pamiętaj tylko, aby odjechać z posiadłości, aby szef nie zobaczył cię w samochodzie rozmawiającego przez telefon!

7. Nie stresuj się
Wywiady dotyczą głównie prac przygotowawczych, więc jeśli odrobiłeś lekcje, nie ma się czym stresować.

Podczas rozmowy telefonicznej

Więc przygotowałeś się i nadszedł czas na rozmowę kwalifikacyjną. Telefon zaczyna dzwonić. Co teraz robisz? Oto kilka wskazówek na temat przeprowadzenia rozmowy telefonicznej.

1. Odbierz telefon profesjonalnie
Nie odbieraj telefonu, mówiąc: „Cześć?” Zamiast tego powiedz „To jest ____”. Wypełnij puste miejsce swoim imieniem. Zazwyczaj ludzie odbierają telefon w świecie biznesu.

2. Zadzwoń na czas
Jeśli zamiast tego masz do nich zadzwonić, upewnij się, że dzwonisz dokładnie na czas. Jeśli zadzwonisz zbyt wcześnie, może to sprawiać wrażenie nadmiernego lęku, a jeśli zadzwonisz kilka minut później, pokaże, że nie otrzymujesz monitu.

3. Porozmawiaj z entuzjazmem
Twój ton głosu reprezentuje język ciała, dlatego ważne jest, aby mówić z fleksją i wykazywać osobowość. Spróbuj brzmieć entuzjastycznie zamiast monotonnie.

4. Bądź przekonujący
Wywiad nie jest czasem na pokorę. Musisz się sprzedać. Nie trać z oczu celu tylko dlatego, że rozmawiasz przez telefon zamiast twarzą w twarz.

5. W razie potrzeby wstaw nazwę firmy i nazwisko ankietera
Zawsze zauważam, kiedy ktoś wstawia moje imię do zdania, kiedy do mnie mówi. „Jak się masz, Casey?” Sprawia, że ​​wypowiedź lub pytanie wydają się bardziej osobiste, nawet jeśli są już skierowane do mnie. To sprawia, że ​​czuję się doceniony. Zrób to samo podczas wywiadu, a zwłaszcza podczas rozmowy telefonicznej, gdy język ciała jest nieobecny. Upewnij się, że mówisz do ankietera jako Pan lub Pani, dopóki nie powiesz inaczej.

6. Odpowiedz zwięźle
Pamiętaj, że jednym z celów rozmowy telefonicznej jest wyeliminowanie kandydatów. Rozmowy telefoniczne powinny być krótkie. Oznacza to, że masz ograniczoną ilość czasu na sprzedaż. Dokładnie odpowiadaj na pytania, ale staraj się nie bełkotać ani nie rozmawiać w kółko.

7. Bądź uprzejmy
Ponieważ nie potrafisz odczytać mowy ciała ankietera, trudniej jest dostrzec, kiedy mają zamiar mówić - dzięki temu łatwo jest mu przerwać. Bądź tego świadomy. Pamiętaj także, aby się uśmiechnąć i podziękować.

8. Rób notatki
Zapisz wszystko, co mówi ankieter. Może to być ważne później w procesie wywiadu.

9. Zapytaj o kolejne kroki
Zapytaj, kiedy powinieneś spodziewać się odpowiedzi od firmy. Upewnij się także, że masz dane kontaktowe ankietera.

Po rozmowie telefonicznej

Rozmowa telefoniczna nie kończy się po odłożeniu słuchawki. Są trzy rzeczy, które musisz zrobić natychmiast potem.

1. Podsumuj notatki
Jeśli podczas wywiadu zapisałeś kilka rzeczy, poświęć teraz czas, aby wszystko to zapisać, aby miało to sens. Jeśli zaczekasz, aby zrozumieć to później, prawdopodobnie zgadniesz, co oznacza twoja krótka ręka.

2. Wyślij notatkę z podziękowaniem
Wyślij szybki e-mail z podziękowaniem do ankietera. Jeśli masz jej adres fizyczny, wyślij również swojemu rozmówcy notę ​​z podziękowaniem. Im więcej widzi twoje imię, tym lepsze wrażenie pozostawisz.

3. Zastanów się, czy pozycja jest dla Ciebie odpowiednia
Czy po omówieniu stanowiska z kimś z firmy brzmi to dla ciebie dobrze? Czy warto poświęcić czas i wysiłek, aby kontynuować proces rozmowy kwalifikacyjnej, jeśli zostaniesz wybrany do następnej rundy??

Ostatnie słowo

Chociaż wywiady telefoniczne mogą nie być tak naturalne, jak zwykle są wywiady bezpośrednie, istnieją pewne wielkie zalety wywiadu telefonicznego. Skorzystaj z ściągawki i innych zasobów, które mogą okazać się pomocne. Pamiętaj, aby poważnie potraktować rozmowę telefoniczną i wyrazić swój entuzjazm głosem. Daj rekrutującemu dobre pierwsze wrażenie swojej osobowości i spraw, aby rozmowa telefoniczna była niezapomniana.

Czy ostatnio przeprowadziłeś wywiad telefoniczny? Jakie są Twoje najlepsze wskazówki i błędy, których należy unikać? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach poniżej.