Jak przygotować się do pracy w domu z pracą zdalną lub firmą

Niezależnie od tego, czy zarabiasz jako wolny strzelec, czy pracujesz zdalnie trzy dni w tygodniu, pracując dla swojego pracodawcy, musisz upewnić się, że jesteś fizycznie i psychicznie przygotowany na pewne poważne zmiany. Nie angażuj się w zdalny projekt z niewłaściwych powodów; może to być szkodliwy błąd w karierze, który może być trudny do odzyskania. Pomyśl o swoich potrzebach osobistych, zawodowych i rodzinnych, zanim zaczniesz.

Potrzeby fizyczne

Praca zdalna to coś więcej niż tylko możliwość dotarcia do laptopa z łóżka. Potrzebujesz odpowiedniego sprzętu, usług i konfiguracji. Kontrola nad miejscem pracy jest świetna, ale utrzymanie zdrowego i skutecznego biura domowego wymaga przemyślenia, planowania i całorocznej uwagi.

1. Space

Przede wszystkim potrzebujesz miejsca do pracy. Jako telepracownik pracujący w domu powinieneś wyznaczyć zdefiniowane miejsce do pracy, które pomoże ci zachować odpowiedni nastrój do pracy i oddzielić czas zawodowy od czasu wolnego. Ponadto dedykowana powierzchnia biurowa wysyła wyraźny komunikat do innych osób w twoim domu, że wykonujesz pracę. Ale nie musisz rezygnować z całego pokoju w domu ani wynająć większego mieszkania. Możesz przekształcić nieużywaną szafę w przestrzeń biurową (teraz są nawet zestawy, które mogą pomóc) lub po prostu ustawić w cichym zakątku domu.

Moje domowe biuro ma tylko piętnaście stóp kwadratowych, ale jest wyraźnie zdefiniowane jako miejsce do pracy. Biegnie wzdłuż jednej ściany pokoju, którego najczęściej używamy do przechowywania. Patrzę na ścianę z oknem po prawej stronie, więc nie rozpraszam się, ale widzę naturalne światło i przyjemny widok. Stworzyłem profesjonalne środowisko, zawieszając dyplomy na ścianie oraz plakaty z nagrodami. Po jednej stronie biurka trzymam roślinę, a po drugiej drukarkę typu „wszystko w jednym”. Mam obok mojego komputera słoik z ołówkiem, telefon i zdjęcie mojego męża i syna.

Wiem, że niektórzy telepracownicy używają składanych ekranów do tworzenia partycji, blokując część dużego pokoju rodzinnego. Inni ustawili stolik do gry i laptopa w piwnicy. Niezależnie od preferencji, chodzi o stworzenie fizycznie i psychologicznie odrębnej przestrzeni do pracy.

2. Szybki dostęp do Internetu

Jeśli chcesz odnieść sukces jako telepracownik, najbardziej oczywistym i najważniejszym urządzeniem, którego potrzebujesz, jest komputer z szybkim dostępem do Internetu. Wolna maszyna i połączenie dial-up z pewnością tego nie zrobią, a potrzebujesz czegoś bardziej niezawodnego niż kradzież Wi-Fi sąsiada.

Ponadto upewnij się, że komputer jest w stanie poradzić sobie z obciążeniem i w razie potrzeby dokonywać aktualizacji sprzętu. Potrzebujesz szybkiego procesora, wystarczającej ilości miejsca na dysku i dużej ilości pamięci RAM. Zabezpiecz swoje połączenie Wi-Fi, aby nie rezygnować z pasma kradnącego sąsiadów Twój połączenie.

Osobiście potrzebuję komputera typu workhorse, który wytrzyma ciągłe użytkowanie przez pięć do ośmiu godzin dziennie. Kiedyś wypaliłem tani komputer stacjonarny w niecały rok. Chociaż moja obecna maszyna była dużą inwestycją, boleśnie oczywistym wyborem był wybór między wydaniem więcej na nowy komputer, który trwałby trzy lata, a kupowaniem taniego komputera co dziewięć lub dziesięć miesięcy.

Ponadto, jeśli wiesz, że będziesz uczestniczyć w spotkaniach z domowego biura, zdobądź wysokiej jakości kamerę i mikrofon lub zestaw słuchawkowy. Upewnij się, że komputer stacjonarny lub laptop ma wystarczającą liczbę portów USB, aby podłączyć wszystkie urządzenia, lub uzyskaj koncentrator, jeśli potrzebujesz większej pojemności. Upewnij się, że masz wystarczającą ilość miejsca na dysku i pamięci RAM oraz odpowiednią przepustowość od szybkiego dostawcy usług internetowych.

Powolny komputer sprawia, że powolny pracownik, a stara technologia oznacza wydruk niskiej jakości. Jeśli chcesz odnieść sukces i być cenionym pracownikiem lub wykonawcą telepracy, upewnij się, że Twój sprzęt technologiczny dotrzymuje Ci kroku.

3. Oprogramowanie

Dowiedz się, jakich programów potrzebujesz, aby skutecznie wykonywać swoją pracę. Na przykład niezależni projektanci graficzni i architekci telepracy potrzebują niestandardowego oprogramowania do projektowania. Producenci wideo potrzebują najnowocześniejszego oprogramowania do edycji.

Zdecyduj, czy będziesz potrzebować aplikacji i programów do dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, projektowania, szkicowania lub przesyłania plików FTP. Poproś pracodawcę o dostarczenie lub zwrot kosztów za profesjonalne wersje odpowiedniego oprogramowania. Ale jeśli nie udzielą ci licencji na programy, sam poniesiesz koszty. Nie rób zakrętów i nie oszczędzaj na oprogramowaniu. Skończysz tylko tandetną pracą lub marnowaniem czasu. Możesz wypróbować niektóre bezpłatne aplikacje w chmurze (tj. 25 zasobów internetowych dla freelancerów i małych firm), lub jeśli musisz wydać gotówkę, sprawdź swoje możliwości ubiegania się o ulgi podatkowe na wydatki biznesowe.

Nie zapominaj, że aby uczestniczyć w spotkaniach z domowego biura, możesz potrzebować oprogramowania do spotkań dla konkretnej firmy, a także Adobe Reader, aby móc otwierać i czytać wszystkie ważne dokumenty, które otrzymujesz.

4. Tradycyjny sprzęt biurowy i materiały eksploatacyjne

Możesz nie mieć szafy z materiałami, która byłaby tak duża jak w biurach korporacyjnych, ale musisz wyposażyć swoje biuro domowe w te same materiały, które można znaleźć nigdzie indziej. Będziesz potrzebował dużych rzeczy, w tym:

Drukarka i papier profesjonalnej jakości
Skaner (i powiązane oprogramowanie)
Kopiarka

Faks nie jest tak ważny jak kiedyś, ale Twoja branża może nadal zależeć od tej technologii. Większość drukarek typu „wszystko w jednym” obejmuje wszystko, od skanowania i kopiowania po faksowanie, więc możesz mieć wszystko, czego potrzebujesz, w jednym niedrogim, oszczędzającym miejsce urządzeniu.

Uzyskaj telefon służbowy, który może obsługiwać połączenia konferencyjne. Używanie telefonu komórkowego jako podstawowego telefonu biurowego może być do zaakceptowania, ale zastanów się, jak wyraźne połączenia brzmią w domu i jak często operator przerywa połączenie. Jeśli Twoja rodzina często korzysta z telefonu, dedykowana linia biznesowa zapobiegnie zawstydzającym odbiórom, które mogą zaszkodzić Twojej firmie. Alternatywnie, Skype, Google Voice i inne usługi VoIP to tanie i często bezpłatne metody utrzymywania linii biznesowej. W szczególności, jeśli wykonujesz wiele połączeń międzynarodowych, rozważ opcje cyfrowe lub alternatywne telefony stacjonarne.

Używam również zestawu słuchawkowego z telefonem, więc mogę pisać notatki podczas prowadzenia wywiadów i mieć wolne ręce podczas długich połączeń. Jeśli masz telefon komórkowy, zestaw słuchawkowy Bluetooth może być prawdziwą wygodą w domowym biurze.

Twoja lista kontrolna mniejszych tradycyjnych artykułów biurowych powinna zawierać:

Długopisy i ołówki
Spinacze
Zszywacz i zszywki
Gumki
Klipy dokumentów
Segregowanie folderów, segregatorów, a nawet szafki na akta

Aby zachować porządek, na biurku znajdują się przekładki, a także tablica ogłoszeń i mała tablica, które pomagają mi w schemacie pracy i nadążaniu za listami zadań.

5. Biuro zapasowe

Wreszcie potrzebujesz biura zapasowego. Może to zabrzmieć ekstremalnie, ale nie chcesz najpierw myśleć o tym w pilnej sytuacji. Na przykład miałem niespodziewane awarie Internetu w niewiarygodnie niedogodnych momentach, więc wiem, ile czasu zajmuje dotarcie do lokalnej kawiarni z bezpłatnym dostępem do Wi-Fi. Wiem też, że są dni, kiedy mój dom może być szczególnie głośny i potrzebuję innej lokalizacji do spokojnej pracy, na przykład biblioteki.

Najważniejsze jest, aby znać swoje opcje i być gotowym do ich użycia w razie potrzeby. Nie potrzebujesz dwóch z każdego przedmiotu zaopatrzenia, który posiadasz, ale przechowuj torbę na laptopa zaopatrzoną w najważniejsze przedmioty, abyś mógł ją chwycić i iść bez straty czasu.

Względy emocjonalne

Teraz, gdy właściwie skonfigurowałeś swoje fizyczne otoczenie i opracowałeś plan tworzenia kopii zapasowych, nadszedł czas, aby przygotować się emocjonalnie i psychicznie do pracy na odległość. Psychologiczne różnice między biurem domowym a tradycyjnym biurem zaskakują wielu telepracowników, a kiedy próbujesz wykonać dobrą pracę, nie masz czasu na nieoczekiwane kłopoty. Poznaj te niefizyczne aspekty stylu życia na odległość.

1. Izolacja

Zwłaszcza jeśli niedawno opuściłeś tradycyjne biuro, możesz czuć się odizolowany i samotny w swoim domowym biurze. Łatwo jest przyzwyczaić się do społecznych aspektów pracy w biurze, a nawet do rozproszeń i irytacji, które mogły cię niepokoić przez kilka dni.

Zanim zdecydujesz się na pracę zdalną, zastanów się, jak byś się czuł, gdybyś musiał pracować sam przez cały dzień. Jeśli potrzebujesz kontaktu towarzyskiego w biurze, możesz nie być gotowy do pracy w domu. Ale nie musisz po prostu odrzucać okazji. Istnieje kilka sposobów na złagodzenie tych uczuć. Niektóre osoby decydują się na kilka godzin pracy w lokalnym hotspocie WiFi kilka razy w tygodniu. Możesz również zaplanować kilka spotkań obiadowych, aby uzyskać interakcję ludzi i pożegnać się z samotnością. Inni uważają, że wystarczy interakcja online, zwłaszcza czat wideo.

W zależności od harmonogramu możesz również zrobić sobie przerwę, aby spędzić czas z rodziną lub po prostu czerpać przyjemność z tego, jak szybko możesz być z członkami rodziny, jak tylko dzień pracy się skończy.

2. Wiedzieć, kiedy przestać

Rozpracowywanie gdy dzień się jednak skończył, to kolejne wyzwanie. W rzeczywistości była to najtrudniejsza rzecz, z którą miałem do czynienia, kiedy zaczynałem freelancing w domu. Zwłaszcza jako freelancer ze sporadycznym harmonogramem ciężko jest znaleźć wskazówki, które dadzą mi znać, kiedy nadejdzie czas odejścia. Bez wychodzenia z budynku biurowego, wsiadania do samochodu i jazdy do domu bardzo trudno jest odczuć to uczucie „rzucania czasu”. Zbyt łatwo i zbyt kusząco jest po prostu wrócić do domowego biura, aby wykonać trochę więcej pracy.

Przyzwyczajenie się do oddzielania czasu pracy od czasu wolnego wymaga czasu, ale w końcu zdasz sobie sprawę, że po prostu przestań pracować na cały dzień. W przeciwnym razie napotkasz problemy w relacjach rodzinnych i poradzisz sobie z wyższym poziomem stresu niż kiedykolwiek w biurze firmy. Jeśli prowadzisz własną firmę, ustal harmonogram i trzymaj się go. Harmonogram powinien obejmować czas rozpoczęcia, określone bloki czasu dla niektórych projektów, krótkie przerwy i oficjalny czas zakończenia. Jeśli pozostaniesz w tyle, możesz „zostać do późna”, ale czasem musisz po prostu odłożyć projekt na bok, zrelaksować się i spędzić czas z rodziną.

Pamiętaj, że potrzeba tyle dyscypliny koniec dzień jak to się zaczyna.

3. Rozproszenie uwagi

Jasne, duże biura są rozproszone, ale niekoniecznie przyjemniejsze, które czają się w biurze domowym. W domu masz książki, filmy, telewizję i gry wideo, nie wspominając o przyjaciołach i sąsiadach oraz innych potencjalnych niespodziankach. Jest też zachęcający komfort łóżka i sofy oraz pokusa szybkiej drzemki. Bez groźby, że szef obejrzy się przez ramię, łatwo poddać się zakłóceniom i zakłóceniom.

Dzieci mogą być szczególnym wyzwaniem, ponieważ są bardzo wytrwałe i mogą w rzeczywistości potrzeba Twoja uwaga. Oddzielenie biura od reszty domu znacznie ułatwia uczenie dzieci, że czas pracy to „nie przeszkadzać”.

Staraj się budować harmonogram z myślą o rutynach swoich dzieci. Zaplanuj wykonywanie najtrudniejszych zadań w czasie drzemki Twojego dziecka lub w szkole. Wykorzystaj czas, kiedy twoje dzieci bawią się. Zanim mój syn osiągnął wiek szkolny, uznałem, że pomocne jest wysyłanie go do opiekunki dwa razy w tygodniu przez kilka godzin, aby uzyskać solidny blok czasu na wykonanie pracy. Dzięki temu łatwiej było wiedzieć, kiedy przestać pracować, ponieważ po opiekunce mogłem skupić na nim całą uwagę.

4. Motywacja

Większość telepracowników musi być zmotywowana. Jeśli pracujesz na etacie jako pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze godzin, Twoja firma może wymagać od ciebie „wpisania się” w określonym czasie - tak jak w przypadku pójścia do biura. Ale jeśli jesteś samozatrudniony lub masz elastyczny harmonogram, potrzebujesz wewnętrznej motywacji, aby podjąć pracę, nawet jeśli nie chcesz. Mimo że oszczędzasz czas na dojazdy, nie masz czasu na leżenie w łóżku lub wegetarianizm, oglądając powtórki, gdy jesteś w terminie.

Częścią telepracy jest zmuszanie się do kontynuowania pracy lub próby znalezienia pracy, nawet jeśli nie masz na to ochoty. Dowiedz się, co Cię napędza, i zachowaj przypomnienia w obrębie biura. Jeśli masz na to pieniądze, pamiętaj, że wypłata zależy od znalezienia pracy i wypełnienia jej na czas. Jeśli robisz to dla swoich dzieci, trzymaj ich zdjęcia w pobliżu. Jeśli jesteś artystą, otocz się ulubioną pracą. W moim przypadku fakt, że jestem głównym żywicielem rodziny, był świetnym czynnikiem motywującym.

Aspekty biznesowe

Wreszcie, bez względu na to, czy jesteś stabilnym pracownikiem na pełnym etacie, czy mniej bezpiecznym freelancerem, musisz dokładnie przeanalizować aspekty biznesowe związane z byciem własnym menedżerem.

1. Organizacja

Jeśli zaczynasz działalność w domu, zapoznaj się z różnymi dostępnymi opcjami organizacyjnymi. Najczęstsze sposoby legalnej rejestracji to działalność jednoosobowa, LLC, S-Corp lub C-Corp. Porozmawiaj z prawnikiem i księgowym, aby dowiedzieć się, co spełnia Twoje potrzeby. Pomyśl o potrzebach płacowych, implikacjach podatkowych, odpowiedzialności prawnej i księgowości.

2. Podatki

Podatki będą wielką sprawą. Dobrą wiadomością jest to, że możesz wziąć ulgi podatkowe w biurze domowym, a jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, dostępnych jest jeszcze więcej odliczeń. Ale nie wszystkie ulgi podatkowe i zabawa podczas pracy w domu.

Kiedy jesteś zatrudniony w firmie, płacisz tylko połowę podatków z ubezpieczenia społecznego i Medicare. Firma zajmuje się resztą. Jednak jeśli jesteś samozatrudniony, musisz być przygotowany na samodzielne opłacenie obu połówek, w tym podatku od samozatrudnienia. Dodatkowo przygotuj się na płacenie kwartalnych szacunkowych podatków. Jeśli tego nie zrobisz, możesz zostać obciążony odsetkami i innymi karami oprócz tego, co jesteś winien.

IRS nie patrzy uprzejmie na właścicieli firm domowych, którzy odkładają pieniądze na wysokowydajny rachunek oszczędnościowy przez cały rok, a następnie płacą podatki po uzyskaniu odsetek przez dwanaście miesięcy. Zamiast tego rozłóż, ile byłbyś winien każdego miesiąca, i odłóż to na konto o wysokiej stopie zwrotu. Następnie za każdym razem, gdy przypadają podatki kwartalne, możesz dokonać płatności. Nadal będziesz otrzymywać odsetki i nie będziesz denerwować IRS.

3. Ubezpieczenia zdrowotne i plany emerytalne

Jeśli jesteś telepracownikiem w pełnym wymiarze godzin, prawdopodobnie nie martwisz się o szczególne okoliczności ubezpieczenia zdrowotnego. Ale jeśli jesteś samozatrudniony, musisz uzyskać prywatne ubezpieczenie zdrowotne, chyba że masz małżonka, który może objąć cię planem zdrowotnym. Prywatni ubezpieczyciele oferują plany grupowe dla rodzin i plany indywidualne, a składki zwykle można odliczyć od podatku. Połącz plan, który można odliczyć, z kontem oszczędnościowym, a wydatki z kieszeni mogą być również odliczone.

Podobnie, jeśli nie masz dostępu do sponsorowanego przez firmę planu emerytalnego, masz lepsze opcje niż zapomnienie o oszczędnościach. Możesz otworzyć własne konta, takie jak IRA lub solo 401k. Możesz nawet otworzyć więcej niż jeden IRA i skorzystać z opcji takich jak SIMPLE i SEP konta IRA, które są przeznaczone dla właścicieli firm.

4. Marketing się

Jeśli jesteś samozatrudniony, sam marketing nie może być późniejszą refleksją. To istotna część twojego dnia pracy. Dowiedz się, jak korzystać z opcji online, takich jak osobista strona internetowa, sieci cyfrowe, blogi, media społecznościowe i strategie offline, w tym reklama i uczestnictwo w wydarzeniach.

Dowiedz się też, ile chcesz zapłacić za swoje umiejętności. Zbadaj, co ktoś z twoim zestawem umiejętności i doświadczeniem może zarobić na różne prace. Chcesz ustalić rozsądne i konkurencyjne stawki freelancingu, ale chcesz też zrobić to, co jesteś wart. Zastanów się, czego potrzebujesz, aby „warto” poświęcić swój czas i czego możesz racjonalnie oczekiwać. Następnie zacznij ustalać stawki za pracę lub wyceń swoje produkty.

Być studentem. Weź udział w niedrogich zajęciach w pobliskim college'u. Ucz się i doskonal umiejętności, które uczynią cię atrakcyjnym sprzedawcą lub nowym pracownikiem. Zmierzysz się z bardzo konkurencyjnym rynkiem, więc im lepsza komunikacja i sieć, tym bardziej będziesz się wyróżniał na tle podobnych profesjonalistów.

Ostatnie słowo

Telepraca może być wielkim atutem dla nowoczesnej siły roboczej. Od freelancera po dołączenie do „wirtualnego biura”, udowadniając, że możesz odnieść sukces jako pracownik zdalny, możesz uczynić cię atrakcyjnym dla potencjalnych pracodawców. Istnieje wiele osobistych dodatkowych korzyści dla telepracy, takich jak oszczędność kosztów dojazdu do pracy w spodniach dresowych. Ale w końcu musisz być gotowy do wzięcia na siebie odpowiedzialności za telepracę. Potrzebujesz odpowiedniego sprzętu do stworzenia efektywnego biura domowego, a także siły i wytrzymałości umysłowej, aby poświęcić się wysokiej jakości pracy w domu.

Po przygotowaniu fizycznym i umysłowym możesz odkryć ekscytujące biznesowe aspekty telepracy. Dopiero po zastanowieniu się nad zaletami naprawdę będziesz wiedział, czy jesteś gotowy do pracy zdalnej.

Pracujesz w domu Jak wygląda Twoja konfiguracja biurowa i jaki rodzaj pracy wykonujesz? Z jakimi wyzwaniami zmagasz się, próbując codziennie prowadzić firmę z domowego biura?