Jak zostać notariuszem - obowiązki i wymagania

Notariusz, zwany także notariuszem, jest licencjonowanym przez państwo urzędnikiem państwowym, który wykonuje różne obowiązki związane z dokumentami urzędowymi lub prawnymi. Notariusze mogą składać przysięgi, służyć jako świadkowie podpisanych dokumentów, składać zeznania pod przysięgą (zeznania) oraz weryfikować lub poświadczać dokumenty urzędowe lub kopie dokumentów urzędowych.

Notariusze są urzędnikami państwowymi i jako tacy muszą zostać uznani i licencjonowani przez odpowiednią agencję państwową, zazwyczaj Sekretarza Stanu, zanim będą mogli wykonywać swoje obowiązki. Każdy stan ma określone wymagania dla notariuszy, i chociaż przepisy te różnią się między stanami, nakładają podobne wymagania. Oto najważniejsze informacje, które musisz wiedzieć o notariuszach oraz ich obowiązkach, wymaganiach i kosztach pracy.

Obowiązki notariusza

Notariusze pełnią różne funkcje związane z procesem prawnym. Chociaż wszyscy notariusze muszą posiadać licencję państwa, w którym mieszkają lub pracują, notariusze nie są urzędnikami państwowymi ani pracownikami państwowymi. Zamiast tego służą one jako urzędnicy państwowi, którzy zapewniają szereg usług, do wykonywania których są uprawnieni na mocy prawa stanowego.

Notariusze pełnią te same ogólne obowiązki bez względu na to, gdzie się znajdujesz, chociaż przepisy właściwe dla danego stanu określają obowiązki, które muszą spełniać notariusze. Sekretarz Stanu Państwa, lokalny Urząd Powiatowy lub podobna agencja rządowa będą w stanie udzielić informacji na temat tego, co mogą robić, a czego nie mogą robić notariusze oraz w twoim stanie.

1. Świadectwa i podziękowania

Większość czynności notariusza polega na sprawdzeniu, czy osoba podpisująca dokument prawny jest tym, za kogo się podaje. Proces ten nazywany jest potwierdzeniem lub świadkiem, aw tych przypadkach istnieją trzy podstawowe kroki do notarialnego.

Wygląd. W większości sytuacji każdy, kto chce podpisać dokument, musi stawić się przed notariuszem osobiście. Jednak w niektórych sytuacjach podpisujący może podpisać dokument poza obecnością notariusza, przedstawić dokument notariuszowi oraz potwierdzić lub potwierdzić, że podpis należy do nich. To, czy notariusz musi być fizycznie obecny przy podpisywaniu, zależy od rodzaju podpisywanego dokumentu. Na przykład prawo stanowe może wymagać, aby określony dokument, taki jak oświadczenie, musiał zostać podpisany i przysięgły lub potwierdzony w obecności notariusza. W przypadku innych dokumentów, takich jak testament i testament, wystarczające może być stwierdzenie w obecności notariusza, że podpisałeś dokument i zrobiłeś to z własnej woli.
Identyfikacja. Notariusze nie mogą potwierdzić dokumentu bez potwierdzenia przez każdego sygnatariusza swojej tożsamości. Przepisy stanowe różnią się między rodzajami dokumentów używanych przez notariuszy w celu weryfikacji tych informacji, ale powszechne formularze obejmują prawa jazdy, wydane przez państwo dowody tożsamości, paszporty USA, dowody tożsamości cudzoziemców będących rezydentami (zielone karty) oraz podobne karty lub dokumenty wydane przez rząd agencja, która zawiera imię i nazwisko osoby podpisującej, zdjęcie i inne informacje identyfikujące, takie jak adres. Formy tożsamości, które nie zostały wydane przez rząd lub nie mają zdjęcia (takie jak karty kredytowe lub karty ubezpieczenia społecznego), zazwyczaj nie są wystarczające.
Dobrowolny podpis. Po stawieniu się przed notariuszem i udowodnieniu swojej tożsamości każdy podpisujący musi podpisać dokument i potwierdzić, że czyni to dobrowolnie.

2. Weryfikacje

Weryfikacja, czasami określana jako jurat lub weryfikacja pod przysięgą lub potwierdzeniem jest podobna do potwierdzenia. Weryfikacje wymagają również potwierdzenia tożsamości notariusza przed podpisaniem, ale należy dodać wymóg podpisania dokumentu dopiero po złożeniu przysięgi lub potwierdzenia, że treść, oświadczenia lub oświadczenia złożone w dokumencie są zgodne z prawdą.

Podczas podpisywania dokumentu notariusz prosi o podniesienie ręki i przysięgnięcie lub potwierdzenie, że treść dokumentu jest zgodna z prawdą. Przysięganie na prawdziwość dokumentu obejmuje przysięganie przed mocą wyższą, że twoje oświadczenia są zgodne z prawdą, podczas gdy potwierdzanie obejmuje przysięganie prawdziwości twoich oświadczeń bez jakiegokolwiek odniesienia do mocy duchowej lub religijnej. Sygnatariusze mogą wybrać, czy chcą przeklinać, czy potwierdzić na podstawie osobistych preferencji.

3. Administrowanie przysięgą i afirmacjami

Niektóre sytuacje, takie jak składanie zeznań, wymagają złożenia ustnej przysięgi lub potwierdzenia bez podpisywania jakiegokolwiek dokumentu w obecności notariusza. Notariusze mogą składać przysięgi i afirmacje w takich sytuacjach, a proces jest identyczny z procesem stosowanym przy weryfikacji, z wyjątkiem braku podpisu.

4. Poświadczanie kopii

Notariusze mogą poświadczyć, że kserokopie niektórych dokumentów są prawdziwymi i identycznymi kopiami oryginałów. Te uwierzytelnione kopie można następnie wykorzystać zamiast oryginału w dowolnym niezbędnym celu. Na przykład, jeśli jesteś stałym rezydentem prawnym ubiegającym się o pracę, a praca wymaga poświadczonej kopii zielonej karty, możesz wziąć zieloną kartę przed notariuszem i poprosić notariusza o wykonanie kopii i poświadczenie go.

Podczas gdy notariusze mogą poświadczać szeroki zakres kopii dokumentów, dokumenty publicznie zarejestrowane - takie jak dokumenty korporacyjne złożone u Sekretarza Stanu lub transkrypcje postępowań sądowych - mogą być sporządzane wyłącznie przez agencję rządową, która przechowuje oryginały.

Usługi notarialne, prawnicy i porady prawne

Należy zauważyć, że notariusz nie jest urzędnikiem sądowym, adwokatem ani kimś, kto może udzielić profesjonalnej porady prawnej lub wskazówek. Chociaż licencjonowani adwokaci mogą zostać notariuszami, uzyskanie statusu notarialnego notariusza nie daje prawa do udzielania porad prawnych lub wskazówek, przygotowywania dokumentów prawnych ani reprezentowania osób przed sądem lub w postępowaniu sądowym. Notariusze mogą świadczyć jedynie ograniczone, określone usługi. Zapewnienie profesjonalnej porady prawnej lub reprezentacji bez bycia licencjonowanym prawnikiem jest przestępstwem.

Na przykład, jeśli chcesz napisać testament, testament musi być podpisany przez dwóch kompetentnych dorosłych świadków. Jeśli masz podpis świadków w obecności notariusza, który weryfikuje ich tożsamość, tworzysz coś, co nazywa się testamentem. Testamenty samowystarczalne są ważne, ponieważ gdy sąd jest proszony o ustalenie, czy testament spełnia wymogi prawne państwa, sąd może zaakceptować notarialne zeznania świadków zamiast wymagać od świadków złożenia zeznań, że widzieli, jak złożyłeś lub podpisałeś dokument.

Jednak nawet jeśli podpisałeś testament i byłeś świadkiem w obecności notariusza, czynność ta niekoniecznie oznacza, że twoja wola jest prawnie ważna. Aby zostać uznanym za ważny, testament musi spełniać określone wymogi prawne, a notarialność nie jest jednym z nich. Notariusz nie może udzielić porady na temat tego, czy Twój dokument jest zgodny z prawem testamentem ani testamentem, ani notarialnie dokument gwarantujący, że sąd zaakceptuje go jako ważny prawnie. Aby mieć pewność, że twoja wola lub jakikolwiek inny dokument jest legalny, notarialność nie wystarczy; musisz upewnić się, że dokument spełnia odpowiednie wymagania prawne. Aby upewnić się, że twoje dokumenty są prawomocne, powinieneś skontaktować się z prawnikiem w celu uzyskania porady prawnej.

Wymagania, aby zostać notariuszem

Jeśli chcesz zostać notariuszem, musisz spełnić określone wymagania określone przez swój stan. Wymagania te różnią się między stanami, ale są na ogół podobne. Możesz oczekiwać, że proces zostania notariuszem potrwa co najmniej cztery tygodnie, ale być może nawet 10 lub więcej.

1. Kwalifikowalność

Aby móc zostać notariuszem w dowolnym stanie, musisz spełnić kilka podstawowych kwalifikacji.

Wiek. Musisz mieć co najmniej 18 lat.
Obywatelstwo. Musisz być obywatelem amerykańskim lub legalnym rezydentem obcym.
Alfabetyzacja. Musisz umieć czytać i pisać po angielsku.
Kryminalna historia. W niektórych stanach nie możesz zostać notariuszem, jeśli zostałeś skazany za jakiekolwiek przestępstwo, podczas gdy w innych nie możesz zostać skazany za przestępstwo. W jeszcze innych stanach nie możesz być skazany za żadne przestępstwo lub przestępstwo polegające na nieuczciwości, oszustwie lub oszustwie. Na przykład przestępstwo związane z pogarszającą się sytuacją polega na celowym wyrządzeniu komuś poważnej krzywdy, zaś przestępstwo polegające na podszywaniu się pod funkcjonariusza organów ścigania polega na umyślnym trzymaniu się innych jako policjanta. Bycie skazanym za podszywanie się pod funkcjonariusza policji (jeśli przestępstwo było przestępstwem, a nie wykroczeniem) dyskwalifikuje cię od zostania notariuszem, podczas gdy bycie skazanym za pogarszanie stanu baterii może nie być, ponieważ nie wiąże się to z fałszywymi lub nieuczciwymi roszczeniami.
Rejestracja wyborców. W niektórych stanach musisz być zarejestrowanym wyborcą w hrabstwie lub stanie, w którym chcesz uzyskać licencję notarialną.
Pobyt. Niektóre stany wymagają od ciebie życia w stanie, w którym chcesz zostać licencjonowanym notariuszem, podczas gdy inne pozwalają ci być rezydentem państwa graniczącego. Inni wymagają tylko, abyś pracował w państwie.
Brak wcześniejszych odwołań. Nie możesz być notariuszem, jeśli wcześniej byłeś notariuszem i cofnięto Ci licencję.

2. Edukacja i testy

W niewielkiej liczbie stanów - Kalifornia, Kolorado, Delaware, Floryda, Missouri, Montana, Nevada, Karolina Północna, Oregon i Pensylwania - musisz ukończyć kurs edukacji notarialnej prowadzony przez zatwierdzonego przez stan edukatora. Wymagania edukacyjne są różne, ale zazwyczaj obejmują trzy do sześciu godzin zajęć w klasie lub szkolenia online. Opłaty klasowe mogą kosztować od 25 do 100 USD lub więcej.

Nieco większa liczba stanów - Kalifornia, Kolorado, Connecticut, Hawaje, Luizjana, Maine, Montana, Nebraska, Nowy Jork, Karolina Północna i Utah - wymaga zdania egzaminu notarialnego. Wyoming oferuje opcjonalny egzamin, podczas gdy Ohio pozwala lokalnym sędziom ustalić, czy egzamin jest konieczny.

3. Kontrola w tle

Niektóre stany wymagają od wszystkich notariuszy poddania się kontroli odcisków palców i kontroli przeszłości kryminalnej, podczas gdy inne uznają kontrolę przeszłości za opcjonalną lub nie nakładają żadnej.

4. Wniosek i opłata

Musisz złożyć wniosek do odpowiedniej agencji rządowej - zazwyczaj do Sekretarza Stanu - w celu uzyskania licencji notarialnej. Może być również konieczne dołączenie do wniosku kopii wymaganych wyników egzaminu licencyjnego, dowodu pobytu, dowodu obywatelstwa lub legalnego statusu stałego pobytu oraz podpisu notarialnego. Zwykle musisz również uiścić opłatę za złożenie wniosku, która zazwyczaj wynosi od 25 do 50 USD. Jeśli pracujesz dla firmy takiej jak kancelaria prawna, Twój pracodawca może być skłonny pokryć tę opłatę.

5. Komisja notarialna

Po złożeniu wniosku otrzymasz prowizję od Sekretarza Stanu lub odpowiedniego biura, które nadzoruje notariuszy w twoim stanie. Ta prowizja szczegółowo określa datę wejścia w życie licencji notarialnej oraz okres ważności kadencji i może zawierać inne informacje, takie jak numer identyfikacyjny notariusza.

Prowizje notarialne są zazwyczaj skuteczne przez jedną czteroletnią kadencję, ale mogą trwać nawet 10 lat w zależności od stanu. Pod koniec tego okresu będziesz mieć możliwość przedłużenia prowizji; jeśli nie odnowisz się na czas, a Twoja prowizja wygasa, będziesz musiał uzyskać nową prowizję, jeśli chcesz pozostać notariuszem.

6. Pieczęcie i dzienniki

Oprócz prowizji będziesz potrzebować jednego lub dwóch innych podstawowych materiałów eksploatacyjnych do świadczenia usług notarialnych. Po pierwsze, zwykle potrzebujesz oficjalnej pieczęci, stempla, którego będziesz używać do oznaczania lub wytłaczania wszelkich dokumentów notarialnych. Plomby zawierają różne informacje, takie jak imię i nazwisko, stan, w którym otrzymujesz zlecenie, numer identyfikacyjny notariusza oraz data wygaśnięcia prowizji. W zależności od rodzaju dokumentu, który poświadczasz notarialnie i wymagań twojego stanu, twoja pieczęć może również zawierać szczegółowe informacje, takie jak data, kiedy dokument został poświadczony notarialnie oraz jakiego rodzaju dokumenty zostały użyte w celu potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej lub osób podpisujących.

Oprócz pieczęci może być konieczne posiadanie i prowadzenie dziennika lub notesu. Notarialne dzienniki są dozwolone we wszystkich stanach, ale wymagane tylko w niektórych. Ten dziennik zawiera listę wszystkich dokumentów poświadczonych notarialnie, datę i godzinę poświadczenia, datę dokumentu, rodzaj dokumentów używanych do weryfikacji osoby podpisującej, adres osoby podpisującej i ewentualnie dodatkowe szczegóły.

7. Obligacja notarialna

Obligacja notarialna jest rodzajem poręczenia lub ubezpieczenia mającego na celu ochronę członków społeczeństwa przed błędami popełnionymi przez notariusza. Większość stanów, ale nie wszystkie, wymaga od notariuszy posiadania poręczenia za określoną kwotę, na przykład 10 000 USD.

Aby uzyskać obligację, musisz zapłacić licencjonowanemu ubezpieczycielowi niewielką opłatę, zwykle od około 50 do 100 USD, ale prawdopodobnie więcej. Chociaż dostawcy obligacji różnią się w zależności od stanu, możesz uzyskać te obligacje od swojego agenta ubezpieczeniowego, banków lub firm oferujących obligacje. Sekretarz Stanu w twoim stanie może również dostarczyć informacji o tym, gdzie znaleźć licencjonowanych dostawców obligacji w Twojej okolicy.

Po zaciągnięciu zobowiązania każdy członek społeczeństwa, który straci pieniądze w wyniku błędów lub zaniedbania, może zostać zrekompensowany przez emitenta obligacji (spółkę ubezpieczeniową lub towarzystwo ubezpieczeniowe) kwotą do wartości obligacji. Jeśli tak się stanie, będziesz musiał spłacić spółce celnej pieniądze, które wypłacił.

8. Ubezpieczenia E&O

W odróżnieniu od obligacji poręczeniowych, które chronią społeczeństwo przed błędami lub zaniedbaniami notariusza, ubezpieczenie od błędów i zaniechań (E&O) jest rodzajem ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej, które chroni notariusza przed wszelkimi błędami, które mogłyby spowodować szkody lub problemy finansowe członków społeczeństwo.

Na przykład, jeśli popełnisz błąd podczas notarialnego zawarcia umowy, w wyniku czego osoba podpisująca straci umowę z kimś innym, możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności (tj. Pozwany) za pieniądze utracone przez osobę podpisującą. Ubezpieczenie E&O ma na celu ochronę przed takimi stratami. Bez tego Twoje osobiste aktywa mogą być zagrożone, jeśli popełnisz błąd, zostaniesz pozwany i przegrasz. Ubezpieczenia E&O nie są wymagane, aby zostać notariuszem, ale ogólnie uważa się je za rozsądny wybór dla każdego, kto wykonuje usługi notarialne.

Wiele firm ubezpieczeniowych - takich jak Geico, Nationwide i Progressive - oferuje różnorodne plany ubezpieczenia E&O i zapewnia bezpłatne wyceny. Możesz wyszukać te plany online lub zadzwonić do agentów ubezpieczeniowych w Twojej okolicy.

Znalezienie notariusza

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z notariusza, możesz nie wiedzieć, od czego zacząć szukać, kiedy potrzebujesz. Na szczęście notariusze są dość powszechni, a znalezienie jednego jest po prostu kwestią wiedzy, gdzie szukać.

W zależności od tego, gdzie są ci notariusze i jaki masz związek z nimi, możesz skorzystać z ich usług za darmo lub po obniżonej cenie.

Twój pracodawca. Firmy różnej wielkości regularnie potrzebują usług notarialnych i nawet w małej firmie jest co najmniej jeden pracownik notariusza. Zapytaj swojego pracodawcę, czy Twoja firma ma żadnych notariuszy lub oferuje usługi notarialne dla pracowników.
Szkoły. Studenci mają czasem dostęp do usług notarialnych. Wydziały akademickie, urzędy stanu cywilnego i biura pomocy prawnej często oferują studentom lub pracownikom usługi notarialne.
Banki. Większość banków i unii kredytowych prawdopodobnie ma co najmniej jednego, a zazwyczaj kilku notariuszy. Niektóre oferują usługi notarialne dla posiadaczy rachunków za darmo, podczas gdy inne pobierają niewielką opłatę.
Sądy. Wielu urzędników sądów stanowych, powiatowych i miejskich jest notariuszami. Podobnie bibliotekarze w bibliotekach sądów okręgowych mogą również świadczyć usługi notarialne.
Biura rządowe. Niektóre urzędy stanowe, powiatowe i miejskie oferują mieszkańcom usługi notarialne.
Biura Profesjonalne. Jeśli masz prawnika, jego kancelaria prawie na pewno ma notariusza lub wie, jak go szybko znaleźć. Podobnie agenci nieruchomości, planiści finansowi i agenci ubezpieczeniowi często mają licencję notarialną lub zatrudniają pracowników.
Dostawcy usług detalicznych. Niektóre sklepy detaliczne, takie jak UPS Store, apteki i supermarkety, udostępniają klientom usługi notarialne.
Niezależni notariusze mobilni. Wielu notariuszy oferuje usługi mobilne i może podróżować do Ciebie, aby ułatwić notarialność. Możesz znaleźć notariuszy mobilnych z wyszukiwaniem notariuszy w Internecie w Twojej okolicy.

Koszty notarialne

Notariusze mogą pobierać opłaty za swoje usługi, chociaż ceny mogą się znacznie różnić i często są ograniczone lub ustalone przez prawo stanowe. Wstępnie ustalone opłaty notarialne mogą wynosić od 1 do 15 USD za podpis. Tak więc, jeśli masz jeden dokument, który wymaga podpisu czterech osób i poświadcza jego notarialne podpisy, a notariusz pobiera 5 USD za podpis, będziesz musiał zapłacić 20 USD. W stanach, w których nie ma opłat ograniczonych ani wstępnie ustalonych, notariusze mogą ustalać własne opłaty.

Mobilni notariusze lub notariusze podróżujący do Twojej lokalizacji mogą również pobierać dodatkową opłatę za podróż. Niektóre stany mają ustalone opłaty za podróż, takie jak 0,30 USD za milę, podczas gdy inne nie. W stanach bez ustalonych opłat za podróż, notariusze mogą ustalać własne opłaty.

Ostatnie słowo

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, prawdopodobnie będziesz musiał skorzystać z usług notariusza w pewnym momencie swojego życia. Wiedza na temat tego, na czym polegają twoje obowiązki i co może zrobić notariusz, sprawi, że sprawy przebiegną tak płynnie, jak to możliwe.

Jeśli zastanawiasz się, czy zostać notariuszem, proces ten jest stosunkowo łatwy i jest to coś, co większość ludzi jest w stanie zrobić, a bycie notariuszem może nawet stać się źródłem dodatkowego dochodu lub podstawą do prowadzenia własnego biznesu.

Czy korzystałeś kiedyś z usług notariusza? Czy sam jesteś notariuszem??