6 przyczyn niewłaściwej komunikacji - jak efektywnie korzystać z prostego języka

Biorąc pod uwagę napięcia między mężczyznami i kobietami, młodymi i starymi, przyjaciółmi i członkami rodziny, wydaje się, że większość ludzi jest winna złej komunikacji. Ale możliwe jest rozwijanie skutecznych umiejętności komunikacyjnych poprzez naukę mówienia i pisania w prosty i jasny sposób, przy użyciu prostego języka, który jest zrozumiały dla większości ludzi.

Często występujące błędy komunikacyjne

„Jeśli masz czas, spróbuj kosić trawę tego popołudnia”, powiedział ojciec, gdy wyszedł przez drzwi i poszedł do swojego biura. Jego nastoletni syn, z opuszczoną głową, koncentrując się na śniadaniu, mruczy w odpowiedzi: „Uh-huh”. Ku przerażeniu ojca podwórko pozostało nietknięte, gdy wrócił do domu. Syn, skonfrontowany ze swoim wściekłym ojcem, usprawiedliwił swój brak działania wytłumaczeniem: „Powiedziałeś„ gdybym miał czas ”i cały dzień byłem w centrum handlowym”.

Ta scena jest powtarzana codziennie w tysiącach domów w całym kraju. Ojciec był winny, że nie powiedział, co naprawdę miał na myśli: jego intencją było poinstruować syna, aby tego popołudnia ścinał trawę, nawet jeśli oznaczało to, że musiał zmienić harmonogram lub przegapić inną czynność. W celu uniknięcia pozorowania kontroli ojciec dodał fałszywy warunek „jeśli masz czas”, oczekując, że jego syn zinterpretuje podstawowe znaczenie tego stwierdzenia. Jego syn naturalnie skupił się na warunkowym „jeśli masz czas”, a nie na kierunku „kosić trawnik”. W rezultacie obie strony poczuły się niesprawiedliwie traktowane przez drugą stronę.

Podobne nieporozumienia pojawiają się w pracy, w szkołach, na placu zabaw iw domu. Niezależnie od tego, czy mówisz, czy piszesz, pojawiają się nieporozumienia z powodu złego wyboru słowa i niezrozumienia, że ​​komunikacja obejmuje dwa równie krytyczne elementy: mówca i słuchacz lub pisarz i czytelnik. Jak powiedział trener NBA Hall of Fame z Boston Celtics Red Auerbach: „To nie to, co im mówisz… to, co słyszą”.

Test skutecznej komunikacji

Komunikacja jest skuteczna, gdy odbiorca myśli, zarówno słuchając, jak i czytając, rozumie znaczenie zamierzone przez mówcę lub pisarza. Dobra komunikacja jest prosta i bezpośrednia, czasem intensyfikowana przez emocje, ale nigdy myląca.

Na przykład, gdy poprosił syna, aby skosił trawnik, ojciec z poprzedniego scenariusza byłby bardziej skuteczny, gdyby poświęcił czas na upewnienie się, że jego syn słucha, i ostrożniej wybrał słowa:

„Mike”, powiedział ojciec zwracając się do syna, gdy wyszedł do pracy. Ojciec przerwał, czekając, aż nastolatek podniesie oczy z płatków, które przełykał. „W weekend wyjeżdżamy z miasta, więc dzisiaj musisz kosić trawnik. Masz z tym jakiś problem?

"Nie proszę pana. Chodziłem do centrum handlowego z Tedem i Jimem, ale mogę to zrobić, zanim wyjdę. ”

"Świetny. Doceniam to. Do zobaczenia wieczorem - powiedział ojciec, wychodząc za drzwi. Trawnik był koszony i obrzynany, a rodzina miała wieczór bez wydarzeń.

Mówca i słuchacz zgodzili się na przesłanie „koś trawnik dzisiaj”. Ojciec nie dodał fałszywego wyboru, a syn powtórzył swoje zrozumienie przesłania, potwierdzając przekaz.

Niezależnie od tego, czy policjant rozmawia z przestępcą, rodzic rozmawia z dzieckiem, kierownik do jego personelu, czy kaznodzieja z jego trzody, prosty język w połączeniu z innymi umiejętnościami komunikacyjnymi zwiększa zrozumienie i relacje między stronami.

Przyczyny niewłaściwej komunikacji

Według naukowców ludzie zaczęli mówić około 100 000 lat temu, a pisanie zaczęło się około 4000 lat p.n.e. Przed językiem pisanym ludzie używali obrazków (rysunków jaskiniowych), które ewoluowały do ​​symboli słownych. Ewolucja języka, którą niektórzy nazywają „ludzkim systemem komunikacji”, potwierdza fałszywe stare powiedzenie „obraz jest wart tysiąca słów”, ponieważ niemal niemożliwe jest przekazanie warunkowych, złożonych lub skomplikowanych pomysłów za pomocą prostego obrazu.

Podczas gdy niektórzy lingwiści sugerują, że dokładne wyliczenie liczby słów w języku angielskim jest niemożliwe, Global Language Monitor stwierdził, że 1 stycznia 9313 słów było 1 013,913 słów, a nowe słowo tworzone było co 98 minut. Ze względu na ogromną liczbę dostępnych słów do wyboru, niejasna komunikacja jest duża, nawet gdy dwoje ludzi ma podobne słowniki. Konkretne słowa znane każdej osobie, a także zrozumiałe znaczenie każdego słowa, mogą się znacznie różnić ze względu na różne środowiska, kultury i doświadczenia.

1. Źle wyrównane słowniki

„Zwykły język” odnosi się do preferencji dla słów, które są w słowniku każdego człowieka - co lingwiści nazywają „podstawowym słownictwem” - składającym się z około 200 do 300 słów. Są to głównie czasowniki, zaimki i wyrażenia, takie jak „jego” i „to”, które pomagają rozróżnić temat, do którego odnosi się mówca lub pisarz. Te słowa są używane często i w wielu kontekstach w celu wyrażenia znaczenia i intencji, zwykle bez nieporozumień.

Jako inicjator komunikacji mówca lub pisarz musi wybrać słowa, które są łatwo zrozumiałe dla słuchacza lub czytelnika. Na przykład 10-latek raczej nie zrozumie znaczenia „mnogości”, więc „dużo” lub „dużo” byłoby lepszym wyborem. Komunikator powinien zawsze brać pod uwagę swoją publiczność podczas komunikacji.

2. Niechlujne myślenie

Nieuporządkowane myślenie powoduje nieporządek w mówieniu, co zwykle ma miejsce, gdy ktoś zaczyna mówić przed zakończeniem procesu myślowego. W rezultacie słuchacze odbywają długie, zawiłe podróże pełne sprzeczności, obcych informacji i przedwczesnych wniosków.

Nieuporządkowane myślenie zwykle dzieje się w okresach stresu lub wysokich emocji. Pamiętajcie o spostrzeżeniu Platona: Mędrcy mówią, ponieważ mają coś do powiedzenia, podczas gdy głupcy mówią, ponieważ muszą coś powiedzieć. Innymi słowy, przemyśl zamiar wiadomości przed mówieniem, a kiedy mówisz, wybierz język, który jest precyzyjny, jasny i łatwy do zrozumienia.

3. Błędne definicje

Homofony to słowa, które brzmią podobnie lub prawie podobnie, ale mają różne definicje. Na przykład „dyskretny” oznacza ostrożny i ostrożny, a „dyskretny” oznacza wyraźny lub odrębny.

Inne przykłady obejmują:

• odrażający - nienormalny
• alternate - alternate
• zdemontować - zdemontować
• emigruj - emigruj
• flądra - założyciel
• horda - skarb

Twój wybór słów jest ważny, ponieważ niewłaściwe słowo może dezorientować słuchacza lub czytelnika. W razie wątpliwości zajrzyj do słownika lub po prostu nie używaj tego słowa.

4. Fałszywa uprzejmość

Chociaż uprzejmość jest pożądaną cechą we wszystkich społeczeństwach, często jest niezrozumiana i źle interpretowana. Uprzejmość jest kwestią kontekstu - to, co może być uznane za niegrzeczne lub bezmyślne w jednej sytuacji, może być właściwe w innej. Rodzic ostrzegający dziecko przed wyjściem z ulicy nie powinien cenić uczuć dziecka nad jego bezpieczeństwem; przełożony dyscyplinujący podwładnego za słabe wyniki nie powinien rozmywać ani mylić przekazu w nadziei, że zostanie odebrany jako „miły”. Uprzejmość oznacza bycie świadomym i rozważanie tego, jak czyny i słowa wpływają na innych, ale nie oznacza to bicia wokół buszu lub udawania emocji.

5. Słabe nawyki językowe

Z czasem rozwijają się nieświadome wzorce myślenia, mówienia i interakcji. Te nawyki wpływają na codzienne czynności i relacje z otoczeniem. Występują w mowie i piśmie i często prowadzą do nieporozumień.

Zachowaj ostrożność podczas korzystania z następujących opcji:

• Akronimy. Akronimy to skrócone wersje wyrażeń lub nazw organizacji, które powstają poprzez połączenie znaków alfabetycznych w celu utworzenia nowego słowa, takiego jak OSHA - skrót od Administracji Bezpieczeństwa i Zdrowia Pracy Rządu Federalnego. Akronimy oszczędzają czas i mogą poprawić przywoływanie podstawowego znaczenia. Niestety akronimy są tak wszechobecne w mowie i drukach, że ich znaczenie jest często źle interpretowane. Na przykład znaczenie akronimu „ACA” można poprawnie interpretować jako „Act Affordable Care Act”, „American Correctional Association”, „American Camp Association” lub „American Chiropractic Association”. Jeśli używasz akronimu, podaj jego znaczenie, aby Twoi odbiorcy nie byli zdezorientowani.
• Żargon i potoczne. Wiele grup społecznych, biznesowych lub zawodowych opracowuje specjalne słownictwo opisujące pojęcia i działania specyficzne dla ich grupy („żargon”). Przykłady obejmują „tralka” w architekturze, „arabeska” w balecie i „wszystko w” w pokerze. Kolokwializmy to frazy i słowa z określonych regionów geograficznych zwykle używane w rozmowach, ale nie formalne pisanie. Znaczenie „likieru garnkowego”, terminu używanego do opisania soków pozostawionych w garnku po ugotowaniu groszku lub zieleniny, będzie łatwo zrozumiałe na południu, ale w mniejszym stopniu powyżej linii Masona-Dixona. Żargon i potoczne mogą nadać kolor mowie i piśmie, a nawet poprawić zrozumienie, gdzie rozumie się ich znaczenie, ale prawdopodobieństwo nieporozumień pozostaje wysokie.
• Założenia, stereotypy i aluzje. Powszechnie wiadomo, że stosowanie założeń - przyjmowanie czegoś za pewnik lub bez dowodu - może sprawić, że będziesz wyglądać źle. Stereotypy (niedokładne uproszczone uogólnienia) i aluzje (pośrednie, często niepoprawne odniesienia) mogą mieć ten sam skutek: zamazanie zamierzonej wiadomości i dezorientacja słuchaczy lub czytelników. Z ich użycia niewiele można zyskać, a wiele do stracenia, więc unikaj ich, gdy tylko jest to możliwe.
• Modne powiedzonka. Słowa, które brzmią imponująco, ale nie mają specjalnego znaczenia, same w sobie należą do specjalnej klasy. Nie mają miejsca w inteligentnej mowie i piśmie. Używanie modnych słów jest tak rażące, że gry alkoholowe są oparte na ich użyciu w przemówieniach politycznych. Jednak politycy nie są jedynymi winnymi partiami - niektóre kultury korporacyjne są niesławne ze względu na ich użycie. Scott Adams, twórca The Dilbert Principle, sugeruje nawet, że pracownicy uczą się używać dużych, niejasnych słów w miarę postępów w zarządzaniu, woląc takie zdanie, jak: „Użyłem mojego wielozębnego narzędzia do przetwarzania zasobów skrobi” niż „I użyłem widelca do zjedzenia ziemniaka. ”

6. Wystąpienie rządu i język legalny

Dokumenty prawne i regulacyjne są szczególnie podatne na zamieszanie ze względu zarówno na użycie terminów technicznych, jak i kulturę, która często nagradza ilość słów ponad jakość i intencję. Według pisarza Slate'a Matthew Yglesiasa: „Trudne do zrozumienia zasady są najlepszym przyjacielem prawnika, a potrzeba firm do prawników stanowi ogromną [konkurencyjną] przewagę dla dużych lub uznanych podmiotów”.

Źle napisane dokumenty rządowe ostatecznie doprowadziły do ​​uchwalenia ustawy o pisaniu w prostym języku z 2010 r. I utworzenia publicznej witryny internetowej w prostym języku, PlainLanguage.gov, w celu „promowania używania prostego języka we wszelkiej komunikacji rządowej”. Jak można się spodziewać, potrzeba ulepszonej komunikacji pisemnej wykracza poza granice amerykańskie, a nawet język angielski. Istnieją organizacje na całym świecie, które dążą do poprawy zrozumienia dokumentów rządowych za pomocą prostego języka: Plain Language Association International w Kanadzie, COSLA we Francji i CHIARO! we Włoszech.

Ostatnie słowo

Prosty język w połączeniu z innymi dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi pomaga zwiększyć dokładność komunikacji istotnych informacji. Włączając iteracyjną „pętlę sprzężenia zwrotnego” do ważnej lub krytycznej komunikacji, możesz znacznie poprawić zrozumienie i zachowanie słowa mówionego i pisanego. Po prostu poproś słuchacza lub czytelnika, aby powtórzył swoje zrozumienie komunikacji własnymi słowami, aby upewnić się, że otrzymano i zapamiętano prawidłowe informacje. W razie wątpliwości przypomnij sobie słowa laureata Oscara, scenarzysty Charliego Kaufmana: „Ciągłe mówienie niekoniecznie komunikuje się”.

Jak upewnić się, że skutecznie się komunikujesz?