20 sposobów zarządzania i zwiększania przepływów pieniężnych dla małych firm

Przyspieszenie przepływu - jak najszybsze przekształcenie sprzedaży w gotówkę - oraz zwiększenie różnicy między wpływami i wypływami w celu zbudowania poduszki gotówkowej są niezbędne do długoterminowego, trwałego rozwoju każdej firmy, dużej lub małej.

Strategie dodawania sald gotówkowych i szybkich przepływów gotówkowych

Skorzystaj z tych strategii, aby zwiększyć saldo gotówki i zwiększyć tempo napływu gotówki. Śledź swoje postępy za pomocą arkusza kalkulacyjnego przepływu środków pieniężnych, takiego jak ten poręczny szablon od Bench.

1. Zdeponuj salda gotówkowe na rachunkach odsetkowych
Rachunki bieżące z oprocentowaniem są dziś dostępne w większości banków, choć z minimalnym saldem. Ponieważ oprocentowanie tych kont jest często niższe niż oprocentowanie kont oszczędnościowych, certyfikatów depozytowych (CD) lub kont rynku pieniężnego, przechowuj większość swoich środków na tych lepiej płatnych kontach. Następnie przenieś niezbędne środki z lepiej płatnych rachunków, aby spełnić wymóg minimalnego salda na oprocentowanym rachunku bieżącym plus sumę spodziewanych płatności w tym tygodniu lub miesiącu.

Oczywiście ważne jest utrzymywanie płynności gotówki, więc albo unikaj długoterminowych płyt CD, inwestuj w płyty CD bez kar, albo inwestuj tylko część środków, do których dostęp nie będzie potrzebny, dopóki płyta CD nie dojrzeje. Poproś również swoich klientów o dokonywanie płatności bezpośrednich na najlepiej zarabiające konto w celu otrzymania należności, aby odsetki zaczęły się natychmiast.

2. Sprzedaj lub wycofaj nadmiar i przestarzały sprzęt lub zapasy
Nieużywany, przestarzały i niedziałający sprzęt zajmuje miejsce i wiąże kapitał, który można by wykorzystać bardziej produktywnie. Sprzęt, który był własnością przez dłuższy okres, zwykle ma wartość księgową równą wartości odzysku lub mniejszej, więc sprzedaż może przynieść zysk podlegający opodatkowaniu. Zysk ten należy zgłosić w zgłoszeniach podatkowych. Jeśli jednak musisz sprzedawać poniżej wartości księgowej, poniesiesz stratę podatkową, która może zostać wykorzystana na wyrównanie innych zysków firmy.

Nadmiar zapasów może szybko stać się przestarzały i bezwartościowy, gdy zmieniają się wymagania klientów i wprowadzane są nowe materiały. Rozważ sprzedaż zapasów, które prawdopodobnie nie zostaną wykorzystane w ciągu najbliższych 12 miesięcy, chyba że koszty ich utrzymania są minimalne, a wpływy ze sprzedaży byłyby znikome.

3. Wymagaj wpłat na duże lub niestandardowe zamówienia
Podczas pracy z unikalnym lub niestandardowym zamówieniem wymagaj depozytu zabezpieczającego w wysokości co najmniej 50% ceny całkowitej. Produkty jedyne w swoim rodzaju mają ograniczoną wartość sprzedaży, zwykle tylko osobie lub firmie składającej zamówienie. Bez depozytu istnieje ryzyko przyjęcia zmniejszonej płatności w momencie dostawy.

Posiadanie depozytu zmniejsza prawdopodobieństwo straty finansowej w najgorszych okolicznościach. Upewnij się, że klienci rozumieją twoje zasady i dołącz je do języka umowy, aby uniknąć przyszłych trudności.

I odwrotnie, unikaj konieczności płacenia depozytów swoim dostawcom za zamówienia. Poproś ich o przeanalizowanie Twojej historii kredytowej i dobrych relacji między obiema firmami zamiast żądania gotówki, którą można by lepiej wykorzystać w innym miejscu.

4. Dokonuj płatności na podstawie długich umów na swoją korzyść
Niektórzy klienci, ze względu na swoją wielkość lub zasady, odmówią zawarcia umów wymagających początkowych depozytów. Zamiast tracić biznes, negocjuj warunki płatności i testy porównawcze, które przekraczają lub równolegle z Twoimi kosztami.

Na przykład typowa umowa o budowę może pozwolić na 15% płatności po zakończeniu inżynierii, dodatkowe 25%, gdy materiał zostanie dostarczony na plac budowy, i 50% kwoty kontraktu przy określonych wskaźnikach postępu. Pozostałe 10% ceny umownej jest zwykle w posiadaniu kupującego do ostatecznej kontroli i odbioru.

5. Rozpoznaj „Pełzanie zakresu” i w razie potrzeby użyj poleceń zmiany
Jeśli Twój produkt jest sprzedawany z dołączonymi dowolnymi warunkami lub usługa, którą zamierzasz świadczyć, jest określona w umowie zawartej między Tobą a kupującym, musisz być świadomy dokładnych wymagań, których się od ciebie oczekuje. Każda zmiana tych wymagań może umożliwić Ci ubieganie się o dodatkową płatność za wykonaną pracę pomocniczą. Brak dochodzenia odpowiedniej rekompensaty szkodzi Twojej firmie na dwa sposoby: Nie otrzymujesz dodatkowych wpływów, a koszty rosną.

6. Oferuj rabaty do szybkiej płatności
Opracuj program zniżek, aby zachęcić do szybkich płatności, zbierając należne ci pieniądze tak szybko, jak to możliwe. Normalne warunki płatności przewidują 30-dniowy okres na przekazanie po otrzymaniu faktury, z 2% rabatem, jeśli płatność nastąpi w ciągu pierwszych 10 dni. Możesz zaoferować więcej, mniej lub żadną zniżkę na zapłatę, w zależności od potrzeb i wcześniejszych nawyków płatniczych klientów.

Pamiętaj jednak, że twoja zdolność do ustanowienia polityki windykacji będzie zależeć od twojej względnej siły w porównaniu do siły twojego klienta. Konto główne może otrzymać oferowaną zniżkę i nadal spłacać za późno.

5. Karać spóźnionych płatników karami odsetkowymi
Karą dla spóźnionych płatników jest „kij” w podejściu do kolekcji „marchewka i kij”, przy czym „marchewka” stanowi rabat za wcześniejszą płatność. Chociaż pobieranie odsetek może nie być możliwe we wszystkich przypadkach, obecność polisy podkreśli znaczenie płatności na czas dla klientów.

6. Umowa z agencją windykacyjną dla starych należności
Realizacja starych należności wymaga poświęcenia i czasu i może szybko osiągnąć poziom malejących zwrotów dla pracowników. Niewiele małych firm ma zasoby, szkolenia lub doświadczenie, aby skutecznie realizować zaległe konta. Ponadto klienci, którzy przekraczają 60 dni na zapłatę bez uzasadnionego powodu, rzadko gwarantują kontynuację relacji i zwykle wymagają zdecydowanych środków w celu pobrania płatności.

Zewnętrzne agencje windykacyjne biegle posługują się takimi kontami i generalnie są skłonne kontynuować zbiórkę na własny koszt w zamian za określony procent zebranych wpływów. W niektórych przypadkach agencje po prostu kupią zaległe długi od firmy ze zniżką i przyjmą na siebie wszelkie późniejsze ryzyko związane z windykacją. Podczas gdy koszty związane z pobraniem przez podmiot zewnętrzny w porównaniu z saldem pierwotnego rachunku są wygórowane, alternatywą może być brak płatności.

7. Wykorzystaj sprzedaż subskrypcji
Jeśli Twój produkt jest regularnie konsumowany i kupowany kilka razy w roku, uruchom program subskrypcji, w którym klienci opłacają z góry za produkt i dostawę. Gazety, czasopisma, telewizja kablowa, architektura krajobrazu i utrzymanie basenu to przykłady produktów i usług, które nadają się do modelu subskrypcji. Oprócz otrzymywania gotówki z góry w celu pokrycia przyszłych kosztów, masz również zalety zabezpieczenia przyszłej sprzedaży i łatwiejszego planowania zasobów.

8. Ustanowić program sprzedaży Layaway
Programy zwolnień były bardzo popularne przed powszechnym użyciem osobistych kart kredytowych pod koniec lat 50. XX wieku. Program zwolnień umożliwia klientom wybranie określonego produktu, który jest następnie rezerwowany do przyszłego zakupu i dostawy po zakończeniu płatności. Sprzedawca korzysta z gotówki przed ponoszeniem kosztów produktu. Wymagane jest specjalne podejście księgowe do otrzymanych środków pieniężnych, więc upewnij się, że księgowy zna program.

9. Zainicjuj linię kredytową do otrzymania należności
Pomimo dołożenia wszelkich starań, nawet najlepiej zarządzane firmy odczuwają opóźnienie między kosztem wytworzenia produktu - odpływ środków pieniężnych - a otrzymaniem płatności po sprzedaży - napływem środków pieniężnych. To opóźnienie jest reprezentowane przez saldo należności jako aktywa obrotowe w księgach firmy.

Większość banków jest skłonna pożyczyć do 80% salda należności, tym samym zapewniając pożyczkobiorcy gotówkę w momencie pożyczki, zamiast czekać na odzyskanie rachunku. Kwota pożyczki zmienia się w górę iw dół w miarę zbierania starych kont i dodawania nowych kont do pożyczki. Chociaż pożyczka jest zabezpieczona wierzytelnościami, spółka - i ewentualnie właściciele spółki - pozostają gwarantami długu.

10. Ustanowienie linii kredytowej zapasów
Zapasy surowców, produktów w toku produkcji oraz produktów gotowych oczekujących na sprzedaż są uważane za aktywa obrotowe i wymagają znacznych nakładów pieniężnych w celu ich nabycia i utrzymania. Pożyczkodawcy, uznając wartość i prawdopodobieństwo, że zinwentaryzowane materiały zostaną zamienione na sprzedaż w najbliższej i pośredniej przyszłości, zaakceptują zapasy jako zabezpieczenia i zmienne odsetki salda zapasów w oparciu o ich skład - w większości przypadków do 50% jego wartości.

Podobnie jak pożyczka z tytułu należności, saldo będzie się zmieniać w górę i w dół wraz ze zmianami poziomu zapasów, a kredytobiorcy pozostaną gwarantami. Pożyczki magazynowe są kłopotliwe dla kredytobiorców, ponieważ inwentaryzacja fizyczna musi być regularnie przeprowadzana i wyceniana według bieżących cen rynkowych, zwykle miesięcznych, a następnie uzgadniana z wartością księgową spółki i banku.

11. Wprowadź porozumienie faktoringowe
Faktoring zazwyczaj obejmuje zewnętrzną, niebankową spółkę finansową lub „czynnik”, który wypłaca wynegocjowany procent, od 75% do 80%, poszczególnych kont w saldzie należności. Ponieważ konta są pobierane przez firmę, zaliczka jest spłacana plus opłata faktorowa. W niektórych przypadkach czynnik może zakupić konta ze zniżką i przejąć odpowiedzialność za ryzyko związane z windykacją.

To, czy firma lub jej właściciele pozostaną gwarantami rachunków, jest kwestią negocjacji między firmą a czynnikiem. Umowa faktoringowa jest zazwyczaj droższa (ale mniej restrykcyjna) niż pożyczki z tytułu należności w regulowanych bankach, dlatego też należy stosować tę umowę dopiero po odrzuceniu standardowej umowy o kredyt z tytułu należności.

Strategie zmniejszania i opóźniania wypływów gotówki

12. Umieść listę płac w cyklu dwumiesięcznym
Dwumiesięczny program płacowy wymaga 24 cykli płacowych rocznie, w przeciwieństwie do 26 cykli płacowych w przypadku dwutygodniowego programu płacowego, zmniejszając w ten sposób koszty administracyjne związane z gromadzeniem, weryfikacją i zestawianiem informacji o liście płac.

Dodatkowe oszczędności są dostępne dzięki wykorzystaniu bezpośredniego depozytu na rachunki bankowe pracowników, zamiast pisania i dostarczania wypłat. Przelewaj środki na listy płac bezpośrednio przed okresem listy płac z regularnego, sprawdzającego odsetki konta firmy.

13. Naprawa, a nie wymiana, wyposażenie kapitałowe
Prawidłowo utrzymane pojazdy silnikowe z łatwością zapewniają 100 000 mil użytkowania lub więcej. Nowoczesne maszyny są również trwałe i zapewniają lata usług. Na przykład ciągniki John Deere, spycharki Caterpillar i sprzęt drogowy z lat 50. i 60. XX wieku są nadal używane w całym kraju. Maszyny biurowe zwykle stają się przestarzałe, zanim się zużyją.

Aby zminimalizować lub wyeliminować kosztowne naprawy i wymiany:

• Ustal regularny program konserwacji sprzętu.
• W razie potrzeby używaj części regenerowanych i zamiennych od zewnętrznych dostawców i producentów, a nie oryginalnych części.
• Umowa z lokalnym zakładem naprawczym w celu wykonania skomplikowanych napraw lub konserwacji wykraczających poza możliwości własne. Wyłączność handlowa po obniżonej cenie.

14. Odrzuć apelację „nowej” technologii
Nowe produkty, zwłaszcza gadżety elektroniczne, są stale wprowadzane z najnowocześniejszymi funkcjami. Ale zanim ulegniesz emocjom reklamowym, potwierdź, że nowe funkcje zapewnią znaczącą poprawę wydajności w sposobie korzystania z produktu w firmie. W większości przypadków przekonasz się, że korzyści nie są warte dodatkowych kosztów. Używaj istniejącego sprzętu, dopóki nie będzie można go naprawić przy uzasadnionym koszcie lub dopóki wymagania zadania nie zmienią się i nie będą wymagać ulepszonego sprzętu.

15. Kup używany sprzęt, nie nowy
Zużyty sprzęt w dobrym stanie może generalnie wykonać niezbędną pracę, a także nowy kawałek maszyny. Jeśli potrzebujesz sprzętu, przeszukaj lokalne reklamy i aukcje w Twojej okolicy, szczególnie szukając firm, których aktywa zostały wykluczone i są sprzedawane przez pożyczkodawcę. Możesz być w stanie kupić wysokiej jakości używany sprzęt, aby zaoszczędzić nawet do 80% ceny nowego sprzętu, bez porównywalnego pogorszenia możliwości.

16. Renegocjuj stałe długi w celu obniżenia płatności
W ostatnich latach stopy procentowe spadły. W wyniku recesji rząd federalny zainicjował również szereg programów mających na celu stymulowanie udzielania pożyczek bankowych małym firmom, a także gwarancji ze strony amerykańskiej administracji małych przedsiębiorstw ułatwiającej pożyczki.

Przejrzyj swoje istniejące linie kredytowe, aby ustalić, czy możesz kwalifikować się do niższej stopy procentowej lub dłuższego okresu. Jeśli to możliwe, rozważ dodanie linii kredytowej (LOC), która może być wykorzystana w nagłych przypadkach. Zawsze należy przeczytać i zrozumieć warunki dołączone do LOC, w tym jego koszty, czas trwania i wszelkie warunki, aby móc z niego korzystać.

17. Opóźnij aktualizacje produktu
Aktualizacje technologiczne - oprogramowanie i sprzęt - występują kilka razy w roku. Często zmiana między wersjami jest minimalna lub dodaje funkcje, których nie będziesz używać. Zachowaj ostrożność przy zakupie lub aktualizacji komputerów stacjonarnych, telefonów komórkowych itp. Zastanów się nad oprogramowaniem typu open source, które jest ogólnie bezpłatne lub dostępne za niewielką datek. Jeśli oprogramowanie zapewnia większe bezpieczeństwo twoich danych, udaremniając hakerów, którzy zniszczyliby twoją działalność biznesową z emocji, powinieneś poważnie pomyśleć, zanim zdecydujesz się nie aktualizować. Bezpieczeństwo zawsze jest najważniejsze.

18. Odroczenie płatności na rzecz dostawców
Opóźnij płatność na rzecz dostawców do ostatniego możliwego terminu zgodnego z warunkami sprzedaży. Jeśli nie ma kary za opóźnione płatności, ustaw cykl płatności na 45 do 60 dni od otrzymania faktury. Chociaż spowolnienie odpływu gotówki jest ważne, równie ważne jest utrzymanie dobrej zdolności kredytowej i serdecznych relacji z krytycznymi dostawcami.

Pamiętaj, że spowolnienie płatności może skutkować kontaktem ze sprzedawcą, którego to dotyczy. W takich przypadkach bądź czujny, że wszystkie przyszłe płatności są zgodne z obietnicą. Jeśli jesteś zmuszony opóźnić płatności, skontaktuj się ze sprzedawcą tak szybko, jak to możliwe, z wyjaśnieniem i planem spłaty zadłużenia.

19. Produkty barterowe na towary i usługi
Zwróć się do dostawców, którzy są również klientami, o „wymianie handlowej”, w ramach której każda firma otrzymuje całość lub część swoich płatności w postaci gotowych produktów. Ponieważ wartość wymiany jest zwykle ustalana na podstawie ceny detalicznej każdej firmy, umowa barterowa skutecznie zapewnia „rabat” w wysokości równej marży zysku netto na produkcie i pozwala zachować środki pieniężne, które w przeciwnym razie zostałyby wykorzystane.

Z punktu widzenia podatku dochodowego produkty otrzymane od dostawców muszą być zgłaszane jako dochód brutto w roku otrzymania, podczas gdy dostarczone towary lub usługi są kosztem „kosztu towarów”.

20. Użyj gotówki, a nie kredytu, aby uzyskać większe rabaty
Chociaż strategia ta może wydawać się sprzeczna z potrzebą oszczędzania gotówki, ilustruje ona potrzebę zachowania elastyczności przez cały czas w każdym otoczeniu rynkowym. W trudnych czasach celem Twoich dostawców może być zgromadzenie jak największej rezerwy gotówkowej, stawiając na pierwszym miejscu gotówkę nad zyskami. W takich przypadkach mogą zaoferować bardzo głębokie obniżki cen w zamian za gotówkę. Jeśli większy rabat uzasadnia użycie gotówki, weź ją.

Podobnie, jeśli płacisz gotówką za małe zakupy, wynegocjuj dodatkową zniżkę od sprzedawców, ponieważ oszczędzasz im opłatę za przetwarzanie karty kredytowej. Jeśli nie chcą udzielać rabatu, użyj kart kredytowych do zapłaty, ale opłać opłaty na rzecz firmy wydającej karty kredytowe, zanim odsetki zostaną obciążone konto. Jeśli użyjesz jednej z najlepszych kart kredytowych dla małych firm, otrzymasz dodatkowe nagrody - mile lub punkty dla linii lotniczych, hoteli i posiłków - które pozwolą zaoszczędzić gotówkę w innym miejscu.

Ostatnie słowo

Pochodzenie wyrażenia „gotówka jest królem” jest nieznane, ale jego ważność w świecie biznesu nigdy nie była kwestionowana. Apple, firma, która stworzyła takie kultowe produkty, jak iPhone i iPad, podobno ma 100 miliardów dolarów w gotówce, aby skorzystać z nieoczekiwanych okazji lub pokryć wydatki, gdy sprzedaż jest mniejsza niż oczekiwano.

Elastyczność finansowa jest ważna dla każdej firmy, szczególnie gdy przyszłe otoczenie gospodarcze jest niejasne. Zastosowanie powyższych zalecanych strategii przepływu środków pieniężnych może zwiększyć saldo bankowe, zwiększyć liczbę opcji strategicznych dostępnych dla Ciebie jako firmy i zmniejszyć prawdopodobieństwo, że będziesz zmuszony podjąć niesmaczne lub niepokojące działania.

Jakie inne wskazówki możesz zasugerować, aby zwiększyć przepływ gotówki w firmie?