10 prostych sposobów na poprawę umiejętności pisania w biznesie

Zastanów się teraz, ile czasu zmarnowałeś na rozszyfrowanie źle napisanego e-maila lub raportu. Czytanie jest nie tylko frustrujące i denerwujące, ale złe pisanie może również prowadzić do poważnych nieporozumień, utraty szans, a nawet wypadków w miejscu pracy.

Chodzi o to, że dobre umiejętności pisania są cenne na wiele sposobów. A poświęcenie czasu na ulepszenie może przynieść znaczące dywidendy w całej karierze. Przyjrzyjmy się kilku technikom, które możesz wykorzystać do poprawy umiejętności pisania w biznesie.

Wartość solidnych umiejętności pisania

Dobre pisanie jest niezbędne dla siły roboczej z wielu powodów.

Po pierwsze, bycie dobrym pisarzem pomaga wyróżnić się z tłumu i zwiększa szanse na awans lub podwyżkę. Pomoże to przekonać szefa do działania nad projektami i pomysłami, które Cię pasjonują. Dobre pisanie sprawia, że ​​wydajesz się bardziej inteligentny, wiarygodny i profesjonalny. Pomaga uniknąć nieporozumień i błędnej interpretacji, budować zaufanie i relacje ze współpracownikami oraz pozyskiwać klientów.

Dobre pisanie jest szczególnie ważne ze względu na coraz częstsze korzystanie z mediów społecznościowych. Wszyscy widzieliśmy, jak profesjonaliści na Twitterze, LinkedIn lub Facebooku źle wpisują słowa lub używają słowa niepoprawnie. Jest to nie tylko zawstydzające, gdy ci się przytrafia, ale może również wpłynąć na twoją reputację i wiarygodność w przyszłości.

Twoje pisanie jest jednym z podstawowych mediów, w których będziesz oceniany przez całe życie. Wiadomości e-mail, SMS-y i raporty wysyłane codziennie są fizyczną reprezentacją i zapisem ty. Z czasem te reprezentacje budują twoją reputację i wpływają na relacje, których potrzebujesz, aby rozwijać się w swojej karierze.

Twoje pisanie przekazuje twoje myśli i ważne jest, aby były one przekazywane w jak najbardziej przejrzysty, najbardziej wymowny sposób.

Kurt Vonnegut powiedział: „Dlaczego warto zbadać swój styl pisania z myślą o jego ulepszeniu? Rób to jako znak szacunku dla czytelników, niezależnie od tego, co piszesz. ”

Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, który musi napisać świetny komunikat prasowy, menedżerem piszącym codziennie e-maile do zapracowanego zespołu, czy też kimś, kto szuka nowej pracy, która musi napisać zwycięski list motywacyjny, niezbędne są dobre umiejętności komunikacyjne. Słowa mają znaczenie w życiu, a na pewno skorzystasz z tego, jak skutecznie je wykorzystywać.

Jak poprawić swoje umiejętności pisania

Świetne pisanie wymaga czasu i praktyki. Jak powiedział słynny biznesmen David Ogilvy: „Dobre pisanie nie jest naturalnym darem. Musisz nauczyć się dobrze pisać. ”

Istnieje kilka sposobów szybkiego ulepszenia własnego pisania.

1. Pomyśl, zanim zaczniesz pisać

Zanim zaczniesz coś pisać, przestań myśleć o tym, co chcesz i musisz powiedzieć. Zadaj sobie pytanie: „Co ta osoba musi wiedzieć lub rozumieć po przeczytaniu tego e-maila?”

Możesz także użyć „5 W + H”, z którego korzystają wszyscy dziennikarze podczas tworzenia swojej pracy:

• Kto: Kim jest moja publiczność?
• Co: Co muszą wiedzieć?
• Gdy: Kiedy to ma zastosowanie, kiedy to się stało lub kiedy muszą to wiedzieć?
• Gdzie: Gdzie to się dzieje?
• Dlaczego: Dlaczego potrzebują tych informacji?
• W jaki sposób: Jak powinni korzystać z tych informacji?

Musisz także zadać sobie pytanie: „Czy naprawdę muszę wysłać ten e-mail?”

Specjaliści z każdego sektora są codziennie zalewani e-mailami, z których wiele jest niepotrzebnych. Oszczędzaj czas siebie i czytelnika, upewniając się, że każdy wysłany e-mail jest naprawdę niezbędny i odpowiedni.

2. Krótko mówiąc

Po określeniu, co musisz powiedzieć, szybko przejdź do sedna. Ludzie są zawsze naciskani na czas i docenią twoją zwięzłość.

Potrzebujesz więcej przekonujących? Zatrzymaj się i pomyśl o tym, jak sfrustrowany jesteś po przeczytaniu wiadomości e-mail, która jest trzy razy dłuższa niż powinna, a główne punkty są ukryte na dole. To strata czasu i energii, prawda?

Nie zmuszaj swoich odbiorców do przejścia przez to - mów krótko.

Pomaga myśleć w jaki sposób ludzie czytają. Powieściopisarz Elmore Leonard oferuje zwięzłą, ale świetną radę, gdy mówi: „Spróbuj pominąć tę część, którą czytelnicy zwykle pomijają”. Zasadniczo oznacza to długie akapity, które mają więcej wspólnego z tym ty chcę powiedzieć niż to, co czytelnik musi usłyszeć. Zawsze miej na uwadze czytelnika.

Jeśli okaże się, że nie możesz napisać wiadomości e-mail o długości mniejszej niż pół strony, wiadomość e-mail nie jest najlepszym sposobem na przekazanie tych informacji. Zamiast tego zadzwoń do tej osoby i porozmawiaj z nią bezpośrednio.

3. Unikaj pretensjonalnych słów

Na piśmie Twoim celem jest, aby był jasny i bezpośredni. Jeśli Twój czytelnik musi użyć Google do rozszyfrowania tego, co próbujesz powiedzieć, poczuje się wyobcowany i zirytowany.

Mark Twain powiedział kiedyś: „Nie używaj słowa za pięć dolarów, gdy wystarczy słowo za pięćdziesiąt centów”. Unikaj pokusy, aby używać kwiecistych, pretensjonalnych słów, aby brzmiały mądrzej. Trzymaj się pięćdziesięciu centów słów.

W tym samym duchu, jeśli to możliwe, unikaj żargonu. Żargon często sprawia, że ​​brzmisz pretensjonalnie, i może jeszcze bardziej zrazić czytelnika. Zamiast tego pisz tak, jak mówisz. Zachowaj to naturalnie i bezpośrednio.

4. Użyj aktywnego głosu

Zdania aktywne są bezpośrednie, odważne i ciekawsze niż zdania pasywne. Zdania pasywne są słabe i niewygodne; są jak bezwładny uścisk dłoni. Twoje pisanie poprawi się radykalnie, jeśli będziesz starał się używać aktywnych zdań, gdy tylko jest to możliwe.

Na przykład spójrz na dwa zdania poniżej:

1. Kot podrapał kobietę.
2. Kobieta została podrapana przez kota.

Pierwsze zdanie jest zapisane aktywnym głosem. To jasne i bezpośrednie. Drugie zdanie jest pasywne.

W zdaniu aktywnym temat wykonuje działanie czasownika. W zdaniu pasywnym podmiot pozwala na działanie do im. Oto kolejny prosty przykład:

1. Golfista uderzył piłkę.
2. Piłka została uderzona przez golfistę.

W pierwszym zdaniu podmiot (golfista) wykonuje akcję (uderza piłkę). W drugim zdaniu podmiot (golfista) pojawia się po czasowniku; odbiera akcję.

Aby dostrzec pasywny głos, szukaj form czasownika „być”, takich jak „wola” lub „był” przed czasownikiem. Na przykład „Spotkanie odbędzie się o 20:00” jest pasywne. Zamiast tego powiedz: „Spotkanie odbywa się o 20:00”.

5. Zawsze bądź profesjonalistą

Czasami kusi żart lub dołączenie do wiadomości e-mail z plotkami biurowymi. Te dodatki nie wpływają jednak na twoją wiadomość i mogą negatywnie wpłynąć na twoją reputację. Łatwo je również źle zrozumieć.

Tak, musisz być autentyczny i pozwolić, aby twój głos zabłysnął w twoim piśmie. Ale musisz także zachować profesjonalizm; jest to działanie równoważące. Dobrym sposobem na sprawdzenie poprawności swoich treści jest zapytanie: „Czy czułbym się z tym dobrze, gdyby było jutro rano na pierwszej stronie gazety?” Jeśli to powoduje, że się kulisz, dokonaj edycji.

6. Wyjaśnij swoje wezwanie do działania

Twoja komunikacja biznesowa jest wysyłana w określonym celu; rzadko piszesz e-mail, który ma charakter wyłącznie informacyjny. Możliwe, że musisz coś zrobić z czytelnikiem: oddzwonić, dać więcej informacji, potwierdzić ich obecność na spotkaniu i tak dalej.

Nie pozostawiaj czytelnikowi wyboru, co chcesz zrobić z tymi informacjami. Przeliteruj to i bądź konkretny. Na przykład:

• Odeślij wszelkie zmiany do godz. 17.00 we wtorek.
• Zadzwoń do tego klienta do piątku, aby rozwiązać problem.

Wyjaśnij, czego chcesz, a zapewne zauważysz, że uzyskasz lepsze wyniki od swoich czytelników.

Pro Wskazówka: Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz natychmiastowego działania, porozmawiaj osobiście z odbiorcą. Wstań z biurka i idź do ich biura lub zadzwoń do nich przez telefon. Pisanie jest ważnym medium, ale nic nie przebije osobistej rozmowy, gdy trzeba coś zrobić.

7. Odpowiednio wykorzystaj swój temat wiadomości e-mail

Temat Twojego e-maila jest potężnym narzędziem; pomyśl o tym jak o nagłówku twojego e-maila. Zadaniem nagłówka jest upewnienie się, że ciało zostanie odczytane. Aby to zrobić, nagłówki muszą być krótkie, bezpośrednie, mocne i szczegółowe.

Na przykład spójrz na dwa wiersze tematu e-maila poniżej:

1. Poniedziałkowe spotkanie
2. W poniedziałek, 14 października, godz. 14.00 Spotkanie raportów kwartalnych

Pierwszy temat jest niejasny i pozostawia wiele pytań bez odpowiedzi. Które poniedziałkowe spotkanie? O czym jest spotkanie? Czy muszę w ogóle wiedzieć o tym spotkaniu??

Drugi wiersz tematu jest znacznie bardziej konkretny, a zatem istnieje większe prawdopodobieństwo szybkiego otwarcia i przeczytania. Informuje o tym, o którym spotkaniu autor mówi, kiedy to jest, i czego możesz potrzebować, biorąc udział w tym konkretnym spotkaniu.

Nigdy nie pozostawiaj pustego wiersza tematu wiadomości e-mail. Filtry wiadomości e-mail często klasyfikują puste wiersze tematu jako spam, więc wypełnij je, aby uniknąć pominięcia wiadomości e-mail.

Pro Wskazówka: Jeśli musisz tylko zadać proste pytanie, skorzystaj z techniki End of Message (EOM). Po prostu napisz swoje pytanie w temacie wiadomości e-mail i dodaj „EOM” na końcu. Oszczędza to czas czytelnika, ponieważ może on szybko odpowiedzieć bez konieczności czytania więcej zbędnego tekstu.

Na przykład w temacie może być powiedziane: „Czy weźmiesz udział w poniedziałkowym spotkaniu o godzinie 14.00? EOM. ”

Przed użyciem tej techniki upewnij się, że Twoi odbiorcy znają znaczenie EOM. Następnie idealnie odpowiedzą w temacie zwrotnego e-maila w stylu: „Tak, będę tam. EOM. ”

8. Trzymaj się jednego tematu w wiadomościach e-mail

Jeśli to możliwe, utrzymuj e-maile skoncentrowane na jednym konkretnym punkcie lub pomyśle. Jeśli chcesz poruszyć inny temat, napisz osobny e-mail. Skupienie się na jednym temacie w wiadomości e-mail daje czytelnikowi czas na przetworzenie tego, co mówisz i udzielenie bezpośredniej odpowiedzi. Pomaga im również efektywniej organizować wiadomości e-mail i szybciej znajdować zarchiwizowane wiadomości e-mail.

Na przykład poniżej znajduje się przykład wiadomości e-mail, która obejmuje zbyt wiele tematów:

Wiersz tematu wiadomości e-mail: Poniedziałkowe spotkanie 

Ciało: hej Stefan, 

Dziękujemy za całą pracę nad raportami kwartalnymi w zeszłym tygodniu. Dobra robota! Myślę, że musimy skrócić wstęp, ale poza tym jest świetny.

Pisałem, żeby zobaczyć, czy weźmiesz udział w poniedziałkowym spotkaniu. Jeśli tak, czy mógłbyś przynieść kopię swojego wstępnego raportu kwartalnego? Chciałbym to pokazać Susan.

Czy kiedykolwiek kontaktowałeś się z Al Thompsonem w Syracuse? Miał kilka skarg na swoją ostatnią przesyłkę i musimy się upewnić, że zostały one rozwiązane. Daj mi znać, jak to się potoczy.

Dzięki,

Jim

Zatrzymaj się i zastanów się, jak wiele rzeczy Steve został poproszony w tym e-mailu.

Najpierw musi dowiedzieć się, czy Jim chce, żeby zredagował wprowadzenie, czy też Jim zrobi to sam; to nie jest jasne. Następnie musi potwierdzić, że będzie na poniedziałkowym spotkaniu, a także pamiętać, aby przynieść projekt raportu. Na koniec musi zająć się skargami klientów i powiedzieć Jimowi, co się stało.

Wiadomość zawiera kilka ważnych przypomnień, a Steve może chcieć ją zapisać. Ale nagłówek mówi po prostu: „Monday's Meeting”. Jeśli chce zachować to jako przypomnienie, aby rozwiązać te skargi klientów, nagłówek nie ma nic wspólnego z rzeczywistym tematem. Będzie musiał pamiętać, że przypomnienie dotyczące skarg klientów znajduje się w e-mailu zatytułowanym „Monday's Meeting”.

Wyświadcz swoim czytelnikom przysługę i ułatw im to, jak to tylko możliwe. Prostota z jednym tematem na e-mail.

9. Nigdy nie używaj poczty elektronicznej do dostarczania złych wiadomości

Nigdy nie używaj wiadomości e-mail do dostarczania złych wiadomości. Jeśli chcesz zwolnić kogoś z zespołu lub przekazać opinię, która zabrzmi mniej niż różowo, zrób to osobiście. Łatwo jest dojść do nieporozumień za pośrednictwem wiadomości e-mail, która jest wzmocniona, gdy używasz wiadomości e-mail do dostarczania złych wiadomości. Osobiście możesz komunikować się ze współczuciem i empatią, a także używać języka ciała i głosu, aby dalej wyrażać swoją szczerość i intencje. Tego nie można zrobić za pośrednictwem poczty e-mail.

10. Korekta, Korekta, Korekta

Błędy gramatyczne i ortograficzne są krępujące i podważają twoją wiarygodność. Jasne, możesz polegać na narzędziach sprawdzania pisowni, ale nie wychwytują wszystkiego, zwłaszcza słów używanych poza kontekstem.

Kiedy skończysz pisać, natychmiast go sprawdź. I jeśli to możliwe, odłóż go i przeczytaj ponownie kilka godzin (lub kilka dni) później. Odsunięcie się od pisania pomoże ci dostrzec błędy, które mogłeś przegapić podczas pierwszego czytania.

Pro Wskazówka: Podczas korekty przeczytaj uważnie każde zdanie. Skorzystaj z porady George'a Orwella, który stwierdza: „Skrupulatny pisarz w każdym zdaniu, które pisze, zadaje sobie co najmniej cztery pytania, a zatem: Co próbuję powiedzieć? Jakie słowa to wyrażą? Jaki obraz lub idiom sprawi, że będzie wyraźniejszy? Czy to zdjęcie jest wystarczająco świeże, aby miało efekt? I prawdopodobnie zadaje sobie jeszcze dwa pytania: czy mógłbym to krótko powiedzieć? Czy powiedziałem coś, co jest brzydko unikalne? ”

Jeśli wiadomość e-mail lub raport są szczególnie ważne, przekaż je zaufanemu znajomemu lub współpracownikowi do przeczytania, zanim wyślesz je do docelowych odbiorców. Świeża para oczu może wykryć dodatkowe błędy, które przegapiłeś.

Pro Wskazówka: Jeśli uznasz, że potrzebujesz dodatkowej pomocy w pisaniu tekstów biznesowych, skorzystaj z usługi takiej jak Gramatyka, która skanuje tekst i identyfikuje zarówno proste, jak i złożone błędy gramatyczne (w tym poprawnie napisane słowa użyte w niewłaściwym kontekście). Otrzymasz również wyjaśnienia dotyczące każdego błędu, abyś mógł poprawić swoje pisanie w przyszłości.

Ostatnie słowo

Każdy może nauczyć się być lepszym pisarzem, a najlepszym sposobem na ulepszenie własnego pisania jest ćwiczyć. Im więcej piszesz, tym lepiej. Możesz również rozważyć skorzystanie z bezpłatnego kursu pisania biznesowego online za pośrednictwem Coursera. Klasa została stworzona przez University of Colorado-Boulder i jest bezpłatna, jeśli przeprowadzisz audyt.

Jakie błędy popełniacie najczęściej w swoim biznesie? Jak myślisz, co robisz dobrze??