Jak stworzyć domowy system archiwizacji do przechowywania dokumentacji

Ale wypełnienie rocznych podatków nie jest jedynym powodem, aby mieć dobry system składania wniosków. Ważne jest, aby zachować rachunki, aby pokazać, ile zapłaciłeś za nieruchomości i inwestycje, a także aby udowodnić, kiedy dokonano zakupów. Uzyskiwanie pożyczki jest prawie niemożliwe bez ujawnienia zapisów dotyczących dochodów i wydatków.

Śledzenie dokumentacji jest koniecznością i może powodować problemy dla osób nieprzygotowanych i niezorganizowanych. Jednak stworzenie domowego systemu segregowania, który ma sens, może być dość proste.

Konfigurowanie systemu archiwizacji

Jeśli nie dokonałeś jeszcze konwersji do elektronicznego systemu przechowywania dokumentów, nadal możesz łatwo zarządzać systemem, aby śledzić wszystkie swoje rekordy.

1. Kup niezbędne materiały eksploatacyjne

Odwiedź swój ulubiony sklep z artykułami biurowymi i dokonaj następujących zakupów:

• Plik kieszonkowy wielkości jednej litery, który powiększa się do trzech i pół cala (około 3 USD)
• Kilka folderów plików (mniej niż 1 $ każdy)
• Etykiety folderów z plikami (około 3 USD za paczkę 250 etykiet)

2. Utwórz etykiety

Oznacz rozwijany folder na rok. Następnie utwórz etykietę dla każdego folderu plików w następujący sposób:

• Wydatki osobiste, takie jak odzież, książki, artykuły spożywcze i rozrywka
• Medycyna / stomatologia
• Rachunki za media
• Duże zakupy i ulepszenia domu
• wyciągi bankowe
• Inwestycje
• Wyciągi z kart kredytowych i paragony
• Odcinki wypłaty
• Rejestry podatkowe

3. Uporządkuj swoje dokumenty i pliki

Po oznaczeniu folderów zacznij organizować system archiwizacji. W miarę upływu roku możesz dodawać kolejne foldery, aby przechowywać potwierdzenia nowych kategorii, które musisz śledzić, takich jak wydatki na edukację, zwierzęta domowe lub podróże.

Umieść foldery plików w rozwijanym folderze i bezpiecznie przechowuj swój system przechowywania w szufladzie lub szafce na dokumenty. Za każdym razem, gdy dokonasz zakupu lub zapłacisz rachunek, przyzwyczajaj się natychmiast umieszczać pokwitowanie w odpowiednim folderze.

Aby zachować kontrolę nad płatnościami, utwórz folder z etykietą „Rachunki do zapłaty”. Przechowuj ten folder w dobrze widocznym miejscu, aby otrzymywać przypomnienia o regularnym przeglądaniu go w celu uregulowania zaległych rachunków. Po zapłaceniu każdego rachunku umieść rekord w odpowiednim folderze w swoim systemie archiwizacji.

Powinieneś także utworzyć folder z etykietą „Wymaga uwagi”. Na przykład, jeśli chcesz zapytać o podejrzane obciążenie karty kredytowej lub jeśli chcesz skontaktować się ze sprzedawcą, który nie udzielił Ci kredytu za zapłacenie ostatniego rachunku, powinieneś prowadzić rejestr lub przypomnienie w ten folder.

Codzienna metoda archiwizacji

Wdrażając ten system, możesz skrócić czas przeszukiwania rozrzuconych papierów, organizując pliki w uporządkowane, odpowiednio oznaczone pliki. Stwórz codzienną rutynę, aby Twoje pliki były spójne i odpowiednio utrzymywane:

1. Zbierz pocztę i przejdź przez nią przy biurku lub stole w kuchni.
2. Otwórz każdą pocztę i odłóż na bok śmieci i koperty do recyklingu.
3. Umieść rachunki w folderze „Bills to Pay”.
4. Umieść pokwitowania w odpowiednim folderze. Na przykład streszczenia usług medycznych należy umieścić w folderze „Medical / Dental”.
5. Wszystko, co wymaga natychmiastowej uwagi, powinno znaleźć się w folderze „Needs Attention”, abyś mógł szybko się tym zająć.

Co przechowywać i na jak długo

W większości przypadków powinieneś przechowywać dokumentację przez co najmniej trzy lata, ponieważ IRS zazwyczaj przeszukuje Twoją historię przez trzy lata podczas kontroli podatkowej. Jednak IRS może zdecydować się na przeszukanie dodatkowych trzech lat w Twojej historii, dlatego zaleca się zapisywanie rekordów przez sześć lat.

Oto kilka zapisów, które powinieneś przechowywać przez sześć lat:

• Potwierdzenia wszelkich odliczeń wymienionych w zeznaniu podatkowym
• Zestawienia maklerskie dla transakcji zgłoszonych w zeznaniu podatkowym
• Zapisy dotyczące sprzedaży domu lub innej nieruchomości zgłoszone w zeznaniu podatkowym
• Zapisy dochodów i wydatków zgłoszone dla Twojej małej firmy na zeznaniu podatkowym

Każdy kawałek papieru, który obsługuje informacje zgłoszone w zeznaniu podatkowym, powinien zostać zapisany na sześć lat od daty złożenia.

Istnieje jednak kilka zapisów, które będziesz chciał zachować na zawsze:

• Zwrot podatku
• Kontrakty
• Akty własności i oświadczenia końcowe
• Rejestry twoich składek na twoje plany emerytalne
• Polisy ubezpieczenia na życie
• Dokumenty dotyczące planowania majątku, takie jak pełnomocnictwo lub umowy powiernicze

Dokumenty do odrzucenia

Po wypełnieniu zeznania podatkowego za dany rok istnieje kilka formalności, które można odrzucić. O ile nie dotyczy to Twojego zeznania podatkowego, powinieneś być w stanie pozbyć się następujących elementów:

• Kupony bankowe i pokwitowania z bankomatów
• Odcinki wypłaty
• Rachunki za kabel sieciowy

Ostatnie słowo

Nie ma czasu, aby teraźniejszość zaczęła porządkować dokumenty. Im wcześniej skonfigurujesz zorganizowany system archiwizacji, tym szybciej będziesz mógł czerpać korzyści z uporządkowanego domu lub biura. O wiele łatwiej jest również uzyskać dostęp do dokumentacji lub nagrywać w dowolnym momencie.

Czy korzystasz z domowego archiwum? Jakie strategie działały dla Ciebie dobrze?

(kredyt na zdjęcie: Bigstock)