Wskazówki dotyczące budżetowania w systemie 5S

Co to ma wspólnego z budżetowaniem? Metodologia 5S nie musi ograniczać się do produkcji ani miejsca pracy. Możesz go wykorzystać jako proces do organizowania, czyszczenia, dostrajania i utrzymywania własnego budżetu. Postępuj zgodnie z tymi pięcioma krokami, aby dokonać budżetu przy użyciu metodologii 5S:

1. Sortuj (Seiri)

W pierwszym kroku 5S musisz uporządkować wszystko, co jest niepotrzebne, i zachować tylko to, co niezbędne. Przejrzyj swoje wydatki. Czy są rzeczy, na które wydajesz pieniądze, których tak naprawdę nie potrzebujesz? Czy masz członkostwo w siłowni, z którego nie korzystasz, lub telefon domowy, który nigdy nie dzwoni? Zastanów się, na co marnujesz swoje pieniądze i pozostaw je poza budżetem.

2. Ustaw w porządku (Seiton)

Motto tego S to „Miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu”. Na tym etapie producenci układają przedmioty i określają, gdzie wszystko powinno pójść, aby w razie potrzeby był łatwo dostępny. Budżet musi być również ustalony w odpowiedniej kolejności. Jak udokumentujesz swoje wydatki? Microsoft Excel, Mint.com, Quicken? Dowiedz się, w jaki sposób chcesz kategoryzować swoje wydatki oraz nałożyć cele i ograniczenia na te kategorie. Na przykład, być może ustaliłeś cel wydawania 300 USD miesięcznie na artykuły spożywcze, ale obecnie wydajesz 400 USD. Dokumentuj to w swoim oprogramowaniu do budżetowania. W przeciwnym razie nigdy się tego nie trzymasz.

3. Połysk (Seiso)

W zakładzie produkcyjnym pracownicy muszą posprzątać po zakończeniu zmiany. Każdego dnia wszystko musi wracać do miejsca, w którym ma być przydzielone do trzeciego S, lśnić. Podobnie jak w przypadku producentów, będziesz musiał codziennie „zabłysnąć” swoim budżetem. Codziennie rejestruj swoje wydatki, aby nie stracić zaległości. Bądź na bieżąco ze sposobem, w jaki realizujesz swój budżet każdego dnia. Czy pozostajesz dość blisko swoich celów, czy też musisz dostosować swoje wydatki? Korzystaj z okazji każdego dnia, aby dostroić swój budżet.

4. Standaryzuj (Seiketsu)

Musisz mieć plan na pierwsze 3S i musisz się go trzymać. Określ, kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie danych do budżetu. Potrzebujesz również planu dotyczącego tego, co robisz, gdy trzeba wprowadzić zmiany w kategoriach wydatków. W moim domu wszystkie nasze rachunki umieszczamy po prawej stronie monitora komputerowego. Pod koniec dnia mój mąż bierze udział we wszystkich naszych wydatkach. Moim obowiązkiem jest wpłacenie całego naszego dochodu. To znormalizowany system działa dobrze dla nas i dobrze jest wiedzieć, kto to robi, aby niczego nie przeoczyć. Warto też mieć ustalony czas na sprawdzenie budżetu. Mój mąż i ja dokonujemy przeglądu budżetu z poprzedniego miesiąca w pierwszą niedzielę wieczorem każdego miesiąca.

5. Sustain (Shitsuke)

Sustain jest prawdopodobnie najtrudniejszym ze wszystkich 5S. Na tym etapie musisz ćwiczyć samodyscyplinę. Innymi słowy, musisz utrzymać pierwszy z 4S. Nie wróć na swoje stare sposoby. Głównym powodem, dla którego budujesz budżet, jest to, że możesz poznać swoje granice i wyznaczyć sobie granice. Nie ma sensu, jeśli nie praktykujesz samodyscypliny. Twój budżet będzie sukcesem.

Końcowe przemyślenia

Budżetowanie może być wyzwaniem, ale jeśli zajmujesz się nim w sposób zorganizowany, metodyczny, istnieje większe prawdopodobieństwo, że osiągniesz swoje cele. Metodologia 5S okazała się sukcesem dla wielu firm poprzez zmniejszenie ilości odpadów i zwiększenie wydajności. Jeśli to zadziałało, mam nadzieję, że może przyczynić się do zmniejszenia marnotrawstwa w budżecie i zwiększenia oszczędności!

(Źródło zdjęcia: thegrid.ch)