13 sposobów na obniżenie kosztów podsłuchu administracyjnego w Twojej firmie

Ustalenie, jak zmniejszyć lub wyeliminować określone koszty administracyjne, ma zasadnicze znaczenie dla rentowności i długoterminowego sukcesu firmy. Zmniejszenie tych wydatków zmniejszy przychody niezbędne do osiągnięcia rentowności lub osiągnięcia zysku, zapewni większą elastyczność w długoterminowej strategii cenowej i poprawi przepływy pieniężne.

Jak obniżyć koszty administracyjne

1. Nie kupuj - wynajem
Decyzja o posiadaniu lub wynajmie nieruchomości zależy zazwyczaj od skali prowadzonej działalności. Własność lub dzierżawa długoterminowa zwiększają koszty stałe i narażenie finansowe. Podczas gdy umowy najmu z miesiąca na miesiąc kosztują nieco więcej w krótkim okresie, możliwość rozwiązania umowy i przeniesienia się do bardziej odpowiedniej przestrzeni oszczędza pieniądze i odpowiedzialność w dłuższej perspektywie. Na wahającym się rynku mądrzejszą decyzją może być ograniczenie ekspozycji finansowej, oszczędzanie gotówki na ten czas, kiedy będziesz bardziej komfortowo korzystać z możliwości rynkowych i inwestycji, która spełni twoje kryteria.

2. Ogranicz koszty podróży i rozrywki
Relacje z klientami są zawsze ważne i nigdy nie powinny być zagrożone. Jednak wartość osobistych spotkań nie jest funkcją wystawnych prezentów i drogich kolacji w luksusowych restauracjach. Ustanowić politykę rozrywkową, która pasuje do gospodarki; Twoi klienci i potencjalni klienci zrozumieją, ponieważ ich firma prawdopodobnie wdraża podobne zasady.

3. Telepraca
Technologia skutecznie zmniejsza odległość, więc nie trzeba wymagać, aby pracownicy administracyjni lub specjaliści byli fizycznie zlokalizowani razem. Pracownicy pracujący w domu lub w tymczasowych obiektach z miesiąca na miesiąc zmniejszają lub eliminują wysokie koszty powierzchni biurowej, a także zapotrzebowanie na usługi wsparcia. W wielu przypadkach pracownicy mający możliwość telepracy będą otrzymywać niższe wynagrodzenie ze względu na swobodę i brak kosztów dojazdu.

4. Podnajmij biuro i podwórko
Jeśli masz nadmiar miejsca, które nie będzie używane przez rok lub dłużej, sprawdź subleasing. Jako wynajmujący będziesz nadal kontrolować lokal i czynności wykonywane w przestrzeni, a także będziesz miał dodatkowy dochód, aby zrównoważyć koszty własnych obiektów.

Przed wyrażeniem zgody na podnajęcie należy mieć pewność, że przestrzeń nie będzie potrzebna w okresie obowiązywania umowy. W umowie należy uwzględnić język przedterminowego rozwiązania umowy, jeśli okaże się to konieczne. Twoja zdolność do ponownego zajęcia powierzchni zapewnia maksymalną elastyczność i może być odzwierciedlona w umowie poprzez obniżenie czynszu najemcy w okresie obowiązywania umowy lub zapłacenie kary, jeśli rozwiązanie jest konieczne.

5. Dług refinansowy
Stopy procentowe są obecnie niezwykle niskie. Jeśli masz jakiekolwiek długoterminowe zadłużenie na sprzęcie, maszynie lub nieruchomości, nadszedł czas na refinansowanie w celu jak największej redukcji płatności w najbliższym czasie. W trudnych chwilach króluje gotówka, więc na wszelki wypadek chcesz mieć jak najwięcej pod ręką.

6. Wyeliminuj subskrypcje i członkostwo
Z biegiem czasu wiele firm dodaje subskrypcje i członkostwa ze względu na swoją branżę i niewielkie koszty związane z pojedynczym powiązaniem. Wydatki te mogą jednak szybko narastać i pozostać niezauważone, ponieważ często pojawiają się w różnych harmonogramach i raportach wydatków.

Przejrzyj wszystkie swoje powiązania społeczne, braterskie i biznesowe, aby upewnić się, że są niezbędne i regularnie przyczyniać się do rentownego funkcjonowania Twojej firmy. Wyeliminuj te, które tego nie robią.

7. Obniż koszty podróży
Tam, gdzie to możliwe, eliminuj podróże, zastępując je połączeniami telefonicznymi, e-mailami i spotkaniami wideo. Jeśli musisz lecieć, zaplanuj z wyprzedzeniem, aby uniknąć wysokich kosztów „nagłej” podróży. Zwiększ kontrolę swoich rachunków wydatków, aby wysłać pracownikom jasny komunikat, że koszty są ważne.

Podczas podróży zatrzymuj się w hotelach biznesowych, a nie luksusowych, ponieważ często są one o połowę niższe niż koszt czterogwiazdkowego obiektu. I wszyscy, którzy podróżują, powinni być członkami grupy podobieństwa sponsorowanej przez ten hotel, aby uzyskać zniżki i bezpłatne noce.

Ponadto skoncentruj wypożyczenie samochodu na jednym dostawcy, z którym wynegocjowałeś stawkę okazyjną - określ modele standardowe, z wyjątkiem zatwierdzonych przypadków. W przypadku pobytu w większym mieście rozważ skorzystanie z taksówek zamiast wynajmu samochodu. Przerwij prywatne usługi przewozu limuzyną, chyba że są one porównywalne do stawek taksówek.

8. Wyeliminuj papier
Zarządzanie papierem jest czasochłonne i kosztowne. Sortowanie, archiwizowanie i wyszukiwanie plików wymaga czasu i przestrzeni sekretarskiej / biurowej. Kup skaner i zdigitalizuj wszystkie ważne dokumenty i przechowuj je w dobrze zorganizowanych plikach elektronicznych, aby zaoszczędzić miejsce i koszty administracyjne. Książki i rejestry Twojej firmy mają kluczowe znaczenie dla kontynuacji działalności, dlatego ważne jest, aby przechowywać i zabezpieczyć kopie plików elektronicznych w swoim obiekcie i w zdalnej lokalizacji.

Nie trzeba dodawać, że kopie zapasowe plików należy wykonywać codziennie, zwłaszcza wszelkie dane dotyczące identyfikacji klientów, dokumentacji finansowej lub danych kontaktowych.

9. Koszty marketingu akcji
Znajdź produkty lub usługi, które uzupełniają Twój produkt. Następnie skontaktuj się z firmą, która dostarcza produkty i wynegocjuj wzajemne ustalenia marketingowe. Na przykład wykonawca basenu może zgodzić się na wspólny marketing z dostawcą mebli ogrodowych lub wiele restauracji etnicznych może promować „Międzynarodowe Doświadczenie Żywnościowe” obejmujące każdą restaurację w inną noc. Ta strategia rozszerza Twój wysiłek marketingowy bez ponoszenia kosztów, które normalnie byłyby związane z dodawaniem nowych sprzedawców lub reklamą.

10. Konserwacja sprzętu we własnym zakresie
Jeśli naprawa i konserwacja stanowią znaczny koszt w twojej działalności, rozważ zatrudnienie mechanika lub specjalisty i weź naprawę do domu. Będziesz miał lepszy, regularnie konserwowany sprzęt, który może pozwolić Ci uniknąć kosztownych wymian na później.

11. Korzystaj z mil lotniczych w podróżach, hotelach i samochodach
Jeśli ty lub twoi pracownicy latacie regularnie, skieruj swoją ofertę na jedną linię lotniczą, korzystając z dobrego programu nagród podróżnych do użytku firmowego. Zarejestruj się także w jednej z najlepszych kart kredytowych dla małych firm, a gdy zbierzesz punkty lub mile, wykorzystaj nagrody dla firmy.

12. Monitoruj narzędzia i materiały eksploatacyjne
Materiały eksploatacyjne są niewidocznym zasobem, który często jest pomijany. Ponieważ żaden przedmiot sam w sobie nie jest drogi, pracownicy często go gubią, zostawiają lub zabierają do domu na własny użytek.

Zainicjuj zasady dotyczące materiałów eksploatacyjnych - przechowuj materiały biurowe w bezpiecznym miejscu, dostępnym tylko dla wyznaczonego pracownika. Jeśli masz zakład, w którym używane są narzędzia ręczne lub inne cenne materiały eksploatacyjne, zainicjuj podobne zasady. Przypisuj narzędzia osobom, pod warunkiem że są one osobiście odpowiedzialne za koszt narzędzia, jeśli zostanie ono zgubione lub zagubione.

13. Wykorzystaj Internet
Wszyscy zaangażowani w zakup materiałów lub materiałów eksploatacyjnych powinni mieć dostęp do Internetu i umieć wyszukiwać dane w celu znalezienia określonych pozycji. Ustal maksymalny koszt za sztukę zgodnie z polityką, która wymaga, aby każdy, kto kupuje produkty o wartości przekraczającej tę wartość, korzystał z Internetu w celu identyfikacji potencjalnych dostawców i najniższego kosztu.

Ostatnie słowo

Redukcja kosztów administracyjnych wymaga współpracy i uczestnictwa pracowników. Zachęcaj ich do uczestnictwa i pomysłów na początku ćwiczenia i informuj ich o wynikach.

Konsultanci biznesowi ogólnie zgadzają się, że większość firm może obniżyć koszty administracyjne do 10% bez wpływu na ich wydajność. Wdrażając strategie obniżania kosztów biznesowych, monitoruj ich efekty, aby upewnić się, że nie wpłyną negatywnie na relacje z klientami, ani że koszty nie wzrosną w obszarach nieadministracyjnych w wyniku cięć. Gdy zmiany w operacjach administracyjnych zostaną zakończone, przenieś fazę „cięcia kosztów” ćwiczenia w fazę „kontroli kosztów”, aby zapewnić, że ulepszenia zostaną uwzględnione w codziennej działalności firmy.

Jakie inne sposoby możesz zaproponować, aby zmniejszyć koszty administracyjne?