7 korzyści z czatu na żywo z obsługą klienta online - oszczędność czasu, pieniędzy i obciążeń

Istnieje tylko tyle sposobów skontaktowania się z firmą, a każda z nich ma poważne wady. Podczas próby połączenia telefonicznego ryzykujesz spędzanie cennego czasu na poruszaniu się po drzewach telefonicznych i czekaniu na zawieszenie, tylko po to, aby spróbować wyjaśnić problem osobie, która może nie rozumieć twojego problemu, może nie znać drobniejszych punktów po angielsku lub po prostu może nie być w stanie pomóc. Podczas próby wysłania wiadomości e-mail może być konieczne poczekanie dni na otrzymanie listu, który nawet nie rozwiązuje problemu. Korzystanie z faksu lub wysyłanie listu tylko zwiększa szanse na niezadowalającą lub nieterminową odpowiedź.

Najnowszą innowacją w obsłudze klienta jest sesja czatu online. W przeciwieństwie do poprzednich „postępów” w technologii obsługi klienta, takich jak drzewa telefoniczne, systemy rozpoznawania głosu i międzynarodowe centra telefoniczne, sesje czatu online mają ogromny potencjał, aby naprawdę poprawić jakość otrzymywanych usług. Rozważ te siedem sposobów wykorzystania czatów na swoją korzyść.

1. Zdobądź to w piśmie
Ile razy przedstawiciel obsługi klienta składał ci ofertę telefoniczną, która nigdy się nie pojawiła? W przeszłości wszystko, co chciałbyś mieć, to twoje słowo przeciwko ich. Jasne, rozmowa „mogła zostać nagrana w celu zapewnienia jakości”, ale jeszcze nie spotkałem firmy, która odtworzy ją, aby potwierdzić twoje roszczenie.

Gdy komunikujesz się za pośrednictwem czatu online, możesz łatwo skopiować, wkleić i zapisać sesję do późniejszego wykorzystania. Większość firm nawet automatycznie przesyła Ci transkrypcję e-mailem. Niedawno otrzymałem kredyt w wysokości 100 USD po przedstawieniu transkrypcji czatu, w której przedstawiciel obiecał mi rabat w wysokości 100 USD. Chociaż później firma próbowała twierdzić, że mój zakup nie był kwalifikowalny, miałem na piśmie słowo swojego przedstawiciela, że ​​otrzymam rabat, więc nie mieli innego wyboru, jak zaoferować mi kredyt.

2. Poproś o odszkodowanie, spokojnie i pewnie
Zawsze staram się uzyskać jak najkorzystniejsze wyniki obsługi klienta, starając się jednocześnie być uprzejmy i profesjonalny. Jeśli mam problemy jako klient, mogę sobie tylko wyobrazić, jak źle musi być dla pracowników tej firmy. Kiedy czatuję online, o wiele łatwiej jest wyrazić swoje niezadowolenie bez denerwowania się. Nie odczuwam pokusy, aby podnieść głos lub nadmiernie emocjonalnie komunikować się przez SMS. Stwierdziłem też, że jestem mniej zawstydzony, jeśli chodzi o prośbę o odszkodowanie od pracownika obsługi klienta. Wszystko, co muszę zrobić, to napisać: „Nie jestem zadowolony i chciałbym trochę odszkodowania”. Ilekroć to robiłem, wyniki przekraczały moje oczekiwania.

3. Komunikuj się wyraźnie
Jeśli spróbujesz skontaktować się z dużą firmą, szybko poznasz globalny charakter naszej gospodarki. Nie mam nic przeciwko nikomu, w tym czy innym kraju, który nie mówi po angielsku z tym samym akcentem, co ja. Ale dokładny komunikacja, zwłaszcza jeśli chodzi o rozwiązywanie sporów, może być niemożliwa przez telefon, gdy rozmawia się z kimś z zupełnie innym akcentem lub bez dobrej etykiety telefonicznej. Podczas sesji czatu online akcenty i jakość głosu nigdy nie stanowią problemu. Mogę również wycinać i wklejać długie numery zamówień, numery śledzenia i kody potwierdzające, nie martwiąc się, że przedstawiciel obsługi klienta i ja nie słyszymy się poprawnie, jeśli chodzi o litery i cyfry. Oszczędzamy czas, nie powtarzając się i nie poprawiając się nawzajem.

4. Mów za kogoś innego
Istnieje wiele powodów, dla których możesz potrzebować pomocy innej osobie w problemach z obsługą klienta, ale możesz nie chcieć twierdzić, że jesteś nią przez telefon lub osobiście. Na przykład moja żona i ja często składamy sobie nawzajem zapytania dotyczące obsługi klienta. Jeszcze częściej pomagamy naszym rodzicom w problemach z komputerem i technologią, ponieważ lepiej rozumiemy język i problemy. Nie oszukujemy systemu, ale nie mogę udawać mojej żony przez telefon. Uczestnicząc w czacie online, możesz łatwo reprezentować członka rodziny bez poczucia, że ​​kłamiesz.

5. Oszczędzaj czas
Sesje czatu z obsługą klienta oszczędzają czas na wiele sposobów. Gdy inicjujesz sesję czatu, rzadko kiedy jesteś zawieszony na tak długo, jak to możliwe podczas wykonywania połączenia telefonicznego. Chociaż czas trwania rozmowy może być dłuższy niż w przypadku typowego połączenia telefonicznego, czas spędzony na interakcji z firmą to tylko ułamek czasu spędzonego na telefonie. Próbując rozwiązać problem online, mogę rozmawiać przez telefon, wykonywać inne zadania, a nawet prowadzić jednoczesne rozmowy z innymi firmami. Czuję się znacznie bardziej produktywny w oczekiwaniu na odpowiedzi na czacie niż w oczekiwaniu na telefon.

6. Zmniejsz liczbę powtórzeń
Jak często zdarza ci się ponownie wpisywać numer konta, numer ubezpieczenia społecznego lub charakter swojej sytuacji innym przedstawicielom telefonów? Czy system nie powinien pokazywać twojego numeru, gdy już go ma, i czy podstawowy problem nie jest już zapisany? Ponieważ sesje czatu są prostymi, współdzielonymi tekstowymi wersjami konwersacji, inni przedstawiciele mogą łatwo zobaczyć plik i zapoznać się z Twoją historią przed dołączeniem do rozmowy. Kiedy poprosisz o rozmowę z przełożonym, nie musisz ponownie mieszać całego doświadczenia. Od wszystko jest zapisany, musisz także uważnie obserwować swój język i zachować spokojną postawę, a zobaczysz zalety lepszej, szybszej obsługi.

7. Zachowaj prywatność
Większość ludzi, których znam, nie ma luksusu pracy w biurze z drzwiami. Obecnie nawet wysoko wynagradzani pracownicy pracują w kabinach otoczonych dziesiątkami współpracowników. Jestem osobą prywatną i nie czuję się komfortowo w transmisji wszystkich szczegółów mojego życia osobistego i finansów z każdym, kto jest w zasięgu słuchu. I unikam ogłaszania i powtarzania numerów moich rachunków, aby wszyscy mogli je usłyszeć. Jest niebezpieczny i nie jest zbyt uprzejmy. Podczas czatu online moje naciśnięcia klawiszy to cały hałas, który robię i wszyscy mogą go usłyszeć.

Ostatnie słowo

Jako klient wymagam tego, co najlepsze, i chętnie rozwiążę problemy, kiedy je będę miał. Poszukuję także pomocy technicznej od producentów, gdy którekolwiek z moich urządzeń nie działa prawidłowo. Aby uzyskać najlepsze wyniki, spędzam dużo czasu na pracy z przedstawicielami obsługi klienta i technikami serwisowymi. Dopóki nie będę w stanie zapłacić komuś, kto zajmie się wszystkimi moimi sprawami, muszę być mądry w kwestii czasu i energii, które spędzam na szukaniu pomocy. Czat okazał się moją najbardziej wydajną opcją i zapewnia mi najlepsze wyniki przy jednoczesnym oszczędzaniu czasu, pieniędzy i prywatności.

A ty? Czy wolisz rozmawiać z obsługą klienta, czy też miałeś okropne doświadczenia, które Cię zniechęciły??